对重大活动档案收集的及时性建议

阳东丽

【摘要】本文从笔者自身的工作角度出发，以重大活动的档案收集——社团换届为例，探讨目前重大活动的档案收集工作及时性方面存在的问题，并提出相应的解决办法，以期对重大活动的档案收集工作有所裨益。

【关键词】重大活动；档案收集；及时性

重大活动的档案是指国家机关、社会组织以及个人在重大活动中直接形成的，对于国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。随着经济社会文化的不断发展，各个领域举办的重大活动越来越多，重大活动档案的收集也日益受到社会各界尤其是档案界的关注和重视。本文重点对重大活动的档案收集的及时性进行了探讨。

一、重大活动的档案收集及时性的重要意义

重大活动档案收集材料应当齐全完整，才符合档案长期保管的质量要求。要保证归档材料的齐全、准确和完整，就要及时做好档案的收集整理工作。

2015年10月，中国老科协第六次代表大会召开，这次换届大会属于社团组织的重大活动。我参与了换届大会的档案收集工作的全过程。在这次大会期间，因为档案收集程序的不健全，走了不少弯路，经过这次大会之后，我对开展重大活动档案收集工作的及时性进行了深入思考，认为重大活动档案收集的及时性应该得到高度重视。

二、目前重大活动档案收集的现状

（一）对重大活动档案收集的及时性重视程度不够，档案管理工作不规范。重大活动的档案收集的及时性具有重要意义，但一些部门常常忽视档案收集及时性的管理工作，简单地认为只要年底一起收集整理好档案就行，没有及时性的概念。虽然在口头上强调档案收集的及时性，但在思想意识上却没有真正重视。

从档案管理工作来看，有些部门没有建立健全的档案管理制度，致使重大活动的档案收集工作没有法规依据，特别是重大活动的档案收集的及时性等方面，没有健全的工作制度，使档案工作人员工作缺乏责任心，档案材料收集工作较为被动。

（二）重大活动的档案文件材料易散失，档案收集不完整。由于重大活动组织机构多为临时组建的机构，工作人员身兼数职，使得重大活动临时机构撤销的过程中，极易出现大量存放于部门或个人手中的档案材料来不及统一收集，被随意丢弃或被带回原单位等情况，加之办公地点的不集中，如果不及时跟踪收集，很容易导致相关材料不全面或一些材料内容与形式的重复，甚至出现档案材料的散失，在后期材料查阅时缺少相关的资料，造成档案收集的不完整性。

（三）重大活动档案的收集视同日常的档案收集。重大活动的档案没有集中在这个阶段及时收集积累，时过境迁，最后收集时可能出现档案的失真性，例如收集到的文件不是最后要存档的稿件，是改动之前的稿件，将文件的草稿当作文件的定稿收集起来等，影响档案收集的真实性和准确性。重大活动的档案收集要认真对待，不能当成日常的档案收集工作，等一段时间之后或者年底才开始收集，重大活动的档案必须在重大活动发生时及时收集归档。

（四）没充分认识到重大活动档案收集工作的阶段性。重大活动具有明显阶段性，短的有两三个月时间，长的则会持续两三年，所以重大活动的档案收集工作在这一时期内文件材料集中产生，数量大、门类广，存储载体丰富。需要在短时间内完成各类文件的收集整理，因此，相对于日常的档案收集来说，重大活动的档案的收集归档就更复杂、更有难度。如果没认识到这点，不及时收集，有漏掉的部分，就会影响重大活动全部档案收集的完整性。

通过以上分析，我们可以看出，研究和探讨重大活动的档案收集及时性问题具有重要的现实意义。在档案管理工作中，加强档案收集工作的及时性，才能保证重大活动档案收集材料齐全、准确和完整。

三、确保重大活动档案收集及时性的建议

（一）建立重大活动的档案工作制度，确保档案收集的及时性。要保证重大活动档案收集工作的顺利进行，首先要制定有约束力的规章制度，如建立《重大活动的档案随时形成随时收集》的工作制度，制定档案工作总体安排计划，编制时间进度表、编制包含归档范围目录在内的《档案工作责任书》，明确责任目标、责任内容、责任追究等事项。重点强调档案及时收集的重要性，使各部门有章可循，把重大活动的档案收集工作做得更好。

