新时期高校人事档案管理人才队伍建设研究

朱莎

摘 要：高校档案是高校活动的直接记录，一定程度上体现着高校的教育质量和管理水平。分析了新时期加强高校人事档案管理人才队伍建设的意义及存在的问题，提出了新时期高校人事档案管理人才队伍建设的对策。

关键词：高校;人事档案;人才队伍

人事档案是高校档案的重要组成部分，体现着高校人才引进、培养、使用等基本情况，是高校人才选拔和评定的依据。因此，档案管理人员应积极适应大数据时代的要求，全面做好人事档案管理工作，充分发挥人事档案的价值。

一、新时期加强高校人事档案管理人才队伍建设的意义

在大数据背景下，高校人事档案管理既面临机遇也面临挑战，要求高校必需加大技术、设备等方面的投入， 更要打造一支高素质的档案管理人才队伍，确保高校档案事业适应时代需求。新时期加强高校人事档案管理人才队伍建设，具有如下几个方面的意义：

第一，提高管理水平。加强人事档案管理人才队伍建设，首先，要努力提升人事档案管理人员的综合素质，应该既能掌握档案管理的专业知识与技能，也能把握人力资源管理相关知识，还应该了解高校人才的特征、高校教育基本规律。其次，档案管理人员要熟练掌握计算机软硬件相关知识，懂操作、会管理、能维护，从手工管理快速过渡到信息化、数字化管理。

第二，提升人才培养质量。高校人事档案管理人员，要系统记录高校教职工的岗位、职称、工资、科研等信息，以在干部任免、职称评聘等工作中提供准确参考信息。加强人事档案管理人才队伍建设，有助于确保人事档案工作的公平性、科学性，激发教职工的工作积极性，努力提高自身教学、科研和管理能力，保证高校人才培养质量，推动高校教育事业的发展。

第三，顺应人才强校战略的实施。高校人才的引进与培养，离不开人事档案管理工作。人事档案管理人员素质的提高，有利于准确应对和快速解决高校人事档案管理中的各类难题，能较好地避免学校人才战略难以实施等问题。

二、新时期高校人事档案管理人才队伍存在的问题

目前，部分高校對人事档案管理工作依然不够重视，相关管理制度不够完善，人事档案管理现代化建设滞后，还存在人事档案管理人员队伍建设缺失的问题，无论是人员数量，还是质量，都存在一些问题。

1.人员编制不足。许多高校都配置了专职的档案管理人员，但是人员的总数不够，专职人员较少，编制严重不足。随着高校规模的扩展，人事档案的利用率不断提高，档案管理人员的工作量也在加大，人员配置不够直接导致其工作难以按时按质完成、工作的连续性较差，影响了工作的质量。

2.人员综合素质有待提升。首先，观念转变慢，不够重视。一些人事档案管理工作者仍然遵循传统的观念开展工作，把人事档案看作是基本的材料和数据，把人事档案管理工作看作是简单的资料收集、分类、整理和保存，没有意识到新时期高校人事档案的作用，没有把人事档案管理工作上升到人力资源信息管理层面。

其次，人员引进随意，人才结构不合理。部分相关领导，管理观念滞后，存在安排领导家属、不按条件进人的现象，把综合素质不高的人员安置到人事档案管理岗位，一方面导致人员综合素质偏低，另一方面也制约了人事档案管理人员的创造性和积极性，降低了员工的满意度。从高校人事档案管理人员的学历和职称情况看，本科以上学历所占比例达不到50%，档案管理专业的员工在20%以下;受科研能力不高、名额等因素的影响，人事档案管理人员中高级职称人员寥寥无几，很多人员停留在中级职称上，即使达到了履职年限也难以晋职。一些兼职人员，仅仅凭借临时培训或者经验认知来开展工作，无法满足新时期高校人事档案管理工作的要求。

最后，档案管理人员科研意识薄弱。受旧的观念的影响，一些人事档案管理人员没有充分意识到档案科研的重要性，不能主动把人事档案管理工作实践和相关理论结合起来，缺乏探索和研究。科研意识薄弱、科研水平不高，直接制约了高校人事档案管理人员综合素质的提高。

3.缺失激励机制

一些高校由于对人事档案管理不够重视，不仅在档案管理的软硬件投入方面不足，制约着人事档案管理的信息化和数字化，而且缺乏对人事档案管理队伍的有效激励，导致队伍积极性不高。首先，缺失人力资源规划。高校人事档案管理人员，有的是领导安置的，有的是应聘进入的，还有的是校内转岗过来的，因此即使存在岗位职级制度，通过竞聘上岗，但实际上往往流于形式，基本是领导内定。缺失人才资源开发规划，导致了员工的公平感和能动性缺失。

