无纸化办公模式下医院档案管理研究

惠洪海

摘 要：近年来，伴随时代和科技的快速发展，无纸化办公模式已经成为一种新的办公趋势。本文主要以医院档案管理为主题展开分析，在分析无纸化办公模式下医院档案信息化管理重要意义的基础上，探讨了无纸化办公模式下医院档案管理建设路径，旨在推动医院档案管理水平的提高。

关键词：无纸化办公模式;医院档案;管理

医院档案记载了医院历史变迁，对医院管理而言具有十分重要的现实意义，加强医院档案管理，对于医院发展而言更是意义重大。近些年来，伴随科技的快速发展，无纸化办公模式迅速在档案管理工作中推广应用，给医院档案管理带来了机遇和挑战。无纸化办公，通俗点说就是在无纸环境下进行办公的一种工作方式，其需要借助软硬件、通信网络协力才能达到的一种最佳办公体验。如何在无纸化办公模式下做好医院档案管理工作，已经成为相关人员重点思考问题。笔者认为唯有深刻认识到医院档案信息化管理重要意义的基础上，掌握无纸化办公模式下医院档案管理建设路径，才能有效提高医院档案管理水平，推动医院稳定、健康发展。

1 无纸化办公模式下医院档案信息化管理重要意义概述

信息化档案指的是医院档案管理工作中，运用现代信息化技术手段，对档案信息进行数字化处理、整合、分析。基于本质角度而言，医院档案信息化管理就是将传统纸质档案存储转变为数字化存储，并运用信息手段向社会提供档案服务。相比传统档案，无纸化办公模式下医院档案信息化具备多方面的优势，具体如下：

1.1 存储条件简单

传统档案主要以纸质档案为主，因保管要求，通常需要占据较大空间，意味着档案管理部门需建设大空间的库房，且需要做好各项防控措施，如防火、防虫等，确保档案安全[1]。而信息化档案仅需要将其放置在防磁柜当中即可，占用空间十分小，且不需要做防潮、防火等安全防护措施。

1.2 档案便于保存，安全系数高

档案之所以具备较高的开发利用价值，是因为档案具备一定的历史意义，需长久保存，尤其是一些具有悠久历史的档案资料，因存储年限较长、存储条件不成熟等，致使部分档案出现了风华、磨损等问题，不利于档案利用价值的提高[2]。而档案信息化管理，则可以避免档案存储和使用各类问题，最大限度保护原始档案资料，确保了档案完整性和可靠性，同时避免了档案遗失问题。

1.3 整理保存便捷

传统档案主要以纸质方式保存，且各项操作均由人工方式进行，整个过程不仅耗时耗力，还严重缺乏效率，且容易出现错误、遗漏等问题。而档案信息化管理，管理人员仅需要借助计算机及其相关软件，在轻点鼠标的情况下，即可高质高效完成档案归档、存储等一系列操作，具备较高的工作效率，且保证了档案的完整性和可靠性[3]。

1.4 档案查询利用效率高

医院发展过程中，产生了大量档案资料，这些档案资料日常被不同人频繁使用。传统档案管理，若要想查阅相关资料，仅能按照相关编码进行逐一检索，严重缺乏工作效率。但是档案信息化管理，管理人员仅需要借助计算机程序，通过输入关键词到管理系统中，管理系统即可自动检索相关内容，并进行准确的筛选，快速为档案资料使用人员查询到所需要的档案资料，极大地提高了档案资料检索利用效率[4]。另外，一些非机密档案资料，档案管理人员可以运用互联网进行共享，极大便利档案使用人员和管理人员，从而有效提高了档案管理效率。

2 无纸化办公模式下医院档案信息化管理实现路径分析

2.1 强化教育培训，提高档案管理人员思想认识

鉴于部分档案管理人员缺乏较高的管理意识，对档案管理重视度不足，致使无纸化办公模式下医院档案信息化管理建设迟缓。因此，医院档案管理部门有必要加强教育培训，提高档案管理人员思想认识，充分了解无纸化办公模式下医院档案信息新要求，明确医院档案信息化管理的优势，摒弃传统档案管理理念，从传统思想桎梏中解放出来，端正档案管理工作态度，创新档案管理工作方式，积极研究档案信息化管理新手段，积极探索档案管理各项问题，重视理论联系实践，运用信息化手段做好档案管理工作[5]。

