关于档案信息化建设与档案管理的几点思考
2020-04-08赵林华
赵林华
摘 要:随着信息技术的发展,档案信息化建设是一种必然现象,为了更好的发展档案信息化建设,需要了解并解决所存在的问题,提升档案管理的能力,保证档案信息化建设的不断完善,本文指出了现阶段档案管理中存在的一些实际问题,提出一些相关建议和思考。
关键词:档案建设;管理;思考
随着信息化管理的普及,现代档案管理工作为适应社会发展而进行信息化,从长远方面来看,这也是世界发展的一种趋势。因此,为了与世界接轨,与时俱进,我国不断进行档案信息化建设,还引入许多管理技术,学习先进的理念,使其更具专业化。因此,无论是档案管理还是建设,我们有了突飞猛进的进步,但还是存在明显不足。
一、解析档案信息化建设
1.信息化起源
战场商场,情势瞬息万变,因此信息就显得尤为重要。档案是什么,档案是资料,建立档案就可以对任何东西的资料进行整合,它可以对军事、经济、社会等领域信息的整合,可以实现共享和交流。
2.信息化特点
在信息化建设的初期,仅仅只是实现了纸质向电子化的转化,实现了方便储存。在发展阶段,为了方便查阅,开发了一些检索工具等,从此档案信息化管理越来越在业内得到肯定,并开始进行全面普及。随着数字档案管理的来临,一些大数据的建立,还有管理网站的成立,这意味着数据管理越来越趋于专业化、成熟化,未来的发展趋势也渐渐展露。
二、档案信息化建设的必要性及内容
1.发展必要性
社会发展信息进步,已经融入到大众的日常生活及各个领域中,从当初接触信息化到现在,信息化的发展也不过短短几年,因为其特殊的方便性让我们完全接受并且发展信息化,还需要思索一系列完整的措施。为了推行信息化的建设,一定要了解当前的形势,有效地将信息化与当前形势结合发展。科学利用现代信息技术管理资源档案,这不仅能提升档案管理的效用,也能更好地进行档案管理工作。
2.发展的措施
档案管理建设文明社会的一个必然途径,因此相关人员的专业方面,就显得尤为重要。他们不光要具有相关的专业知识,还要有服务大众的服务意识,管理人员不同于其他服务人员,他们是具有专业知识的技术人员,但是他们也需要做服务大众的工作。档案信息化建设在社会上的推行还有改革,需满足发展的需要,要加强人员的素质还有专业知识。建设方面还要有硬件设施的保障,一定保障硬件设施的质量,不定期的进行检测和更换与维护。档案管理的硬件组成包括计算机储存数据库,还有局域网等。管理水平是档案信息化建设的一个重要因素,现阶段最常用的管理模式是电子化档案管理,其已经得到时间与实践的检测。但随着时代的不断进步,对档案管理水平有了新的要求,需要与时俱进,不断的创新以适应不同领域的发展,促进社会的进步。
三、目前档案信息化存在的问题
1.人员存在问题
档案的检索已经五花八门,各式各样,但还是有许多单位采用传统的信息检索手段。传统的方法会花费大量时间,而且对于一些经验丰富的管理人员也是需要花一定的时间。很多地方在原有的检索方式上进行不断的改进,创造出新的检索工具,但却都是如出一辙,没有能够提高效率,虽然档案信息化的发展进步飞速,但是在人员方面更替还未有长进。现在在职的档案管理人员大多数都是以前传统的档案管理人员,他们还是按照自己传统的方式进行管理,缺乏先进的实践知识,还有并未掌握先进的管理方法,也意识不到信息化的重要性。上级对人员的培养方面可以说是微乎其微,部分的管理人员缺乏对本工作的热情,不思进取也不主动学习先进的方法,在服务态度方面也不尽完美。虽然互联网的发展已经让不少单位引用信息化管理模式,但在调查过程中,发现实际的效果并不是太好,最主要是单位的一些人员对其重视程度达不到要求。不能充分认识到档案管理的方便性及其战略意义,没有对很多信息进行处理,然后导致信息的泄露,最终造成损失。现在很多地方的管理人员都是一些不能接受新鲜事物的人,思想较为陈旧,不仅接受不了新的事物,而且对新的管理模式有排斥心理,对信息化管理的建设不能起到积极作用。在这种环境下,许多档案管理没有长久的规划,也没有信息资源的整合,当然也不具备一些科学的方法。对许多信息化建设还停留在基本的信息录入,更未实现资源整合及数据共享,这一切都使信息化建设发展缓慢。
