企业档案收集中的问题及优化策略

孙惠媛

摘 要：档案收集是企业档案管理工作的首要环节，文件材料收集的完整与否、齐全与否，将在很大程度上影响企业档案的质量。目前，我国企业档案管理工作在档案收集方面还存在很多的问题，需要不断予以改进和完善。基于此，本文分析了企业档案收集中的问题，并提出了几条档案收集的优化策略，希望能为提升我国企业档案收集工作水平提供一些有益的参考和借鉴。

关键词：企业;档案收集;优化策略

档案收集工作是指档案管理人员利用一定方式把档案征集、接收、集中在一起，以方便对档案进行科学应用和管理的一项活动。档案收集是企业开展档案管理工作的基础和前提，积极研究企业档案收集中的问题及优化策略，对企业发展具有重要现实意义。

一、企业档案收集中的问题

1.档案收集制度不健全

企业运营的主要目的就是为了获取经济效益的最大化，因此，企业负责人更多地关注企业的经营管理活动，而对于档案收集工作的重视程度普遍不高。在企业建章立制过程中，企业负责人也更加注重建立健全各项经营管理方面的规章制度，而不太重视企业档案管理方面的制度建设，导致企业档案收集制度不健全、不完善，在档案收集过程中容易出现无章可循的情况，增加了档案收集工作的执行难度。比如：企业经常会派遣员工外出参加一些重要的会议或学习培训，在开会或培训过程中产生的一些文件资料对于企业开展工作具有非常重要的指导作用，需要员工及时将其带回并交给文书工作人员，按照办理文件的流程进行传阅、拟办、签发，最后进行归档立卷，但因为企业没有档案收集方面的明确规定，这些重要的文件资料就成为了“私人财产”，迟迟未能整理归档，也未能发挥其应有作用。

2.档案收集内容不全

企业档案管理一般是由各部门负责立卷，档案管理部门在收集各部门的文件材料时，常常会因各部门负责人对档案管理工作不够重视，或者部门工作人员缺乏档案管理相关知识，导致收集的档案不完整、不齐全。以企业办公室为例，一些办公室工作人员平时对材料收集工作不重视，对于领导批示交办完成的文件，或未及时做好记录、或未立即取回、或随手放置，造成部分文件下落不明或丢失遗落，在需要这些文件资料时无法及时找到，对工作造成不利影响。再如：企业办公室收集的档案内容大部分都是企业的会议纪要、下发文件等，而对于其他一些重要的文件资料，如上级针对企业管理的一些批复、通知、办法、规定，企业荣获的证书，领导参加重要会议的发言稿等未及时进行归档整理，导致档案收集不完整、不齐全的现象。与此同时，在企业档案收集过程中，还存在一些无法确定文件是否应当进行归档的情况，对一些不属于原始記录的、不是直接形成的、不能体现企业工作的资料文件等，不认真进行鉴别区分，就直接交给企业综合档案室进行存档，对企业档案收集质量造成不利影响。

3.信息化手段应用不足

随着科学技术的快速发展，信息化技术逐渐渗透到我们生活和工作的各个领域，运用现代科技手段管理企业档案，能够大大提高档案管理工作水平。但就目前而言，很多企业在档案收集工作中应用信息化手段的水平还有待提升，尽管当前大部分企业都配备了档案管理的专业软件和硬件设备，但由于企业的信息化基础薄弱，加之档案管理人员的计算机操作技术不娴熟，档案管理技术落后陈旧，导致很多档案管理人员还是习惯于用传统的档案收集方式开展工作，远远不能适应企业档案信息化管理的相关要求。

