智慧城市背景下城建档案管理探讨

司徒海羽

摘 要：在进行智慧城市建设时对于城建档案管理工作应该加强重视，科学、合理、高效的档案管理能够推动我国智慧城市的建设程度和发展速度。所以，相关部门要不断树立城建档案管理的新理念，引进先进的科学技术和人才，为城建档案管理工作提供更加有力的保障。

关键词：智慧城市;城建档案管理;措施探讨

城建档案管理工作对于我国智慧城市的建设具有重要的工作价值，管理价值，经济价值和战略价值。所以，形成良好的城市档案管理模式，不仅是推动成智慧城市的建设，更是顺应新时代的发展趋势。本文将以智慧城市为讨论背景，对城建档案管理中存在的问题进行分析并提供具体的解决措施以供参考。

1 智慧城市背景下城建档案管理中存在的主要问题

1.1 城建档案管理工作中的固有问题

在我国智慧城市建设中城建档案管理工作中存在的问题可以分为两部分，一部分是在建设智慧城市之前城建档案管理工作就固有的问题，另一部分是在建设智慧城市中因为新旧交替所造成的工作矛盾和冲击。对于城建档案管理工作固有的问题主要体现在城建档案的收集和管理模式中，城建档案管理工作与我国的项目建设工程息息相关，随着近些年的发展我国建设项目也在不断增多，并且每一项建设项目所涉及的部门和内部工程数量也在增多，传统的档案收集方式就会造成城建档案收集工作困难和不完整的问题出现。可以通过电子档案管理信息共享的方法减少现代城建档案收集工作的难度，确保城建档案的完整性。在传统的城建档案管理模式中工作人员的参与程度是非常高的，他们不仅需要完成建档、移交、归档、利用等工作内容，有需要时还要进行查阅。由于工作任务量较大就会导致城建档案管理工作很难高效、准确的完成，并且在查阅时也会较为繁琐无法保证工作效率。在解决这一问题时也可以使用城建档案收集的解决措施，通过现代信息技术手段不仅能够降低人力的需求，减小工作量提高工作效率，还大大方便了查阅的工作减少了不必要的时间浪费[1]。

1.2 新旧交替的矛盾和影响

在建设智慧城市中对于城建档案管理的工作模式和方法均进行了较大的改革，现代城建档案管理工作主要依托于信息技术手段对档案进行电子管理和信息共享，实现更加科学、合理、高效的城建档案管理效果。但是在实施的过程中也出现了许多模式、内容、人员等方面的问题，因为电子档案管理更加高效和便捷，并且是顺应现代发展趋势的新型管理形式。这就会对传统的档案管理模式造成很大的冲击，并且随着智慧城市建设的不断深入传统档案管理模式已逐步被淘汰。传统档案管理的工作人员因受到过往工作背景、经验的影响无法有效的适应现代档案管理工作的内容和方法，又因为现在档案管理工作主要依托于计算机的运行，但是许多档案管理人员不会使用计算机，并且还未建立和意识到城建档案管理新观念的重要性，造成城建档案管理工作落后的问题产生。所以，相关部门要不断加强管理人员的能力水平和综合素质，定期进行培训并且不断引进优秀的人才进行专业的管理，提高城建档案管理工作的整体水平。因为在现代城建档案管理工作中是进行电子档案的管理，所以，旧有纸质档案的管理也是档案管理工作中的重点，确保纸质档案的完整性不仅能够为电子档案的输入提供可靠的资料，并且也能够加强电子档案信息的安全性。相关部门在对纸质档案进行管理时要防止和减少纸质档案的损坏、受潮、虫蛀等问题的发生[2]。

