基于大数据思维的电子档案管理策略研究

郭亚丽

摘 要：信息时代背景下，档案管理已经逐步走上了电子化的道路，电子档案的应用日益普及，在管理效率与便捷性上表现出了超越传统纸质档案的优势。近年来，大数据技术成为信息技术领域创新研究的热门方向，还带来了一场技术上的变革，催生了具有时代性的大数据思维。这一新思维对电子档案管理也提出了新的启示，为进一步提高我国档案管理的水平，本文将针对基于大数据思维的电子档案管理策略展开研究。

关键词：大数据思维;电子档案;管理策略

档案管理本身是对重要的档案信息进行分类保存、管理和使用，无论是纸质档案还是电子档案的管理，保证档案信息的真实性、安全性，发挥档案信息的价值都是档案管理的重要目标。在电子档案管理模式下，由于计算机系统及数据库技术所提供的支持，档案数据信息的收集和使用都变得更加便捷高效。档案工作者还需要树立大数据思维，对电子档案管理的策略进行优化，充分地发挥档案信息的价值。

一、大数据思维的内涵解读

2008年，在维克托·迈尔-舍恩伯格及肯尼斯·库克耶编写的《大数据时代》中，首次提出了大数据的概念，并对其进行了定义，这也开启了大数据时代的大门。大数据时代的到来意味着思维的革新，大数据思维已经成为当代专家学者探究的重要主题。总的来看，大数据思维的内涵包括三方面核心内容，分别为全样思维、容错思维和相关思维。

第一，全样思维是与抽样思维相对的，大数据技术出现前，由于常规技术难以实现短时间内对海量数据的总体捕捉和处理，在数据处理上，主要采取抽样的方式。抽样方式下所获取的只是数据总量中的一部分样本，抽样的随机性和不稳定性，决定了所抽取样本并不总能够完全反映调查对象的总体特性，进而导致数据分析的结果不准确，其对于数据信息应用价值的发挥也将产生影响。全样思维则是关注整体样本，不再进行抽样，而是对调查对象涉及的所有数据进行捕捉、处理及分析，更加关注整体而非部分，所处理的数据量大，但能够达到全面覆盖，可以避免抽样过程中存在的不稳定性，最大限度地保证数据分析结果的准确性。可以说大数据思维是一种更精确、客观、全面的思维方式。

第二，容错思维是在全样思维基础上进一步延伸出来的。传统数据抽样处理方式下，对样本数据的质量有着较高的要求，容错率较低。这主要是由于样本数据一旦出现错误、偏差、异常就可能导致分析结果与实际出现极大差别。全样思维就不需要过度苛求个别数据的质量，只需要将全部数据最真实的捕捉过来，并进行处理分析即可，所得出的分析结果也是最具真实性的。这种情况下，个别数据的异常、错误并不会对分析结果产生决定性的影响。这也就反映了大数据思维是一种接受错误、异常数据，具有高容错率的思维方式。

第三，相关思维强调广泛地关注数据及信息之间的相关性，并不局限于传统数据抽样处理下的因果关系。在大数据时代，因果关系的成立条件变得非常苛刻，由于以全体数据作为样本，任何一个异常数据的出现，都可能导致因果关系的失效。对比之下，相关思维则更适合于大数据分析。基于相关思维，在数据分析中更加注重挖掘数据之间、数据与结果之间的多种相关性，这种对相关性的挖掘常常也能够成为解决现实问题的关键。

此外，大数据时代强调数据信息的价值，大数据技术的研发目的，绝不是简单的对庞大数据量的处理，而是发挥大数据的实践价值，因而大数据思维也更关注以大数据为现实问题的解决提供可靠服务。因此，还可以认为服务思维是大数据思维内涵的延展。

