数字化时代提高医院档案管理有效性的策略

侯运秋

【摘要】数字化时代提高医院档案管理的有效性具有重要意义，能实现档案管理数字化模式、节约存储空间并保护档案、确保档案安全和利用效率。但目前医院档案管理存在不足，需要采取完善措施：建立专门的数据库、重视技术防护工作、健全完善管理制度，并提高工作人员素质、注重档案安全管理。

【关键词】数字化时代；医院档案管理；有效性；管理制度

档案管理是医院管理工作中不可忽视的内容，受到相关领导重视。随着计算机和信息技术的广泛应用，医院档案管理的数字化趋势越来越明显，给传统纸质档案管理工作带来全新变革。在这样的背景下，应该顺应这种趋势，从技术、制度、人员等方面采取措施，更好顺应数字化时代的要求，创新管理方式，促进医院档案管理的有效性提升。

一、数字化时代提高医院档案管理有效性的意义

在信息技术和扫描技术得到不断利用的前提下，医院档案管理方式面临变革。因此，采取相应措施，顺应数字化趋势成为提升档案管理有效性不可忽视的工作，其重要作用体现在以下方面：

（一）实现档案管理数字化模式。在数字化时代，很多医院档案管理逐渐由纸质档案向电子档案转变，利用扫描设备和计算机将纸质档案数字化，推动医院档案管理模式转变。一般而言，医院的人事档案、检验信息系统、医学影像系统、办公自动化系统等，形成大量的以电子文档为主的医院档案信息数据库。并进行编号，方便资料存储和查询，推动医院档案管理方式变革。

（二）节约存储空间并保护档案。医院档案信息资料丰富，工作量大，涉及人事、科研、病例、财务等多个方面。传统纸质档案虽然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查询比较困难，并且需要占用大量空间，防潮、防水、防鼠害的任务紧迫。而在数字化时代，可以将这些档案资料进行数字化处理，形成电子档案，通过光盘或磁盘将纸质档案进行数字化处理，然后进行存储和查阅。这样不仅节约档案资源的存储空间，还有利于确保档案资源的安全可靠，减少管理人员的工作量，促进管理效率的提升。

（三）确保档案安全和利用效率。对医院档案进行数字化处理之后，然后将其存储于磁盘和硬盘，并做好备份工作，有利于确保医院档案信息资料的安全，防止档案资料丢失。另外对档案进行数字化处理之后，还可以设置相应的目录，使用者中只需要输入关键词或编号之后，就可以方便地查阅档案信息资源，便利档案资料查阅和使用，有利于促进档案利用效率的提升。

二、数字化时代提高医院档案管理有效性的策略

数字化趋势的出现，给医院档案管理带来机遇，推动档案管理方式创新，有利于提升档案管理工作效率。但在实践中，一些医院档案管理人员素质偏低，相关制度不健全，制约管理工作水平提升，需要采取完善措施。结合管理工作需要，可以从以下几个方面入手，有效提升医院档案管理的有效性。

（一）建立专门的数据库。重视医院档案管理的网络化环境建设，管理人员应该结合医院档案管理需要设置专门数据库。实现对档案的数字化管理。根据医院档案管理实际情况，将医院各类文书方案的档号、分类号、题名、形成时间、主题词等录入计算机，建立医院档案管理基本目录数据库。档案数据库包括人事、病例、财务、科研等档案信息，构建强大的数据库，满足查询需要，为档案管理提供有效的服务。

（二）重视技术防护工作。对于医院档案管理数据库，为确保其安全，应该重视加密技术、防火墙技术的应用，做好病毒查杀工作，重视软件更新和升级。加强数据库的日常巡视，及时排除可能存在的安全隐患，确保计算机数据库安全。重视电子档案备份，进行加密处理，确保档案资料完整，满足档案信息资源使用的需要。

（三）健全完善管理制度。健全医院档案管理制度，确保数字化档案资料完整。重视档案资料分类处理，明确相关人员职责。制定医院档案数字化管理规范标准，明确管理目标和流程，促进档案管理水平提高。

（四）提高工作人员素质。引进计算机技术使用水平高、档案管理理论扎实、工作责任心强的管理人员，不断充实管理队伍。建立完善的管理培训制度，加强管理制度，数据库使用，数字化档案维护等各项工作，使之成为复合型人才。能熟练利用数据库、计算机、扫描设备、多媒体、互联网等开展医院档案管理工作，促进医院档案管理水平的提升。

（五）注重档案安全管理。提高安全管理意识，确保医院档案信息安全。档案数字化处理之后要做好存储和备份工作，防止数据丢失。并重视密码技术的应用，对档案信息设置密码，防止非法访问，保证档案信息资源的安全与可靠。同时还要加强计算机、硬盘、磁盘的管理，避免受到黑客攻击、病毒或自然灾害等影响。加强医院数字化档案存储、传输、处理、维护等各个环节的管理，有效保障医院档案信息资源的安全。

三、结语

总之，数字化时代，医院档案管理面临全新变革，同时也给档案管理带来新的机遇。例如，数字化趋势愈加明显，信息技术和扫描技术得到更为广泛的应用，给医院档案管理带来更大的便利。在这样的背景下，应该顺应数字化趋势，重视信息技术应用，完善各项基础设施建设，健全管理制度，提高管理人员素质，促进医院档案管理效率提高，进而实现对医院档案资料的有效利用。

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