论大数据时代背景下加强档案管理信息化建设的策略

田凌嫣

摘 要：大数据时代的到来为传统档案管理工作带来了新的发展机遇，同时也使其面临着巨大的挑战。因此，在新时代背景下，要充分利用各项资源，科学地筛选信息资源，实现档案管理的信息化、数字化建设。这样才可以优化数据整理形式，为用户提供更多的优质服务。本文分析了大数据时代下档案管理信息化建设中存在问题，并且提出加强建设的策略，希望可以为相关工作者提供一点参考。

关键词：大数据;档案管理;数字化;信息化建设

伴随大数据时代的来临，信息技术在档案管理信息化建设中发挥的作用日益显著。为了可以获得更好的发展，那么企业在生产经营中也必须要充分做好内部管理工作，特别是要充分重视档案管理。要充分发挥大数据技术的作用，积极地加强档案管理的信息化建设，在此基础上才可以全面提升档案管理的信息化水平，有效保证信息资料的安全性与可靠性，进而推动企业的良好发展。

一、大数据时代下档案管理信息化建设问题分析

1.缺乏对档案管理信息化建设的重视

目前，许多企业的管理人员还存在着思想意识较为薄弱的现象，没有充分认识到档案信息化管理的重要价值，对此更多的是抱有观望的态度。除此以外，在立法与政策等方面还缺乏对档案管理信息化建设的有力支持，于是就会严重影响到档案管理工作的整体效率与整体效果，导致规范性不足。而且，很多工作人员的思想认识较为薄弱，普遍将档案管理工作看作是日常的事务性工作，没有充分认识到档案管理工作的重要性，而且也没有掌握科学应用信息化管理系统的方法，能力不强、重视不足，因此也就会影响到此项工作的整体水平。

2.电子档案数据的安全性有待提升

在企业生产运营的过程中会涉及到许多机密文件，但是，截止到目前为止，还缺乏具有较高安全性能的电子信息管理系统，另外，往往都是利用第三方软件传递及保存电子文档，所以会导致电子文档数据的安全性受到一定威胁。例如，目前一些企业往往会在传送电子文件时使用电子邮箱或是QQ等，假如企业收发文件的账号与密码泄露出去，那么就可能会泄露档案的数据。不仅如此，部分企业为了获得同行的商业机密，往往会聘请一些黑客侵入到竞争对手的电子文件管理系统中，这样一来也就会导致对方系统中数据信息的安全性遭到威胁，所以就必须要采取有效的措施，努力保证电子档案数据的安全性。

3.档案管理人员的素质有待提升

通过优秀专业的档案管理人员的认真工作，才可以有效地提升档案管理的信息化水平。然而，通过对发展现状进行分析发现，一些企业的档案管理人员存在着思想意识较为薄弱的问题，更多的是简单处理档案在计算机中输入的纸质信息来完成信息化管理。然而，对于档案的信息化管理工作而言，其并非是简单的保存，而是要充分发挥大数据技术的作用，实现数字化与信息化管理。所以，目前的档案管理工作是无法与大数据时代的发展相匹配的，因此，就需要培养出大批优秀的档案管理专业人才。

二、大数据时代背景下加强档案管理信息化建设的策略

1.树立科学的信息化管理理念

档案管理机构的负责人员必须要充分认识到档案管理工作的重要性，要紧跟大数据时代的发展潮流，树立科学的管理理念。要充分认识到改革与创新传统档案管理工作的重要性，要认识到大数据技术的关键性价值。在实际工作中，要充分发挥各种信息技术的作用，积极地学习与掌握大数据技术的内涵，全面提升自身的信息技术应用能力，在此基础上才可以更好地推动档案管理的信息化建设。

2.加强基础设施建设

为了加强档案管理信息化建设，企业首先就必须要实现传统资料的数字化，其中会关系到很多工作，例如信息传递、档案收集与数字处理等，要获得有力的硬件与软件支持，营造出良好的网络环境。首先，要加强硬件建设，要配备一系列完善的信息处理设备，其中包括路由器、计算机与扫描仪等，在此基础上营造出良好的硬件环境。其次，要加强软件建设。要积极地构建科学、完善的信息化管理系统与管理平台，这样才能够更好地实现档案信息的网络化、数字化与智能化管理。

