关于“数字档案”概念问题的探讨

张震霖

摘 要：在信息化日益发展的背景下，档案管理面临诸多的機遇和挑战。其中“数字档案”的概念问题尚未得到很好的解决，档案管理和研究的实践需要一个科学的“数字档案”概念来回应时代的需求，克服现实的矛盾，实现“数字档案”内涵和外延的统一。

关键词：数字档案;定义;档案管理

随着计算机、网络技术的飞速发展和进步，信息化突飞猛进，信息时代已然来临。在档案管理面临的诸多机遇和挑战中，“数字档案”问题日益成为具有时代前沿的讨论话题。本文拟就“数字档案”的概念问题，谈一点自己的理解与思考。

一、“数字档案”定义问题的有关实际情况

当前关于“数字档案”的讨论非常热烈，但在什么是数字档案的问题上，却没有一个明确的结论，在相关学术领域找不到一个确切的定义。

现在人们使用最广泛的概念是“电子档案”。2014年12月31日国家档案局发布的《电子档案管理基本术语》中这样描述：“电子文件 ：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。”

在实际的使用中，人们往往把“电子文件”“电子档案” “数字化档案”与“数字档案”相混用。但是，它们之间存在着明显的差别，它们都不能恰当地反映“数字档案”的本质。

此外，使用较多的还有“数字化档案”一词。而“数字化档案”在构词上则更加缺乏严谨性，既可理解为“数字化的档案”，也可理解为“进行数字化的档案工作”，两种理解差距巨大，不适合作为一个明晰的基本概念来使用。相对而言，“数字档案”一词则最为恰当，它既能明确地反映档案的本质，又能确切地反映档案的状态。

《档案学词典》对“机读档案”和“数据档案”两个词条，作了详细的描述：“机读档案：存入计算机中的由计算机读取处理的档案。可从办公室信息处理自动化过程中获得，也可将档案的文字和图形经过电子扫描或键盘录入存贮到计算机中形成。数据档案：以数据形式为主的档案。狭义指科学研究过程中和报表统计工作中产生的数据型档案。广义指可由计算机处理的机读档案，产生于计算机化事务处理业务中。”这两个词都强调了这种档案的计算机读取处理的特征，但“机读档案”从载体上看显然比“数字档案”更宽泛，“数据档案”从内容上看则比“数字档案”偏狭。

在国内相关学术领域中，宋岩在2005年首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。它同传统的用语言、文字记录的方式不同，记录时它是将语言、文字转化成一种代码，使用时又借助计算机工具将代码还原成语言和文字。从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。” 该定义强调了“数字档案”的生成基础、储存形式和转化过程。

2013年梁惠卿《档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析》中对相关概念进行了分析和比较，认为“所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。”指出数字档案“存在着信息的非人工识读性”“对计算机系统的依赖性”“信息的易变性”等特征，并提出了“数字化档案不是档案”的观点。 该定义强调了使用“电子设备直接形成”这一来源，其中的一些观点值得商榷。

截至目前，在有关的研究中已有数千篇文献涉及“数字档案”概念，而对“数字档案”定义进行描述的大约有十数篇。其中大多只是随笔带过，未作深入研究。

二、定义“数字档案”的必要性

定义是认识主体使用判断或命题的语言逻辑形式，确定一个认识对象或事物在有关事物的综合分类系统中的位置和界限，使这个认识对象或事物从有关事物的综合分类系统中彰显出来。

“数字档案”概念的提出是档案管理和研究的实践需要。首先，以计算机为基础的现代信息技术的应用过程中，产生了大量以数字编码形式存在的、有价值的、需要保存备查的信息资源，这些资源必然要求成为“数字档案”，成为档案管理的基本内容。其次，随着信息化、智能化、自动化的发展，尤其是在大数据飞速发展、信息网上高速传输的现实环境中，人们的社会活动方式发生了革命性的变化，传统档案管理理论、管理手段、管理方法、管理机制等等，都须进行相应的变革，跟上时代发展的步伐，以满足社会发展的需要。最后，大量的计算机“数字档案”产生后，在档案管理和研究中，由于概念定义和使用的混乱，使人们在相关的研究和操作中发生了实际的困难，突出反映了人们在认识上的分歧和相关理论研究的缺陷，一定程度上阻碍了相互间的交流。因此，档案管理和研究的实践要求提出一个准确的“数字档案”概念，做出明确的规定，来适应时代发展的步伐，厘清这种相对混乱的状况。

