办公自动化在档案资源优化整合中的应用

廖惠芳

摘 要：在信息技术飞速发展的今天，信息化建设成为档案管理的新模式，而办公自动化成為提升档案资源优化水平的重要手段。在办公自动化的支撑下，档案管理资源得以高效整合，加快构建更加科学的档案管理体系。基于此，要以办公自动化为背景，对其在档案资源优化整合中的应用进行系统分析，探讨二者融合发展的策略，为新时期档案管理效果的增强奠定坚实的基础。

关键词：办公自动化;档案资源;优化整合;应用

一、前言

对于办公自动化而言，其代表的是现代办公环境的发展方向，其对档案资源的整合优化产生巨大影响。基于办公自动化背景之下，档案资源以电子化方式存储，能够依托信息化载体进行查阅与使用，信息资源的传输速度更快，突破时空限制。办公自动化凸显信息与载体的统一，这在根本上为档案资源的优化带来全新发展契机。为此，要重视对办公自动化视角下的档案资源整理优化进行系统分析，强化两大优势的互补，在根本上为信息资源价值的发挥创造有利条件。

二、准确掌握办公自动化的涵义

对于办公自动化，主要是以现代网络技术为依托，发挥办公自动化系统在现代办公中的作用。在办公自动化的支持下，全面融合计算机、网络技术、通信技术等，对信息进行广泛、迅速的收集整理以及加工处理，是科学决策不可或缺的依据，对提高办公效率意义巨大。当前，办公自动化技术愈加先进，自动化程度更高，跨平台、个性化等成为突出特征，强化统一与独立的结合，支持多移动终端使用，拥有更加规范的标准。同时，办公自动化与档案管理系统的结合更加紧密，将无缝对接作为目标。

三、档案资源优化整合的理解

对于档案资源优化整合，其结合社会需求，针对以独立状态存在的档案信息资源进行融合操作，构建档案资源全新有机体，强化资源共享，是档案资源开发利用的重要途径。从手段上分析，档案资源优化整合主要以目录数据库以及全文数据库为主。依托传统档案管理方式，档案信息资源收集以及利用都深受限制，资源整合方式凸显单一化的特点，共享范畴受限，也就是说，档案领域的资源优化与整合尚未实现真正效果。在互联网技术应用下，档案资源优化整合获取全新形式，以先进的技术为手段，融合网络、通信等技术，突破数据在时空、结构等方面的分割状态，实现资源系统化整合与优化，构建信息交换与共享平台，也就是说，档案信息服务实现了网络化模式。

四、档案资源优化整合中存在的不足

随着办公自动化发展的加速，其涵盖档案整合的诸多内容。在办公自动化与档案资源管理相结合的过程中，要重视探索发展特征，明确影响，获取档案资源优化整合的新方法。但是，在发展中，比较突出的问题是档案资源优化整合人员尚未确定;在档案管理应用中，部门之间存在各自独立的状态，管理体系存在差异，彼此之间衔接不畅;档案资源保密度不高。对于档案而言，其收录的信息丰富，能够服务于决策与发展，需要依托自动化技术，支持档案管理工作的开展，维护数据资料的准确性，保证收集整理的高效性，为日后查阅与使用奠定基础。但是立足当前，在自动化系统应用过程中，忽视保密性的价值，重视度不足。鉴于电子文件的易变性，其缺乏有效的、标准的与统一的形式进行约束，因此，在查询与使用的过程中，被更改的几率提高，很难及时被发现，档案安全性与可靠性受到威胁，不利于档案信息的保密，这在根本上不利于档案资源系统与办公自动化系统的融合。除此之外，电子文件档案与传统档案存在较大差异，尤其缺少类似印章类的准确审核，因此，这对档案安全性的评估十分不利，很难实现对档案完整性的有效维护。随着信息技术影响力的不断扩大，档案管理人员面临新的职业要求，尤其是信息素养亟待增强。无论是应对全新的信息化档案管理模式，还是办公自动化方式，人员的专业技术、能力等方面都需要优化与完善。但是，很多档案管理人员忽视办公自动化对档案管理人员技能水平的要求，尚未充分认识到自动化与信息化带给工作的新挑战，与时俱进思想严重不足，忽视新技术给档案管理工作带来的价值，很难将技术有效应用在资源整合与优化之中，阻碍信息资源的高效利用，直接影响办公自动化系统与档案管理系统的对接。这些因素的存在都威胁档案资源利用效率，资源浪费突出，重复工作严重，导致办公自动化背景下的档案资源优化整合工作尽显不全面与不完善性。