其次，人事档案管理人才培养制度脱节。当前，我国有近30所院校开设了档案学本科专业，10余所院校开设了档案学相关硕士专业，但开展人事档案专业方向的更少。还有部分专业人才毕业后又不愿意从事档案相关工作，加之档案管理工作繁琐，在职培训和学习充电不够，使得一些档案管理人员难以适应新时期档案管理的工作要求，人才培养制度脱节。

最后，人事档案管理人才流失严重。高校人事档案管理工作者工作时间较长、工作强度较大，薪资福利又相对较低，加之职称评审、职务晋升困难等，所以岗位的吸引力不强，许多专业人才不愿意从事这项工作;高校对人事档案管理的重视程度不足，兼职人员从事档案管理工作的现象普遍，降低了工作人员的积极性和自豪感。这就导致高校人事档案管理人才异动频繁，人员流失严重。

三、新时期高校人事档案管理人才队伍建设的对策

针对新时期高校人事档案管理人才队伍建设存在编制不足、人员综合素质不高、缺失激励机制等问题，结合多年的高校人事档案管理工作经验，提出一些建议对策。

1.提高全体员工对人事档案管理工作的重视程度。领导、教职工以及档案管理工作者对人事档案管理工作的重要性认识不足，必然导致人事档案管理人力、物力和财力投入不够，档案管理工作者的综合素质难以提升。为此，高校要从多层面提高对人事档案管理工作的重视程度，推动人事档案管理人才队伍建设。

首先，领导层面。学校领导要充分意识到新时期人事档案管理工作在提升高校人才培养质量、顺应高校人才强校战略实施等方面的作用。督促相关部门健全人事档案管理制度、制定发展规划，对人事档案管理工作进行常态化的指导、监督和考核;同时，加大对人事档案管理的软硬件投入，从人员、资金、设备等方面对其提供大力支持，提高学校的人事档案管理水平。

其次，教职工层面。高校要加大人事档案管理的宣传力度，让广大教职工全面认识到人事档案管理的重要性，让他们了解和掌握人事档案的内容和管理办法、制度，意识到人事档案管理是维护自身利益的重要工作，从而支持和配合档案管理部门的工作。

最后，管理者层面。人事档案管理工作者要提高自身政治素质，更新管理思想，紧跟时代步伐，努力把人事档案管理工作和高校教学、科研工作等结合起来，为高校教职工成长、人才培养、科学决策等提供依据和保障。

2.合理配置人力资源。新时期高校人事档案管理人才队伍建设，既要重视数量建设，也要重视质量建设。

首先，配齊人员。针对高校人事档案管理人员编制不足的实际，组建专职的人员队伍是关键。高校在招聘时就要提高标准和要求，引进档案学相关专业的优秀人才，实现专职管理，避免兼职人员占据编制。各高校应结合学校规模、教职工人数、人力资源状况等情况，明确人事档案管理部门的岗位设置和人员编制，确保高校人事档案管理工作的正常开展。

其次，优化结构配置。第一，要确保档案学相关专业人才的配置比例，让专业的人干专业的工作;第二，要确保档案管理人员具备较高的学历和职称，提高本科以上学历、高级职称人员所占比重;第三，确保人岗匹配、人尽其才，在人才测评和工作分析的基础上，充分发挥档案管理人员的特长。

3.构建人力资源开发和人才激励机制。首先，确保人才引进、聘用、晋升等均遵循公平、公开和公正原则，营造良好的人才竞争机制。要尽可能避免优先安排领导亲属、论资排辈等现象，根据人员的综合素质决定是否聘用、是否提拔，最大限度发挥人才的作用。

其次，加强人事档案管理人员的学习和培训，培养优秀的管理人才。采取专题讲座、培训班、外出考察交流、学历提升等多种形式，提高新时期档案管理人员的综合素质;同时，采取传帮带、自荐推荐、岗位轮换等方式，畅通人力资源开发渠道，打造“少中青”人才梯队，加强人才队伍梯队建设。

最后，适当提高薪资待遇。要提高员工的工作积极性和创造性，留住优秀人才，适当提高薪资待遇是非常必要的。高校应在考评考核的基础上，客观评价管理人员的工作绩效，努力提高其薪酬和福利水平，同时重视人文关怀等精神激励，确保人才队伍稳定。

参考文献：

[1]朱 瑜.现阶段高校人事档案管理中存在的问题及对策研究[J].中国管理信息化，2018

[2]陈瑞珠.加强高校人事档案管理队伍建设的思考[J].哈尔滨职业技术学院学报，2014

（作者单位：昆明学院）