高校档案信息化管理模式建设研究

赵静

摘 要：对档案进行信息化管理，不仅是高校发展建设的要求，同时也是档案管理的要求。随着社会的发展，加强对高校档案的信息化管理，对于建设高水平高校等，都具有非常重要的作用。本文在此基础上，对我国高校当前档案管理的现状进行研究，发现其中存在的问题，同时提出具体的档案信息化管理模式，希望能够促进我国高校档案管理水平的提升，促进我国高校的全面发展。

关键词：高校;档案信息化;重要性;管理模式

随着我国教育事业的发展，以及人们对档案管理要求的不断提高，在当前高校档案管理工作中，加强对信息化的建设，不仅能够提高档案管理水平，同时也能够促进高校的发展，对于提高高校发展的质量等，都能够起到非常重要的作用。尤其在我国信息化水平不断提高的情况下，加强对档案的信息化管理，对管理模式进行创新，不仅是我国高校当前档案管理的要求，同時也能够提高高校的管理水平，促进我国高校的全面发展。因此，对我国高校档案管理的现状进行研究，同时提出具体的对策建议，希望能够促进我国高校档案管理信息化模式的发展，提高我国高校档案管理的水平。

一、高校档案信息化管理的重要性

随着我国教育事业的发展，在我国高校的建设过程中，加强对高校档案管理的信息化发展，对于提高我国高校档案管理的效率，促进我国档案管理模式的提升，方便人们对档案的查找等，都具有非常重要的作用。结合我国当前高校档案管理的现状，笔者将高校档案的信息化管理的重要性，归结为以下几个方面：

1.有利于加强对档案资源的利用

首先，加强对档案的信息化管理，对档案管理模式进行创新，能够提高我国高校对档案资源的利用。在高校发展中通常会保存有大量的档案资源，对高校各项职能的发挥以及开展，都起着非常重要的作用，总的来说高校效能化发展的好坏，将会在很大程度上，受到档案整理效果的影响。而在我国信息化技术发展的背景下，加强对高校档案的信息化管理，不论在信息化手段，还是在资源的应用上，都具有相应的外部条件。其次，在对高校档案资源进行整理的过程中，会将档案中有利于学校发展的资源进行归纳整合，对管理者决策的制定，能够起到非常重要的参考作用，同时也能够最大化地，使档案信息资源得到有效利用。

2.有利于促进档案业务发展

加强对档案的信息化管理模式的创新，也能够促进高校档案业务的发展，提高高校档案管理水平。在高校的发展过程中，对档案业务的建设有一定的要求，不仅要发展好高校当前的任务，同时还需要加强高校档案业务的开展。在高校档案的管理过程中，相关的档案资源首先需要形成相应的文件或者文书的形式，随后这些资源会被移交给相关的档案管理机构，对这些资源进行统一、有序的整理。同时还需要注重提高档案管理的质量，以及档案信息化管理模式的应用，在整理过程中如果发现存在的问题，需要对档案进行修复整理。

3.有利于确保档案工作的良性运行

在高校档案管理过程中，对信息化模式进行探讨，也有利于确保档案工作的良性运行。高校档案整理工作，其主要内容是将相关档案进行搜集，通过一定的顺序进行排列，以方便日后进行相应的查找，这些都有利于促进档案工作的良性发展。比如，在平常的档案整理过程中，我们会对档案进行系统化的整理与编排，为档案的多元化检索提供了依据。从我国当前高校档案的管理现状能够看出，有效的档案整理在一定程度上，促进了我国高校档案工作的良性运行发展。

二、高校档案信息化管理模式中存在的问题

随着在我国高校的发展，人们对高校档案的信息化发展，已经表现出了足够的兴趣，但是在实际的档案信息化管理过程中，人们在信息化方法的应用，以及所取得的效果等方面，都有一定的欠缺，需要采取有效的措施进行改进。笔者对我国高校档案管理工作进行研究后，将高校档案信息化管理模式中，存在的问题归结为以下几个方面：

1.档案管理人员的素质有待提升

从我国当前高校档案管理人员的情况来看，大多数档案管理人员，其文化水平都相对较低。在我国高校档案信息化模式的建设过程中，工作人员是其中存在的问题之一，比如，人员素质偏低，给高校档案的信息化管理工作带来了相应的影响。这些问题主要表现在以下几个方面：首先，在高校新招收的档案管理人员中，普遍存在着学历较低的现象，这些人员对档案管理的热度不够。其次，受到传统档案管理方法的影响，工作效率低下，工作时间较长。更重要的是在档案的管理过程中，非常容易出现档案的损毁乃至于丢失的现象。

