高校学生档案管理工作发展战略

葛珊

摘 要：档案管理在高校管理中占据非常重要的地位。近几年，高校档案管理工作飞速发展，取得非常显著的成效，但是在实际管理中仍然存在一定的问题。本文主要对高校学生档案管理工作中存在的问题进行分析，提出解决策略，希望给相关人员提供参考建议。

关键词：高校;学生档案管理;创新;策略

近几年，高等教育得到飞速发展，高校越来越重视学生档案管理工作，成为日常管理工作中的重要内容，档案管理工作水平的高低直接关乎学校的办学情况，同时学生档案信息可以为学校其他部门工作提供辅助作用，促使高校各项工作健康发展。做好高校学生档案管理工作，可以将学校的真实面貌显示出来，为后期招生以及学校发展具有不可替代的作用。

一、高校发展过程中学生档案管理工作的重要作用

高校教学过程中会建立多个档案，主要来源于教学、科研与管理活动，在促进高校教育事业的发展中提供了重要作用，档案信息可以为学校的改革与科研提供重要的参考凭据，为教学工作提供资源信息。高校学生档案作为教学中的重要信息资源，在社会上具有非常重要的价值，得到社会各界的关注与认可。当一些工作需要提供学生档案信息时，学校不仅能提供传统的纸质档案，还应有具有现代化特色内容的档案，所以学生档案管理工作需要做出改革，创新工作方式。

二、高校学生档案管理工作的特点分析

高校在档案管理工作中主要针对的对象就是学生，由于学生存在个体化差异，所以档案具有独特性。

首先，收集档案具有集中性。每年的9月份开学或者7月份毕业后，开始收集学生的档案信息。这两个时间段是学校的档案流入与流出的关键时期，档案管理工作比较忙碌。其次，档案具有周期性特点。高校学生的档案伴随着学生入学，直到毕业离开，具有一定的周期性，高校保存学生档案的时间，主要由学生的学制来决定。再次，档案材料存在多样性特点。通常情况下高校管理的学生档案，分为本科与研究生两种。高校不仅对正常统招的学生档案进行管理，针对一些预科生、特招生的档案也要进行管理，加上学生入学情况具有一定的差异，接受档案的类型就比较丰富多样，导致档案材料多样。最后，档案内容具有复杂性特点。一般情况下，学生一进入高校，档案上会开始记录学生的生活、学习以及各方面的情况，档案内容过多，比较复杂。

高校学生档案的复杂多样性特点，给学校档案管理工作带来一定的难度，同时，在面对巨大的压力之下，学生的档案管理工作也面临太多的挑战。

三、高校学生档案管理工作中存在的弊端分析

1.对档案管理工作缺少足够的重视，管理观念陈旧

在高校档案管理工作中会遇到各种各样的问题，主要原因就是学校对档案管理管理观念陈旧，不重视档案管理工作。有些高校，缺少专门的档案管理部门，认为只是学生的档案，不需要专人来管，找个教师兼职就可以，还有一些学校将档案安排到其他部门管理，无法将档案信息集中起来，只有在需要时才会临时收集档案信息。正是因为对档案工作的不重视，从而降低了档案信息的真实性，在学校管理中不能充分发挥出档案的价值。

2.在学生档案管理工作中缺少相应的规章制度

由于高校的档案管理工作缺少相关的制度与统一标准，缺少标准的档案建立与回归的时间，进而无法形成统一的学生档案管理制度，导致学生档案管理工作成为其他工作的附属品，学生档案管理工作毫无规律可查。

3.学生档案信息不充足

目前高校的学生档案信息内容上体现的学生素质情况与企业所需要的学习能力、创新能力等方面的材料比较少，其中针对学习情况的评语也相对较少。此外，不同院系班主任提供的评价也不全面，只是简单的“同意”“情况属实”等评语，缺少客观真实的评语。还有些学校，为了保证学生的就业情况，在毕业前将档案中所有的批评评语删掉，无法将学生在校期间的真实情况展示出来，更不了解学生的发展特征，档案信息内容不完善，信息量不够，档案本身的作用得不到充分的发挥。