2 智慧城市背景下提高城建档案管理工作的具体环节

2.1 城建档案管理机制

城建档案管理机制对于智慧城市的建设和城建档案的管理有着重要的意义和作用，通过对智慧城市建设中档案管理的标准、管理结构进行明确的制定和详细的划分，能够有效的提高我国城建档案管理工作的实效性，并且在建立城建档案管理系统时也要将档案信息和档案内容进行更为系统化的分类，确保城建档案管理工作的科学、合理和高效性。首先，在建立智慧城市档案管理体系时要确保档案信息的原始数据的真实性和有效性，这就需要相关部门要对档案收集的操作流程进行规范，对收集人员的行为进行约束，建立良好的监督机制，确保信息数据的完整性和真实性。其次，要加强各个部门行业之间的联系确保档案信息管理工作能够落实到位，并且也要不断结合安全监管机制对管理标准进行调整，提高城建档案管理工作的安全性。最后，因为智慧城市档案管理的核心内容是将信息进行有效的集中整合，让城建档案的信息能够为我国智慧城市的建设提供有效的价值依据，所以，相关部门要建立联动协调机制确保智慧城市档案信息能够得到有效的集中和利用，并要不断优化信息管理流程和档案管理结构，提高我国城建档案管理的发展水平和管理能力[3]。

2.2 管理信息体系

在智慧城市檔案管理工作中主要是依托信息技术手段实现档案管理信息平台的搭建和运行，为确保信息平台的运行水平和工作效率，相关部门还应建设管理信息体系进一步加强信息管理工作的有效性，并且对档案管理工作中的规范和行为进行明确的规范。比如，在建立管理信息体系时可以在各个部门各个行业中建立统筹联动机制、监管机制和动态化管理机制，统筹联动机制是为了确保部门行业的有效运行，监管机制是为了提高档案管理工作的真实准确性，而动态化管理机制是为了应对在智慧城市建设中出现的规划和系统问题，确保档案信息能够结合智慧城市的发展目标和实际需求提供有利的参考价值，保障智慧城市的建设质量，以上是在建立管理信息体系时的运行管理思参考。因为智慧城市档案管理工作主要依托于计算机，所以，相关部门也要不断提高信息平台的服务水平，完善信息平台的接收功能，充分发挥技术优势为单位和人员提供更加便利、高效的服务[4]。

2.3 数字化加工机制

建立数字化加工机制能够对智慧城市建设中的档案信息进行集中的管理和有效的整合，为我国传统城市的转型和升级提供有效的信息支持，加强智慧城市的建设程度和发展速度。数字化加工机制的建立主要是对传统城建档案中的信息进行数字加工，拓展传统城建档案信息的有效程度，加深档案信息的价值利用，在建立数字化加工机制时要确保该机制的系统性、一体性，才能够有效的确保数字化加工机制的控制结构的稳定性和有效性[5]。首先，要不断优化和整合城建档案的信息内容，要根据不同层级的结构、不同的管控模式对城建档案资料进行动态化、数字化的管理和调整，并且也要确保在对城建档案信息进行数字化处理时能够有效的发挥它的精准性，为组织和行业提供更加有效的信息价值[6]。

3 结语

新型城建档案管理模式对于智慧城市的建设有着重要的推动作用，相关部门要加强新型城建档案管理的建设工作，不断提高人员素质和技术水平，并不断引进先进的技术和专业人才，为我国的智慧城市建设注入新的活力和动力，不断向着更高水平、质量和要求发展。

参考文献

[1]吕海清.智慧城市背景下城建档案管理研究[J].办公室业务，2019（23）：112+114.

[2]蒋美太.智慧城市背景下城建档案管理研究综述[J].兰台世界，2019，11（08）：84-87.

[3]谢丽雅.智慧城市建设中的城建档案管理研究[D].华中师范大学，2019，31（06）：71-73.

[4]王凯.建立新型智慧城市背景下的城建档案管理工作[J].办公室业务，2019（08）：122+138.

[5]刘咏婷.智慧城市背景下城建档案管理创新研究[J].城建档案，2018（05）：61-62.

[6]尚岑.智慧城市视阈下城建档案信息服务研究[D].河北大学，2018，45（34）：102-103.