2.高校档案信息化管理水平相对较低

从我国高校当前档案管理的情况来看，在信息化模式的应用上，还存在着管理水平相对较低的现象。虽然在实际的档案管理过程中，人们已经能够加强对信息化手段的应用，来促进高校档案信息化模式的发展，但是在发展水平上，仍然有待提升。随着我国高校档案管理事业的发展，很多新方法以及新技术逐渐应用到档案的管理过程中，但是从整体上来看，我国高校档案管理中的信息化水平仍然偏低，极大地影响到了档案管理的效率。比如，在一些盖有公章的档案中，除了要进行纸质版的文书档案整理工作，还需要形成相应的电子档进行保存，但是我国目前对电子档使用的较少，而纸质版使用的则较多，信息化程度仍然欠缺。

3.档案管理不够规范，信息化手段应用较少

高校对档案管理仍然存在着不规范的现象，同时在信息化手段上也应用较少。一些高校甚至都没有使用信息化设备以及手段，来对高校档案进行信息化建设。因此，在我国高校档案管理过程中，普遍存在整理不规范现象，比如，收发不及时、档案的完整性以及准确性无法得到保证等。同时在立卷归档过程中，没有严格执行相关规章制度，使得以后对档案的调阅难度较大，这些问题都对我国高校档案的整理工作带来了不利影响，不利于我国高校档案管理信息化模式的建设与发展。

三、提升我国高校档案信息化管理模式的方法和措施

通过上面的研究能够看出，在高校的档案管理过程中，采用信息化的模式，加强档案的管理，能够有效提高档案管理的效率，方便人们对档案的查找。虽然在高校档案管理过程中，人们已经采用了信息化的方法，对信息化管理模式进行了探讨，但是仍然存在着相应的问题。因此笔者总结了以下方法和措施，希望能够提升我国高校档案信息化管理模式的发展。

1.提高档案管理人员的素质

在我国高校档案的信息化管理过程中，人们需要提高档案管理人员的素质，对档案管理人员进行相应的培训，提高他们的业务技能，促进档案管理人员的全面发展。从上文的分析中能够得知，高校档案管理人员的素质，是影响档案管理效率的重要因素，因此高校需要不断提升档案整理人员的素质，提高他们的技能，加强对档案整理人员的培训教育。严把进口关，不断招收素质较高，业务能力过硬的档案管理人员。只有不断提高我国档案管理人员的素质，才能促进我国档案管理工作的有序进行。

2.加强对档案管理信息技术的应用

在高校档案的信息化管理过程中，我们还需要加强对档案管理信息化技术的应用。比如，高校可以引进更多的信息化设备，在档案的管理过程中，加强对信息化的渗透。高校档案管理工作需要与时俱进，不断应用先进的科学技术，来促进高校档案的整理工作，加强对档案的管理，使得档案管理工作能够朝着信息化以及电子化方向发展。必要的资金投入必不可少，高校需要加大对档案信息化管理工作的资金投入。

3.提升档案管理的规范程度

在高校档案的信息化模式发展过程中，我们还需要不断提升档案管理的规范程度。在高校日常的档案管理过程中，经常会出现整理不规范现象，使得后期对档案的查询难度较大，甚至会出现因为不规范，而导致档案损毁的现象。因此，高校需要加强对档案整理规范的管理，不断促进立卷归档科学化。在档案的管理过程中，做好防火、防盗以及防潮等方面的保护。同时也需要定期对档案进行检查，及时发现并解决存在的问题。从我国高校档案管理的情况来看，大多数学校已经制定了相应的规章制度，对档案进行管理。但是在信息化模式方面，仍然存在这方面的问题，需要进行规范。

四、总结

在高校档案管理过程中，采用信息化的方法，来加强高校信息化模式的发展，既是我国教育事業发展的要求，同时也是提高我国高校档案管理水平，提高高校发展的途径。所以我们需要加强对档案管理人员的培训，提高他们的业务技能，促进我国高校档案信息化模式的发展。

参考文献：

[1]吴 玲.地方高校档案信息化管理模式研究[J].中国集体经济，2019

[2]乔 园.高校招标档案信息化管理模式构建研究[D]，2016

[3]杨志光.高校招标档案信息化管理模式构建研究[J].人力资源管理，2018

（作者单位：焦作师范高等专科学校）