精细化管理模式在医院人事档案管理中的应用

万箫

摘 要：人事档案管理在医院日常事务管理中占据重要位置，其详实地记录了每一位医院工作者的相关信息，对其日常工作状况进行真实的反映，是医院人事管理的重要凭证。人事档案管理水平对医院人力资源管理和核心竞争力具有重要影响，伴随着近年来医院改革的不断深入，要求人事档案管理工作也应该不断变革。本文就精细化管理模式在医院人事档案管理中的应用进行探讨。

关键词：医院人事档案;精细化管理;策略

医院人事档案管理水平的高低直接影响着其员工工作满意度和人才发展，在医院可持续发展中发挥重要影响。因此必须结合医院环境需求创新人事档案管理工作，精细化管理作为一类新型管理理念，将其应用在人事档案管理中，有助于提升管理水平。

1 医院人事档案精细化管理含义及必要性

1）医院人事档案精细化管理概述。作为一类新型管理模式的精细化管理，其主要是指在常规管理的基础上，并结合了具体而明确的管理职责要求，使每一位管理者都能履行职责。而医院人事档案精细化管理的含义指的是为了进一步提升人事档案的质量而对相关的管理流程予以规范化和细节化的管理手段[1]。

2）医院人事档案精细化管理的必要性。首先，对人事档案而言，内容涉及医院工作者，从而决定了其功能具有一定的特殊性。假如人事档案中存在不实或者错误的信息，那么势必会对医院人事安排的合理性与公正性造成影响，导致人事部门作出错误的决策。而采用精细化手段管理人事档案，实现人事档案相关的各个环节的细节化与规范化，有助于将人事档案的价值充分发挥出来，为医院管理与选拔人才提供指导。其次，近年来伴随着医疗体制改革的不断深入，进一步加大了人事档案管理工作的难度，特别是人事信息的与日俱增进一步加大了档案管理的工作量，而采用精细化管理模式，能够实现各个环节规范、有序开展。

2 医院人事档案精细化管理的内容

根据医院人事档案的特点，应把握五个要点，实现人事档案的精细化管理。

1）完整收集。由于医院人事档案的来源广泛，维度较多，如果要想人事档案全面地记载个人的资料，那么便需要保证档案收集的及时、全面、完整，这也是保证人事档案标准的基础。作为医院人事档案管理人员，在收集医院人事档案的过程中，应着重以下几点：一是，以人事档案管理部门为主体，结合临床、科研、教学等部门，在明确档案资料收集范围的前提下，将临床、研究项目和其他方面作为重点，以了解和掌握人事档案和材料信息的形成;二是，应该采用各种科学的方法整理与收集档案，例如内部收集和外部收集相结合、垂直收集和水平收集辅助、常规收集作补充的收集方法。

2）准确鉴别。准确鉴别人事档案中各种材料是确保其完整性、真实性的重要途径，档案内容详细能够将人员的真实情况反映出来，从而为管理部门了解、选拔人才提供重要的依据。因此，人事档案的鉴别必须始终坚持取材有依据、去伪存真、合理舍材等，并同时考虑特殊问题具体分析的手段。在完整收集到人事档案材料以后，严格执行精细化管理的流程，通过多看、多查、多辨、多筛等方式，从而确保人事档案能够将医院工作人员的具体情况真实、准确的反映出来。

3）有序整理。对医院人事档案进行有序整理主要是为了确保档案中相关材料更加标准化与系统化。通常情况下，人事档案有序整理应该包含以下要求：分类准备、布置有序、目录简单明了、装订整齐等等。在整理过程中，最关键的步骤为分类与整理，必须严格按照相关规定执行。

4）安全保管。人事档案在有序整理后下一个阶段便是保管，当前医院保管人事档案的依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《干部档案工作条例》等，再结合医院人事档案管理的相关要求开展。人事档案馆的主要任务有两点：一是，细化安全工作环境，为了保证人事档案的安全，在日常管理中严格执行人事档案库房、阅览室、办公室符合“三防”的规定，确保人事檔案所处的环境安全。二是，加强管理，应该从整体上控制人事档案信息的安全。