3.建立健全的档案数字管理系统

大数据时代背景下，要改变以往的档案形式，将纸质档案改变成电子版以及数字化档案。除此以外，也要充分发挥档案学方法与基本原理的作用，对电子档案与数字化档案进行分门别类的管理与存储。此外，要结合企业的发展状况，充分发挥科技的作用，建立完善的档案数字管理系统，并且要将此系统与企业的经营系统进行有机的融合，在此基础上有效、严格地管理各项档案资料，保证信息的准确性与完整性，及时、准确地传递与更新各种信息资料。除此以外，还要充分发挥云计算技术的作用，准确地分析与妥善地处理档案信息。而且，要实现横纵分析与动态管控的有机结合，要根据纵向时间线对档案信息资料进行比较分析。另外，也要实现对其他部门、同类企业与其他行业展开横向的对比分析，保留具有价值的信息，除掉无用信息，在此基础上，全面提高数据资料的准确性与可靠性。

4.制定完善的安全防护制度

大数据时代背景下，企业在生产经营中获得了档案信息化建设带来的许多便利，然而也会存在一些安全隐患。所以，企业需要制定完善的安全防护制度，要在档案信息化建设计划中加入系统安全保障的相关内容，要在技术、资金及管理方面制定完善的保障制度。在档案管理信息化建设过程中会用到许多的机械设备与人力资源，对此就必须要加强对于安全风险的管控，加强档案的保密工作。要在局域网的条件下运用各种信息数字化的生产设备，要严格地监督与管理人力资源，要将生产设备对应的责任人进行明确。在运用档案数字管理系统以前，要采取科学有效的方法对应用范围进行严格管理，其中包括客户的权限控制及信息库的备份，要利用入侵检测与数据加密等诸多方法，加强对内部网络问题的妥善处理，在此基础上才可以有效防范黑客的攻击，提升档案的安全性。

5.制定健全的檔案信息化管理规范

通过科学完善的管理规范可以有效地确保电子档案数据的安全性与可靠性，对此，可以从以下几个方面入手：一是实现电子档案格式保存系统及传递方式的有机统一。各部门在同时将电子档案发给某个部门时，假如在保存系统档案的格式与传递方式等方面存在着不一致的情况，那么就会可能会导致收件部门出现重收与漏收等状况，于是就会严重降低工作效率，影响到工作效果。因此，要制定统一、完善的电子档案编码制度。二是要对文件信息收发的记录单进行规范化的编制，针对企业各部门彼此间的来往电子资料要进行详细、准确的记录，这样才可以更加方便地对某个电子邮件进行查找及应用，工作效率更高。三是要制定统一资料收发机制，并且规范收发流程。例如，一般状况下，在对电子资料进行发送时可能会无法分辨收件部门是否已经成功接收文件。因此，员工就需要打电话与收件部门进行沟通与交流。然而，假如企业作出明确的规定，要求收件方在获得资料以后马上向发件部门进行反馈，这样才能够更好地防范以上问题的发生，更加方便、快捷。

6.加强档案人才队伍建设

为了可以在大数据背景下高效地完成档案管理信息化建设工作，那么就必须要建设一支优秀的档案管理人才队伍，进而把大量的复杂档案逐渐转变成信息资源，将更加优质的服务提供给广大的档案用户。传统的档案管理工作或是利用信息技术开展档案管理工作时都是转化知识资源的重要过程，其中会涉及到许多计算机技术，另外还有许多与信息密切关联的工作。因此，就要求档案管理人才必须要具有丰富的工作经验与较强的业务能力、实践能力。所以，各企业要加大培训力度，培养出优秀的综合型档案管理人才，从而有效地提高档案管理信息化建设水平。

总之，大数据时代背景下，传统的档案管理模式已无法充分地满足社会发展的需求，因此必须要实现对档案管理模式的改革与创新。要充分发挥网络技术与电子技术的作用，加强档案管理工作的信息化建设，积极地建立网络数据库，进而更加科学、规范地管理各种档案信息资料，保证资料的安全性与有效性，充分发挥档案信息资料的应用价值，增强企业的竞争实力，推动企业的可持续发展。

参考文献：

[1]彭 柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].山西青年，2017

[2]徐海燕.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].文存阅刊，2018

[3]富丽燕.刍议档案管理信息化建设的现状及应对措施[J].办公室业务，2017

[4]于雪莲.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].办公室业务，2017

[5]高 娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界，2018

（作者单位：四川航天職业技术学院）