2.2 健全档案安全管理机制，保证档案信息资料安全

无纸化办公模式下医院档案信息化管理，最大问题是档案信息安全问题，原因在于信息化档案易遭到非法篡改、数据损坏等问题，从而造成医院档案无法保证完整性和真实性，进而影响医院档案利用价值的提高。因此，医院档案信息化管理，需做好原始档案信息备份工作，且重视相关安全防护措施的落实，以防止大数据时代信息丢失、损坏等问题的发生。基于此，医院档案管理部门需严格按照国家现行电子档案管理相关规定做好安全工作的基础上，健全档案安全管理机制，明确各岗位工作人员的具体权责，优化档案信息管理系统，合理选择殺毒软件，定期对档案管理系统进行病毒扫描，同时重视管理系统安全系统软件的更新和升级，确保信息化档案资料的安全，为开发利用信息化档案资料奠定基础。

2.3 加大档案管理软硬件设备和资金投入力度

无纸化办公模式下医院档案信息化管理工作顺利进行，需完善的软硬件设备提供保障。因此，医院档案管理部门需结合医院档案信息化管理工作需求，加大档案设备和资金投入力度，配置完善的基础设备，如计算机、扫描机、打印机等，同时，在技术方面，需重视现代5G技术的引进，为提高医院档案信息化管理效率提供技术保障。另外，为了整体提高档案信息安全，需对档案信息进行加密处理，并设定安全访问权限，凡是要进入档案信息化管理系统人员，必须得到权限的情况下，才能访问档案信息化管理系统。

2.4 加强教育培训，提升档案人员专业素质和职业道德水平

无纸化办公对业务管理人员计算机水平提出较高要求，需操作人员能够熟练操作计算机相关办公设备，且能够熟练运用各类办公软件，才能保证档案信息化管理工作顺利进行。同时，档案管理是一个连续性工作，且因为档案管理工作具备一定的特殊性，决定了档案管理人员不建议随意更换，造成档案管理人员年龄普遍偏大。这类管理人员严重缺乏最新管理知识和技能，且对计算机及其相关设备的操作不熟悉，仅限于一些简单的操作，要想在无纸化办公内模式医院档案管理中实现信息化操作，还需要进行必要的专业培训，有效提升档案管理人员专业素质和职业素质。首先，档案管理部门开展全员无纸化办公培训，目的在于提升全体工作人员专业素质和业务水平;其次，定期展开档案管理现状综合性分析活动，针对档案管理工作中潜在问题进行横向交流，相互学习一些先进的档案管理经验;最后，定期开展档案管理培训，邀请档案管理领域优秀的专业管理人士进行专题讲座，相互学习，不断提升档案管理水平。

3 结语

总之，无纸化办公模式下医院档案管理工作唯有加强信息化建设，才能有效提高医院档案管理工作质量和工作效率。因此，医院档案管理相关人员需在思想上认识信息化管理重要性，并在实践中，重视信息化手段的合理运用，以此有效提高医院档案管理水平。

参考文献

[1]时晓晨.医院档案管理信息化建设的几点体会[J].兰台内外，2019（34）：7-8.

[2]吴韫宏，韦芳，滕燕飞，周琳.无纸化病案资料归档管理系统的建设与实现[J].智慧健康，2019，5（17）：57-59.

[3]唐玲.浅谈新形势下医院档案管理信息化建设[J].城建档案，2016（03）：21-22.

[4]孙野.医院无纸化办公实现与档案信息化建设的思考[J].中国管理信息化，2015，18（24）：184.

[5]杨芳芳，韦劼群.无纸化办公对提升档案管理效率的思考[J].广西广播电视大学学报，2015，26（02）：83-87.