数字化时代化工企业档案管理的创新与优化模式分析

李侠

【摘要】档案管理信息化是数字时代化工企业档案管理工作的主流趋势。基于此，本文分析了数字化时代化工企业档案管理工作的特点，并结合笔者在青海盐湖工业股份有限公司的工作实践，提出了纸质档案数字化、加大软硬件设备投入、完善管理制度、信息安全管理这些数字化时代化工企业档案管理的创新优化策略。

【关键词】数字化时代  化工企业  档案管理

引言：现阶段，信息技术迅速发展，且在多个行业得到了较好应用，对化工企业的档案管理工作产生了一定冲击。特别是在无纸化办公深入推行的当前，依托数字化、信息化技术进行化工企业档案管理工作创新改革是必然趋势。利用数字化档案管理，能够提升化工企业档案管理工作的效率效果，为形成科学决策、更好发展提供支持。

一、数字化时代化工企业档案管理工作的特点分析

第一，呈现信息化发展趋势。在传统的档案管理工作中，普遍使用了人工管理的方式完成。而在数字化时代背景下，使用信息技术完成档案管理成为主流趋势。依托信息化手段，能够提升化工企业档案信息整理、编排与管理工作的效率效果，避免人为操作失误的发生，促使档案管理工作水平得到整体性增高，推动化工企业更好发展。

第二，管理流程更加规范。诚然，人工管理也能够保证档案信息的准确性，但是却无法确保档案管理流程的规范。而依托信息化手段就能够解决这一问题，推动化工企业档案管理流程向着规范化的方向发展。此时，电子档案成为档案管理的主流，使用相应管理系统，就可以在提前设定的流程支持下完成管理。

二、数字化时代化工企业档案管理的创新优化策略探究

（一）加强纸质档案的数字化转化

在数字化时代背景下，使用电子档案进行保存与应用是化工企业档案管理工作的必然选择，为了实现这一目标，需要推动企业中的纸质档案向数字化、电子化的方向转化。此时，除了要对新产生的档案、文件进行数字化转化之外（也就是使用加大电子档案的使用力度，推行无纸化办公），还要对企业中原有的档案文件展开数字化。

对于化工企业来说，由于长时间运营，产生的历史档案文件相对较多，且复杂程度较高，因此落实数字化转化具有一定难度。笔者认为，可以将原有纸质档案依托重要程度、使用频率等因素划分为不同的等级，优先落实高等级的纸质档案转化，然后逐级完成其他纸质档案的转化，最终保证化工企业中具有的纸质档案文件全部转变为电子档案。在此过程中，必须要重点保证电子档案与原始纸质档案信息一致，其中的信息内容全面、真实、完整。可以使用扫描的方式完成纸质档案的数字化转化，避免人工录入错误的出现。

（二）加大电子档案管理软硬件设备投入

为了实现电子档案的有效管理，促使化工企业档案管理工作由“双套制”（即“电子档案+纸质档案”）逐渐转向“单套制”（即仅使用电子档案），满足数字化时代背景对化工企业档案管理工作的现实要求，需要进一步加大对电子档案管理软硬件设备的投入。此时，要重点配置计算机、扫描设备等硬件设备，为电子档案形成与纸质档案数字化转化提供硬件设备支持。

在此基础上，要重点展开电子档案管理软件系统的开发与应用。笔者认为，档案管理系统（E6）在化工企业电子档案管理中发挥出较高的优势。在该档案管理系统中，包含着在线录入和离线客户端录入两种录入模式。对于在线录入来说，其需要连接化工企业的内部局域网，并在完成身份认证后实现录入，不需要反复导入数据;对于离线客户端录入来说，可以使用安装Excel和ERMS离线客户端的计算机设备进行录入，不需要展开身份验证，但是要落实数据信息的多次导入导出。依托这两种电子档案信息导入模式，极大的提升电子信息导入的便捷性，为化工企业电子档案管理工作提供了更为全面、充足的档案信息，支持相关管理工作的有效落实。

（三）完善管理制度

化工企業应结合自身特点与实际情况，设置合理的档案管理制度（特别是有关电子档案管理的制度要求）。在制度中，需明确规划档案管理以及技术管理人员的职责范围;确定档案管理的主管部门、业务流程与要求;设定档案文件资料采集、移交、归档、借阅等多个环节的具体要求。同时，可以引入责任制度，确保档案管理制度得到严格落实，保证档案管理各个环节展开的及时性，维护档案资料的完整性、真实性。

另外，笔者认为，还应当在化工企业中建立档案管理人员的绩效考核制度。将纸质档案转化、电子档案管理效果、参与培训积极性等指标纳入考核机制中，并将其与责任制度、奖惩制度相挂钩，提升档案管理人员的工作积极性，最大程度的保证管理制度切实执行。

（四）引入信息安全管理技术

数字化时代背景下，电子档案是化工企业档案管理的主流趋势，但是，其各个环节中均具有信息遭到篡改、丢失的隐患，需要重点处理。基于此，必须要引入信息安全管理技术，强化化工企业电子档案的安全管理。例如，可以引入权限管理技术，避免未授权的人员非法登录档案管理系统中，并对档案信息进行编辑与提取;可以引入内外防火墙技术，使化工企业内网与外网有效隔绝的同时，维护系统环境的稳定性，防止系统受到攻击或非法入侵;可以引入数据备份与恢复技术，在系统硬件损坏的情况下，依旧能够顺利恢复、提取有关档案信息;可以引入病毒查杀技术，保证电子档案不被病毒感染。

三、总结

综上所述，在数字化时代背景下，电子档案是化工企业档案管理中的主要内容，实施档案管理信息化建设是必然趋势。通过加强纸质档案的数字化转化、加大电子档案管理软硬件设备投入、完善管理制度、引入信息安全管理技术，提升了化工企业档案管理工作的效率效果，实现了档案管理的工作升级。

参考文献：

[1]王晓琳，许彦鹏，涂志祥.大型煤化工企业电子档案“单套制”管理建议[J].神华科技，2019，17（01）：73-75+79.

[2]潘瑞.档案管理系统（E6）在石油化工档案管理中的应用探索[J].城建档案，2018（05）：71-72.