二、企业档案收集的优化策略

1.领导重视，职工配合

首先，企业领导要高度重视档案收集工作。企业领导应深刻认识到档案管理工作的重要性，经常对档案工作进行检查，完善企业档案管理相关制度，促进企业档案管理工作更好地开展。其次，企业职工要积极配合开展档案收集工作。企业档案材料的收集工作离不开全体职工的积极配合，但在实际的档案收集过程中，部分企业领导觉得一些文件材料由自己保管时用起来比较方便;部分企业技术人员觉得一些科研资料是自己辛勤努力的结果，凝结了自己的心血，担心企业档案管理部门管理不当而导致这些技术信息被他人剽窃，因此不愿意配合档案收集工作，导致一些档案资料在收集过程中出现流失、不全等情况，影响了档案归档的质量。对此，企业需加大对档案管理工作的宣传力度，积极组织全体职工学习有关档案管理方面的政策和法规，更新对档案管理工作的认识，提高对档案收集工作的配合程度。企业应加强对《档案法》、《档案法实施办法》的贯彻、学习和落实，引导企业领导和全体职工自觉遵循档案管理制度的有关规定，对档案收集工作给予积极的配合，增强他们的档案意识和法律观念，不断提高企业档案收集工作的水平。

2.优化制度，规范管理

随着企业生产经营规模的不断扩大，企业的各部门都需要档案管理工作为其提供准确、充分且具有一定参考价值的资料，因此，档案收集工作作为企业档案管理工作的首要环节，一定要确保档案收集的完整性和全面性。而目前因为企业对档案收集工作的重要性缺乏应有认识，在制度建设和归档技术等方面存在一些欠缺，导致档案收集无法满足企业发展的要求。对此，企业首先要建立和完善档案材料归档制度，严格规定企业档案材料归档的程序、范围、流程和各项工作职责，利用制度的形式对档案归档进行约束和规范，同时建立健全与之配套的考核机制。二是借助现代化信息技术实现对档案材料的实时动态管理，在企业经营规模不断扩大的过程中，随时更新各项档案材料，使档案材料更好地服务于企业的发展壮大。具体地说，企业可利用信息软件技术对各部门进行联网，建立信息共享平台，在企业的生产和经营出现变化时，自动对档案资料收集范围进行相应的调整，以达到对档案收集工作进行动态化管理的目的。

3.数字技术，提升效率

针对目前企业档案收集手段单一的情况，企业可借助现代化信息手段不断完善档案收集方式。比如：以原有收集手段为基础，增加科技收集手段，也就是用信息化方式确定需要收集的档案资料，在有关部门的资料形成时利用软件技术、网络技术、数据库技术等信息化手段自动生成一份电子文档并存档，假如档案收集人员确有需要可再补充追加实物材料进行存档，通过这种方式可有效转变档案收集人员在档案资料收集过程中的被动局面。此外，在收集档案资料时，对于企业各部门大量频繁使用的图片资料、视频资料等，可借助数字化信息技术将其加工处理成电子档案，以便企业各部门之间共享使用。

4.加强培训，提升素养

企业档案收集工作开展得好坏与否，关键在人。因此，企业要牢固树立“以人为本”的工作理念，积极构建一支业务水平高、综合素质强的档案管理人才队伍。企业在配备档案管理人员时，要挑选具有较高文化、政治水平，职业道德高尚，具备专业档案管理知识，爱岗敬业、无私奉献的高素质人员。企业要定期或不定期地组织档案管理人员参加继续教育和业务培训，不断提升他们的操作技能和业务水平，以确保企业收集档案的内容完整、齐全。随着现代信息化技术的快速发展，企业还要加强对档案管理人员的信息技术培训，不但要使他们成为精通档案整理、收集、利用和编目的专业档案管理人才，还要使其成为精通电子档案保护、精通档案宣传教育、精通计算机应用的复合型档案管理人才，以更好地适应档案事业发展的需要。此外，企业的档案工作连续性很强，因此，也要注重保持档案管理队伍的稳定性，不要频繁地调换档案管理人员和岗位，以促进企业档案管理工作的可持续发展。

结语：

总而言之，企业的各种档案信息是一笔非常宝贵的财富，对于企業实现健康稳定可持续发展的目标具有积极的促进作用。档案收集工作作为企业档案管理过程中至关重要的一个环节，直接影响着档案资料的完整性、齐全性，进而在很大程度上决定了企业档案的质量。因此，企业要高度重视档案收集工作的开展，可通过提高企业全员重视程度、优化档案管理规章制度、加强档案数字化管理、加强档案管理人才培训等多项有效措施，切实提升企业档案收集工作水平，提升企业档案质量，使企业档案管理工作更好地为企业发展服务。

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（作者单位：华能渑池热电有限责任公司，河南 三门峡 472400）