大数据背景下人事档案电子化管理探究

崔淑君

摘 要：在大数据背景下，人事档案管理工作面临着诸多挑战，传统的管理模式逐渐暴露出一些问题，对人事档案管理工作的开展产生了较大的负面影响。而电子化管理是一种比较现代化的管理模式，将其应用到人事档案管理领域，能够有效提高档案管理工作的整体效率及质量，使档案资源的使用价值得以充分发挥。为促进人事档案电子化管理的有效进行，本文就针对大数据背景下人事档案管理中存在的问题进行分析，探究大数据背景下人事档案电子化管理的具体策略，希望能为人事档案管理工作的发展提供有利依据。

关键词：大数据;人事档案;档案管理;电子化管理

近年来，随着大数据技术的快速发展，我国人民能够以有限的时间获取大量的信息，对提升档案管理工作效率起到了较好的积极作用。为促进人事档案管理工作的高效进行，解决传统管理模式存在的弊端，需要充分发挥大数据在人事档案管理中的作用，实现电子化的档案管理模式，为人事档案管理工作的开展提供有利支持。同时，开展人事档案电子化管理不仅能够提高档案管理工作的整体效率，使档案资源的利用率得以提升，也能够促进事业单位朝着科学的方向不断发展。通过深入分析人事档案管理中存在的问题，有利于提出一些可靠的参考依据，促进人事档案电子化管理的顺利开展。

一、大数据背景下人事档案管理中存在的问题

1.档案管理人才的流失率较高

在人事档案管理工作的发展过程中，必须要具备大量专业的档案管理人才，便于及时发现人事档案管理工作中存在的问题，采取具有针对性的措施对其进行优化，促进人事档案管理工作朝着科学的方向不断发展。但是部分事业单位对档案管理人才队伍的建设投入较低，以致档案管理工作人员的薪酬待遇处于较低的水平，这不仅影响到档案管理工作人员的工作积极性及主动性，也容易出现较严重的人才流失问题，难以满足人事档案管理工作对各类型人才的需求。面对这种情况，需要建立完善的管理制度，充分发挥激励制度的作用，进而吸引更多优秀的档案管理人才，减缓档案管理人才的流失速度。

2.管理技術与基础设施较为落后

在以往人事档案管理工作时，存在较严重的人才匮乏现象，无法为人事档案管理工作提供足够的复合型人才。大部分档案管理工作人员都是掌握了一些基础知识，懂得运用一些简单的档案管理技术，难以适应信息化时代的发展要求，导致人事档案管理工作的网络化及数字化水平较低，不利于人事档案管理工作的持续发展。其次，在进行人事档案管理工作时，需要大量的基础设备及相关设施，但是在实际的档案管理过程存在管理软件较落后、人员数量不足、档案室占地面积不足等问题，对人事档案管理工作的开展产生了一定的负面影响。最后，一般在进行目录编辑的时候，需要充分利用计算机技术，但是整个操作过程存在一定的复杂性，且信息存储量不足，以致对信息进行统计产生了较大的时间成本，严重影响到人事档案管理工作的效率。

3.档案信息的利用率较低

随着事业单位或相关企业的持续发展，人事档案的信息量越来越多，对档案信息进行收集的同时，也要对其进行充分利用，使其能够成为促进各项工作顺利开展的参考依据。然而就实际情况来看，许多档案管理人员对档案信息的利用广度及深度不足，所采取的手段也比较传统，难以充分发挥档案信息的使用价值，给人事档案管理工作的长远发展带来一定挑战。由于档案信息的利用率较低，无法及时发现组织管理工作中存在的问题，也就无法采取具有针对性和科学性的处理措施，对事业单位或相关企业的发展产生了较大的负面影响。造成这种情况的主要原因就是档案管理工作人员对档案利用的重视性不足，未能充分认识到人事档案管理工作在集体与个人发展中的重要意义。

4.档案管理人员综合素质不高

作为人事档案管理工作的实施者，档案管理人员的能力及素质直接决定着整个档案管理工作的水平，是提高人事档案管理工作效率及工作质量的重要因素。虽然在引进档案管理人员的时候，对档案管理人员的能力及素质提出了较为严格的要求，但是对档案管理人员综合素质的持续发展缺乏重视性，未能做好档案管理人员的培训工作，导致档案管理人员对相关新知识和新技术的掌握程度不足，难以正确处理档案管理工作中存在的问题，严重影响到人事档案管理工作的质量。同时，大部分档案管理人员自身的学习意识不高，对学习新知识、新技术存在一定的抵触心理，过于依赖自身的工作经验，这就很容易出现各种各样的操作失误，进而给人事档案管理工作带来更多隐患。