2.技术问题
虽然推广信息化建设已经成为一种趋势,但是人员存在问题,技术方面更是存在许多问题,因为技术的问题而导致档案信息遗漏现象发生的概率大大增加。给相关工作带来许多难度,既浪费了整理的时间,而且也不利于数据的保存,严重影响管理工作的进行。当代商业机密,也越来越被重视,许多企业会为维护他们的商业机密而花大价钱,在以前一些纸质资料的遗失并不能造成很大的问题,但现在一旦技术上导致资料泄露,那将是毁灭性的。由此可见技术方面是支持信息化建设的基础。
四、档案信息化的建议
1.加强数据的完整性和准确性
档案信息化工作的开始,需要相关人员去进行数据的收集还有整理。数据的收集及整理仅仅只是第一步,后续更需要相关人员进行深入的挖掘和研究,合理的分类及整理数据,更是要确定数据的准确性及完整性。为下一步建立相关查阅打下基础,每一个环节都需要进行反复处理,更是需要进行查验和审核。
2.建立相关制度
对于档案管理人员工作散漫的问题,必须制定完善的相关规定制度,要求管理人员严格遵守每一条制度,不得违背原则问题,才能推动档案管理工作的发展。管理部门必须加强与其他部门的交流力度,不断获取信息,同时保证信息的实时更替。在人员选用制度方面,一定要保证人员的专业性,这样培養人员时,可以有效对他们的管理意识进行提升,而且也可以为以后的管理工作进行基础建设。相关工作人员也要对资料的重要性进行认识,这样才能做好资料的归档准备,认识重要资料的机密性,并做好相关措施,推动档案信息化管理建设的进程。
3.技术更新及资金保证
各行各业的不断发展,信息更替,不断流通,各种新名词、新信息的出现,需要不断完善档案管理的数据库,因此需要保证档案管理的稳定发展,需要不断学习相关技术,还有对档案管理的安全方面也要进行完善。例如,设置相关访问权限,禁止数据的泄露,要加大相关资金的预算和投资,在信息时代信息就是金钱,加大资金的投入也就相当于投资,实时加强档案管理技术,并实时补充档案完整及准确性。
4.从业人员的把控
人员的专业性也决定了行业的发展。随着档案管理信息化的不断完善,对其从业人员要求也越来越高。聘用相关人员时,需选择优秀的综合型人才,从业者必须学习档案相关专业,在一些业外人士看来,档案管理工作是一个人人都能去进行的工作,而事实却是档案管理工作内容是有许多专业化要求的。首先,在计算机能力方面增加更多要求,需熟练运用网络进行编程,还要会网络安全的维护和相关保护。其次,是需要对档案的储存、修改、统计操作。在人员选择方面需要合理的、能够激发人员工作的热情,为岗位招募合适的人才,在保证基本工作的前提下,能为行业做出贡献。提高学习能力的要求,时代在进步,行业也在发展,只有不断获取最前沿的信息,不断的学习,才不会被这个时代所抛弃。需要相关从业人员学习充实自己,跟上时代的步伐满足行业人才的要求,要有创新进步精神,行业的进步需要人才的推进,在工作方面不要重复旧的方式,想方设法创新,创造出新的模式来达到相关目的。例如,档案管理网站的美观性及简洁性,如何让服务变得更加完美,这些都是需要相关从业人员进行创新的。
五、总结
时代的变迁,信息的更替,对于现在社会来说已经习以为常,没有一个行业是一成不变的,因此档案管理信息化建设是非常之重要,信息交流推动社会进步。各单位需要将目前建设中存在的实际问题,进行思考和改进,转化观念进行相关工作的运行。现代的信息化档案管理的重要性不同于以往,运用得当不仅可以节省大量的人力、物力,还可以节省大笔的资金。许多相关企业已经非常重视档案管理的建设,这不仅是一种趋势而已经是一种发展的必要性,随着信息化时代的来临,档案信息化管理已经是不可阻挡的发展进程,未来的管理会更高效、更安全。
参考文献:
[1]梅 桦.关于档案管理信息化与档案信息伦理化建设的几点思考[J].中外企业家,2019
[2]吴雅鸣.新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].内江科技,2019
[3]张红霞.关于档案信息化建設与档案管理的思考[J].办公室业务,2019
(作者单位:河南财经政法大学)