（二）要宣传重大活动档案收集及时性的重要作用。要得到领导和有关部门的支持，就要大力宣传重大活动档案及时收集的重要作用。让大家了解档案收集工作的重要性及其在整体工作中是不可缺少的一部分，提高单位工作人员整体的档案意识，使他们积极主动地参与档案收集工作。只有得到大家的认可和支持，我们档案管理工作才能顺利开展。

很多单位容易忽视对档案资料的及时收集，档案部门的工作人员要广泛宣传，比如在有关会议上，讲明此次重大活动档案收集的重要性，寻求协助。说清本次重大活动在档案收集过程中需要注意的有关事项，详细介绍需要档案收集的范围和具体内容，最好重大活动中的每个阶段都不要有遗漏，否则事后无法后补。这样才容易得到有关人员的理解支持，积极配合档案收集工作。

（三）明确重大活动档案的归档范围，对档案进行科学的收集。为了防止重大活动档案收集的盲目性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合本工作实际，对重大活动档案的收集范围作出具体规定，即在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录，均应归档。一是文书档案，如制发文件、会议记录、报告总结等。二是声像档案，如记录会议的照片（包括底片）、录音、录像等。三是电子档案，包括前三个收集范围内形成的电子信息和原生性电子文件。四是实物档案，如票证、领导人题词、出席证、证书实物等；

（四）要提前介入重大活动，有计划地开展档案收集工作。为了及时收集好重大活动中产生的档案，在活动筹备时档案人员就要提前介入，做好相关准备工作，与参与活动的有关部门沟通，了解和掌握将要举办的重大活动的相关情况，争取各方面的支持。在每项活动开始时，就派出档案专业人员具体指导，一直跟踪指导档案的收集工作，确保重大活动档案收集的及时性。

我们换届大会的档案收集是按照会前筹备、开幕式、第一次大会、第二次大会、闭幕式等几个会议阶段来进行的。像小组讨论大家对文件提出的修改意见，汇总后形成的建议临时写在小纸条上，提供给相关人员修改，如果当时不收集，小纸条就不知道最后在哪个人的手里。会后也想不起来具体的修改内容。所以要提前介入重大活动，有计划步骤地开展档案收集工作非常重要。

（五）将重大活动的档案工作纳入各部门及个人的职责范围。建立单位岗位责任制，把档案工作与其他工作同时进行考核，应从组织人员上保证档案收集的齐全完整。一般在重大活动的举办期间，产生的档案资料繁多，必须实行专人负责制，由有责任心的人来收集整理档案的工作。在重大活动过程中，产生的档案资料往往会落在个人手中，这就要求专人把有用的材料从个人手上及时收集过来。比如在换届大会的材料的收集过程中，笔者发现每一部门的相关材料都是由自己部门的人保管，领导讲话稿往往在撰稿人手中，大会过程中的会议资料以及重要活动之后的宣传报道等材料也都在相关人员的手中。如果在活动结束前没及时收集，时过境迁，材料就有可能遗失。必须将档案收集工作落实到人，落实到档案文件的形成之时，将应归档的档案收集起来，为重大活动档案归档打下良好的基础。

四、结语

针对重大活动档案收集工作的及时性提出优化对策，旨在提升重大活动档案收集工作效率，最终营造一个高效运作机制，确保重大活动档案及时科学地收集归档。

在换届大会中，我们对大会活动中所产生的档案资料进行全程监督，将发生的详细情况及时录入《换届会议档案登记表》，基本上包括了会议所有环节的档案信息，极大地确保了档案的真实性。换届大会的实践证明，以上方法对重大活动档案的及时收集是行之有效的。目前，各单位的档案意识和档案质量有明显提高。

综上所述，本文重点探讨了我国重大活动档案收集工作的及时性问题，对重大活动档案的概念进行了界定，研究并分析了重大活动档案收集工作的现状，指出现实中一些亟待解决的问题，最后就如何做好重大活动档案及时收集工作提出了一些建议。希望本文能对重大活动档案收集工作的发展起到一定的启示作用。

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