4.学生档案管理技术落后

大部分高校现有的档案管理模式比较落后，采用的技术陈旧，档案管理的方法仍然停留在纸质。近几年，高校扩招导致学校的档案存放时间短、流动快，传统落后的管理方式无法满足其发展需求。有些高校认识到这一点，开始使用计算机辅助管理，但也仅仅局限在基本信息的管理上，无法发挥计算机的管理能力，未能实现无纸化办公。

四、提高高校学生档案管理工作的策略

一份连续、完整的学生档案，可以从侧面反映出学生的学习能力与水平，了解学生在校的生活与学习情况。因此，做好高校档案管理工作，就能为用人单位选择人才时提供有利参考。为了能快速解决档案管理工作中存在的弊端，需要提出相应的解决措施。

1.加强学生档案管理工作的意识

首先，从领导层着手，增强领导对档案管理的意识，转变思想重视档案管理工作。其次，在校内成立专门的档案管理部门，引进更多专业的档案管理人才，建立一支专业技能高的档案管理队伍，专职人员负责管理工作，保证档案管理工作的专业化流程，及时收集档案信息资料，创建全面、连续、完善的学生档案的目标。

2.实现高效管理工作，按照规定对档案及时归档

根据学生的实际情况，出台与高校档案管理有关的法规，保证学生档案管理工作开展中有所依据。采用规范的方式强化人们对档案管理的意识，建立标准化、规范化的档案管理模式，确保高校学生档案管理工作可以顺利开展。

3.学生档案要及时调整

学生在校期间的生活与学习，都会在档案中完整的展示出来，可以将学生所有的成长都记录在其中。社会飞速发展的过程中，社会上对人才的需求也在发生变化，传统归档方式与范围已经不能满足用人单位对毕业生的需求。在原有的档案中，没有记录学生创新能力、情商、心理健康以及诚信等内容，這些内容是学生在校的真实表现，反映了学生个性化发展的特征，正是用人单位需要了解的部分。因此，高校学生档案管理工作需要紧随时代的部分，在不断地发展中改进自己的工作方式，并且根据实际情况扩大归档的范围，让学生的档案更具有实用价值。

4.促进档案管理工作的自动化办公

在档案信息管理中不仅要注重信息的完整性，还要使档案信息数字化。网络化建设让高校档案管理工作可以实现自动化办公流程。目前，高校会通过网上招来大量的学生，在高校中会出现纸质档案与电子档案并存的管理模式，在高校原有的管理信息系统中，可以开发出档案管理的功能，让学生通过网络将自己在学校的生活与学习经历都记录在上面，之后利用信息系统原有的功能进行操作与管理，将学生记录好的档案信息，进而建立一套网络化的管理体系，按照步骤对学生的信息内容分类与整理，当进入到系统之后就会出现学生的档案内容。通过这样的方式，减轻了档案管理工作人员的任务，提升了学生档案的利用率，只要在网络上输入信息，就会马上出现要查到的档案内容，同时针对原有的纸质档案需要不断的整理与跟踪，建立完整的档案管理新模式，保证学生的档案内容具有真实性与完整性。

5.借助科学技术手段，提高档案管理工作效率

在高校档案管理过程中，可以借助先进的软件与硬件设备，加大资金投入，适当的增加高校档案管理基础设施的建设与发展，已经成为档案管理工作顺利开展的前提条件。所以，为了提高高校档案管理工作效率，高校需要结合实际办公情况，适当的增加硬件与软件的投入，建立档案管理专属的数据库。例如，在高校档案管理过程中，针对内容出发，利用数据库的优势，将学生档案信息进行分类，从档案类型出发，可以将档案分为纸质类、照片类以及音频、视频类等。

五、结论

综上所述，高校学生档案管理工作在高校中占据非常重要的地位，可以将学生在校的真实情况详细展示出来，成为用人单位的主要参考材料。但是在實际档案管理工作过程中仍然存在一定的弊端，然而这些弊端想要彻底解决，最好的办法就是创新高校档案管理的方法与模式，加强学校对学生档案管理的重视，转变传统档案管理的模式，促使档案管理实现自动化办公流程，提高档案管理工作的效率，针对学生的个性化发展情况，适当地调整档案内容，促使档案管理工作为学校发展贡献力量。

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（作者单位：武汉理工大学档案馆）