5）个性化的利用与服务。人事档案的利用与服务是人事档案收集、评估、分类和存储的最终目标。为了组织方便、个性化地使用人事档案，更好地为组织与人事部门服务，必须做好人事档案的个性化利用与服务。因此，要结合当前医院职工队伍的现状和人事档案收集的范围、管理方式等方面的差异，针对医院内医务工作者，应该侧重于其临床技能考核档案的应用，针对党政管理干部则是应该注重德、能、勤、绩、廉五个方面的利用。另外，积极为医院的不同管理部门提供其所需的人事档案服务，要将人事档案管理工作的出发点和落脚点归于服从和服务人事管理，结合人事管理发展现状和要求，及时对档案服务的方式进行调整，将人事档案的服务作用充分发挥出来[2]。

3 医院人事档案精细化管理策略

1）树立人事档案精细化管理理念。任何工作的创新都需要以观念作为出发点，这也是基本前提。因此，在医院人事档案管理创新过程中，首先要树立人事档案精细化管理理念，基于该理念做好档案管理的各项工作。当前，医院人事档案管理正朝着知识化、网络化、社会化方向发展，这是医院人事档案现代管理理念的主要体现，也是人事档案管理工作的延伸。医院需要在分析人事档案管理的理论和工作经验上找到突破，形成独特的档案管理系统，总结过去的经验，寻找工作中存在的问题，分析未来的发展趋势，将人事档案的价值充分发挥出来。为此，医院管理部门还应该积极营造人事档案精细化管理的氛围，全体职工积极配合人事档案的精细化管理，将人事档案的内在价值充分发挥出来。

2）积极打造精细化管理队伍。首先，组织现有从事人事档案管理的人员参与在职培训，不但要注重提高他们的专业能力与专业素质，要让帮助他们掌握精细化管理的理念与方法，并在人事档案管理中引入精细化管理系统平台，将纸质文件转化为电子文件同时要进行纸质档案管理，以确保档案的完整性和有效性，同时要求医院适当提高人事档案管理人员的工资水平，增强员工的工作积极性;其次，医院要加大优秀人才引进力度，邀请高级技术人员进入企业人事档案管理部门进行技术指导，使人员掌握精细的管理方法，确保所有人员都能熟练掌握利用现代技术来实现人事档案的精细化管理。

3）完善相关制度，确保精细化管理顺利实施。俗话说“不以规矩不成方圆”，对档案管理而言同样如此，要想实现精细化这一目标，必然少不了相应的而管理制度作保障，因此应该结合档案精细化管理制定相应的管理制度和标准，在实践中，应该对人事管理相关制度进行完善，从而确保有制可依。例如：针对医院人事档案室可以建立管理制度、员工工作守则、岗位职责、保密制度等等，严格遵循“责、权、利”相统一的原则，将人事档案管理精细化管理责任落实到具体负责人身上。人事档案管理部门在人事档案管理方面肩负着收集、鉴别、整理、保管、利用与服务的职责，如此一来，上至管理者下至医务工作者均可以全程监督人事档案管理工作，实现了责任分工明确，更好地为实现人事档案精细化管理打好基础，保证了认识档案工作有序开展[3]。

4 小结

综上所述，要想保证人事档案的质量，并充分发挥其价值，精细化管理是重要手段。虽然当前我国医院人事档案精细化管理水平还较低，但是本人坚信通过树立人事档案精细化管理理念、积极打造精细化管理队伍、完善相关制度等途径，便一定可以提高医院人事档案精细化管理水平。

参考文献

[1]许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外，2019（31）：33-34.

[2]李晓玲.信息化背景下医院人事档案精细化管理[J].才智，2019（17）：212.

[3]刘宪杰.新形势下医院档案精细化管理研究[J].办公室业务，2019（11）：123.