准确定义“数字档案”，是克服有关概念逻辑上的矛盾，实现“数字档案”内涵和外延相统一的需要。目前“数字档案”概念定义逻辑上模糊不清，导致“数字档案”在内涵和外延上的模糊和不一致，极大地影响了其理论的科学性。尽管在有关研究和讨论中，人们已经较为频繁地使用“数字档案”一词，但到目前为止尚未形成一个为大多数档案工作者和学者一致认同的、明确的概念，更没有被纳入档案管理的基本术语体系。因此，遵循定义的基本规则和要求，采用恰当的定义方法，对“数字档案”这个定义对象进行准确的描述，成为新形势下档案学理论研究中的一个重要课题。

三、“数字档案”的概念及其特征

“数字档案”是信息化背景下人类社会活动的反映，它是以现代计算机为基础的，以数字编码形式存在的档案。其主要来源：一是在以计算机技术为基础的信息技术的广泛应用中，形成了大量的数字资源;二是通过对已有档案资源的数字化工作，经过信息技术处理后转化形成的数字资源。当代计算机技术发展迅速，与其它科学技术相结合产生了巨大的生产力，广泛应用渗透于社会生产、生活等各个领域，在推动人类社会发展进步中形成了大量的信息数据文件。同时社会信息的处理和管理方式，相比于传统社会发生了根本性的变化，信息技术已经成为现代社会生产和生活各个环节有效运行的关键。

“数字档案”的存在和利用，需要与能够保证其安全稳定和有效运行的计算机软硬件资源环境相匹配。与传统的档案相比，它以数字化为基本特征。

“数字档案”与纸质档案在本质上是相同的，具有档案的一般属性，都是有价值、可保存，是信息与载体的统一，都有一定的物理实态，都是档案形成主体真实活动的记录，有历史参考利用价值，需要存档备查。同时“数字档案”作为一种以数码形式存在的档案，在记录、存储、运行、传播等方式上又有其特殊属性：

1.相对的依赖性和不可识别性

数字档案的识别、存储、运行依赖于计算机相关的软硬件、数据库与网络系统等资源，但是又并非固着于某一资源不可分离。相反，数字档案的信息，在一定的条件下可以离开原来的数字环境实现原质性迁移。但是，同时由于数字档案的存在形式实质是数字编码，一旦离开以计算机为基础的数字环境就会失去存在的基础。数字环境的变化，也可能引起档案信息无法识别或难以识别。

2.档案信息存储的高密度性和储存空间的超大容量性

数字档案资源的存储载体主要是磁盘、磁带、光盘、硬盘等，通过采用电磁、光敏等技术手段载录有关信息，具有体积小、容量大、密度高的特点。而且，这一特性还将随着信息技术和材料的提升而成倍增长。

3.档案信息的同时共享性

数字档案在一定条件下，通过网络技术，借助“信息高速公路”可供不同地区的人在同一时间查阅和利用同一份档案，实现及时、适时的互联互通，使档案管理和服务更便捷。有利于突破距离和时间的限制，更加便于利用，能更好地满足人们利用档案的需求。

4.档案信息安全保障的技术依賴性

“数字档案”的安全管理要求比传统档案管理的要求更高，其中主要体现在其更加依赖于计算机安全技术发展进步及其完备系统的有效保障。如设备安全、系统安全、应用安全、网络安全、数据安全等都直接与现代信息技术的发展紧密联系在一起。

“数字档案”正急速增长，数字化全息档案管理的方式将成为新—代档案管理的主要形式。给“数字档案”下一个明确定义，已是当务之急。

参考文献：

[1]《档案学词典》第445、446页.1994年7月第一版.上海辞书出版社.

[2]宋 岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报，2005

[3] 梁惠卿. 档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J]. 档案管理，2013

（作者单位：山西农业大学档案馆）