五、办公自动化背景下档案资源优化整合的模式

1.档案资源优化整合的必然性

立足办公自动化背景之下，档案资源优化整合也进入全新发展时期，集中体现在两个方面，即办公自动化对档案优化整合的影响以及深化信息开放。但是，整个研究凸显局限性，尚未实现对档案资源更多领域的深入探究。一方面，档案资源优化整合主体不清晰，各方面关系尚未理顺。另外，针对档案资源的管理与应用，部门之间的系统尽显独立特征，对接难度较大，档案资源共享率不高，引发资源浪费现象，造成收集整理的重复进行。除此之外，办公自动化背景下，档案资源优化整合相关研究不足。因此要重视对办公自动化环境下的档案资源优化整合问题进行系统研究，加快构建新型管理模式，强化二者实现更加有效的对接与融合。

2.办公自动化与档案管理系统的融合模式

（1）融合方式

在档案资源开发利用中，档案资源优化整合是核心，代表档案信息化发展的方向。优化整合的目的是加速资源查询与使用效率，增强资源共享性，有效应对档案信息资源的分散性与孤立性的缺陷。办公自动化环境之下，目录与电子文件数据是档案信息资源的重要构成，在数据加工与处理之后，能够融入档案管理系统之中。事实上，办公自动化系统与档案管理系统处于相对独立状态，信息孤岛现象比较严重。为此，很多数据加工处理都出自手工方式，一般需要经过几个环节完成目标：首先，要对办公自动化系统中的目录数据以及电子文件进行下载保存。其次，对数据进行处理，以筛选与格式转化为主要任务，保证其满足档案管理系统的导入要求。再次，将电子文件数据上传至档案管理系统。在整个操作中，消耗大量人力物力，存在严重的重复性，很难保证信息的安全性与完整性。依托办公自动化平台标准的插件规范、应用开发接口以及数据交换接口，使得办公自动化与档案管理系统获得有效对接的依据。

（2）融合流程分析

办公自动化系统与档案管理系统的对接以无缝对接为特征，需要在掌握两个系统底层协议与数据结构的基础上，借助接口程序，构建两个系统实现对接的数据通道，强化数据互通。也就是说，电子文件数据的归档依据数据接口程序完成，摆脱人工操作的束缚，在根本上实现档案资源归档的自动化与标准化。首先，从数据标准约定角度分析，对于办公自动化系统形成的数据以及档案管理系统待导入的数据而言，存在差异性。接口程序要依托特定的数据标准，增强系统数据识别能力。传输数据以目录以及电子文件数据为主，各自借助不同的形式进行归档与存储。其次，在办公自动化系统与档案管理系统关联互通中，目录数据的对接是核心环节。办公自动化系统导出的数据极具复杂性，类型繁多，筛选必不可少，目的是保证与档案目录的一致性。同时，在进行系统对接的时候，要维护数据长度与类型的契合性，避免出现数据容量不充足以及类型不符的现象，降低数据丢失率。再次，在目录数据导入完成的条件下，需要对电子文件进行挂接操作，将其置于对应的目录数据。每条目录对应的电子文件需要依靠单独的文件夹进行存储，目的是为管理员信息输出提供便捷。对于数据接口，一方面要维护数据完整性，促使数据能够完整地传输至档案管理系统。另外，数据力求规范性，结合档案类型，对办公自动化系统中的数据进行有序导入。除此之外，数据安全性要保证，鉴于网络传输的应用，数据接口程序需要实施加密处理之后进行传递，有效避免传递中安全风险。

立足新的发展时期，办公自动化成为趋势，其影响力遍及诸多行业与领域，而档案资源优化整合重视与办公自动化的融合，为档案资源管理效率的提升营造良好的发展环境，实现档案管理系统与办公自动化系统的无缝对接，提升归档工作的智能化与标准化水平，推动新时期档案事业的稳定与可持续发展。

参考文献：

[1]王筱倩.办公自动化系统与办公自动化和档案管理系统优化整合模式研究[J].中国新通信，2019

[2]李尚松.办公自动化系统到档案管理系统对接的设计与实现[D].内蒙古大学，2019

[3]徐微微.试论基于办公自动化下的电子文书档案管理方略[J].吉林化工学院学报，2019

（作者单位：河源市妇幼保健院）