二、大数据背景下人事档案管理的具体策略

1.建立完善的人事电子化管理制度

建立完善的人事档案电子化管理制度，有利于提升人事档案电子化管理工作水平，使人事档案管理的整体效益得以提升。对于人事档案电子化管理制度的建设，首先要明确档案管理工作人员的基本职责，做好纸质档案的归类整理工作，将人事档案完整地录入到系统中，防止出现档案整理失误、档案录入失误等不良问题。在进行人事档案电子化管理工作时，需要及时将工作中出现的问题向上级反映，采取具有针对性的措施对其进行处理，将档案管理问题所造成的影响控制在最小范围，使人事档案管理工作的有效性得以提升。同时，为促进人事档案电子化管理的发展，需要对各种档案管理问题进行分析，便于提出可靠的防范措施，将其编入人事档案电子化管理制度中，为人事档案电子化管理工作的开展提供有利支持。此外，需要建立完善的激励制度，做到赏罚分明，以此调动档案管理人员的工作积极性，使人事档案电子化管理的目标得以顺利实现。

2.确保人事档案电子信息的安全性

虽然电子化管理模式能够提高人事档案管理工作的整体效率，使档案资源的利用率得以提升，但是整个过程也存在着许多新的问题，尤其是人事档案电子信息的安全性受到较大威胁，比如病毒入侵、黑客攻击、系统损坏等等都直接影响着人事档案电子信息的安全性，进而出现档案信息丢失、档案信息泄露等不良情况。因此，在进行人事档案电子化管理工作时，需要充分利用现代信息技术，做好系统安全防护工作，使人事档案电子信息的安全性得到保障。具体来讲，可以选择专门的传输通道来进行人事档案电子信息的传输工作，实现档案资源的密闭保存，还可以对存有重要信息的计算机设备与外界进行隔离，避免因黑客攻击造成信息泄露等问题。同时，可以利用数据加密技术对人事档案电子信息进行处理，减少档案信息泄露事件的发生。此外，需要强化各个档案管理工作人员的信息安全意识，规范档案管理工作人员的行为习惯，熟悉掌握相关的法律法规，避免因人为操作失误造成信息泄露等情况，为事业单位的稳定发展提供有利基础。

3.规范电子化工作流程，做好信息审查及反馈工作

根据现状来看，大部分企业在进行人事档案管理工作的时候，缺乏规范的电子化工作流程，以致人事档案电子化管理存在一定的滞后性，甚至存在某部分工作漏做等不良情况，严重影响到人事档案电子化管理工作的质量。因此，为促进人事档案电子化管理工作的有效进行，首先就要对档案电子化工作流程进行改进，提升电子化工作流程的规划性，使其能够充分满足企业对档案管理工作的要求。将管理流程作为保障，将业务流程作为主体，促进人事档案电子化管理的顺利开展。在进行档案资料的收集工作时，需要做好档案的预处理工作，之后对其进行数字转化，并将其存储到数据库中，便于借助相关软件对其进行充分利用。只有实现流程化的档案电子化管理工作，通过组织、计划、控制、领导、指挥等方式进行部署，使人事档案电子化管理工作得以有效进行。

4.加强电子档案管理人才的培養，树立终身学习意识

在大数据背景下，人事档案电子化管理对人才的要求不断提高，想要保证人事档案电子化管理工作的有效进行，就必须要加强电子档案管理人才的培养，确保档案管理工作人员的能力及素质达到要求。首先，需要加强对档案管理工作人员的知识培训和技能培训，使其能够熟练掌握相关的理论知识和工作技能，尤其要学会运用各种信息化处理技术，将其灵活运用到实际工作中，使人事档案电子化管理工作水平得以提升。其次，需要做好人事档案电子化管理的宣传工作，提高档案管理人员对档案电子化管理的认识，充分认识到档案电子化管理对企业发展的重要意义，明确自身的工作职责及相关要求，以严谨、细致的态度做好各项工作。最后，需要构建和谐的沟通交流环境，促进档案管理人员之间的相互交流、相互学习，促使档案管理人员能够树立良好的终身学习意识，进而根据档案管理需求进行自我强化，为人事档案电子化管理的开展提供有利支持。

三、结语

综上所述，在大数据时代背景下，人事档案管理工作面临着诸多挑战，这就需要利用现代信息技术对其进行合理改进，实现电子化的档案管理模式，为人事档案管理工作的发展提供有利支持。为促进人事档案管理的电子化发展，使其能够适应时代发展的要求，需要充分了解人事档案管理的现状，建立完善的人事档案电子化管理制度，确保人事档案电子信息的安全性，规范电子化工作流程、做好信息审查及反馈工作，加强电子档案管理人才的培养、树立终身学习意识，通过各种方式提高档案管理水平，促进人事档案电子化管理的持续发展。

参考文献：

[1]周 华.大数据背景下人事档案电子化管理研究[J].文化产业，2019

[2]孟 爽.人事档案电子化管理探究[J].办公室业务，2019

[3]丁丽娜.人事档案电子化管理及其存在问题和相关措施之管见[J].科技创新导报，2019

（作者单位：滨州市水利建筑安装工程处）