二、以大数据思维强化电子档案管理水平的策略

1.重视档案信息采集，保证电子档案管理的全面性

大数据时代背景下，对档案管理的全面性提出了较高要求。以全样思维为指导，在档案管理中需要将管理的关注点从重点信息扩大到全部信息，从而整体把握档案信息所反映的客观现实，这样才能做出最准确的分析与判断。档案信息采集是电子档案管理工作的基础环节，要保证电子档案管理的全面性，就必须先要对档案信息的采集工作给予高度重视。档案管理部门应当建立高效完善的档案信息采集工作机制，借助数字化、智能化管理技术的应用优势，将涉及档案采集的各个节点接入到计算机管理系统中。开发档案信息自动采集功能模块，在相关数据信息生成时，将备份信息自动发送到档案数据库。需人工录入的数据，则在工作人员完成人工录入后，再上传至数据库，由数据库自动进行分类存储。在此基础上，通过大数据处理技术，在大量采集数据信息的同时，对所采集的信息进行分析比对，确定是否存在遗漏，当发现信息遗漏后，自动向相关部门及档案管理人员发出提示，进而由人工操作进行档案信息的补发。这样不仅能够保证档案信息采集的效率，也能够借助智能化管理减少档案数据的缺失、遗漏问题，保证电子档案信息采集的全面性，為全样本分析管理提供基础支持。

2.改变异常信息处理思路，提高档案管理宏观科学性

传统档案处理思维下，对待异常数据，大多是按照无效数据进行处理，在进行统计分析时，将数量较少的异常数据筛除后，再进行整体数据处理，以保证档案数据处理结果的规范性。但在大数据思维指导下，异常数据不再是无用的垃圾数据，反而可以从异常数据中反映出一系列微小的现实问题，这也是大数据容错思维的体现。因此，还需要改变看待异常数据信息的眼光，将异常数据作为有价值的信息进行重点分析，不仅要容错，还要关注个别数据的特殊性与差异性。如人事电子档案管理中，就要通过异常数据分析个体人员所具备的优点或缺点，以此可对个体成员进行不同培养方案的制定。在财务电子档案的管理中，则需要通过关注异常数据信息，从中分析单位经济运行过程中的不稳定因素，以及可能存在的风险，从而采取针对性的防控措施。在对异常数据信息的处理分析过程中，还需要注意对导致异常的原因进行分析，如果是人为失误操作所致，则需要加强对电子档案管理操作过程的监控，以保证档案信息的真实性，从而提高档案管理在宏观层面上的科学性。

3.强化管理者相关思维，关注档案信息间的多元联系

档案管理工作中所涉及的信息量大，信息间的关系错综复杂，要实现有效管理，还需要以对这些关系的良好把握为基础。传统档案管理模式下，更多关注直接因果关系，如不同阶段同类数据的变化情况，以及过程数据与结果数据之间的规律，这就导致档案信息的分析管理在一定程度上受到限制，所分析得出的结果，在解决实际问题时，也存在局限性。对此，在大数据时代，档案管理者则应强化自身的相关思维，在电子档案管理工作中，更加注重档案信息间的多元联系，把握间接相关关系，从整体角度发现档案信息间的相互影响规律，从而将信息相关的工作内容及部门的运行情况联结起来看待，在此基础上做好部门间的协调工作。不仅如此，相关思维还要求档案管理工作要有创新的眼光，即在档案管理过程中可以大胆地对信息间的相关性进行预判、推测，从而发现潜在的风险或机遇，也为档案管理工作的价值发挥奠定基础。

4.强化服务意识与共享意识，突出档案管理的服务价值

服务思维作为大数据思维的延展，对电子档案管理工作的开展具有一定的指导作用。档案管理工作不仅仅是对档案信息的处理，更重要的是为相关单位、部分的其他工作提供服务。因此，在电子档案管理中，管理者也需要强化自身服务意识和共享意识，一方面，明确档案管理所具有的服务职能，充分运用大数据技术、电子化管理手段，在提升档案使用便捷性的同时，提高档案分析的效率，并将分析结果直观、形象的展示出来，为使用者提供科学地决策指导。另一方面，要注重大数据思维下的信息共享，在保证信息安全的前提下，加强档案管理部门之间，档案管理部门与服务對象之间，档案管理部门与大数据服务机构之间的充分合作，全面提高档案信息的利用率。

三、结语

大数据思维改变了档案管理的传统思维方式，推动了档案在电子化管理后的又一次革新。当代档案工作者应当充分学习和利用大数据思维，积极发挥大数据思维及技术的优势，重视档案信息的全面采集、改变异常档案信息的处理思路、关注档案信息间的多元联系、强化服务意识与共享意识，创新电子档案管理的策略，为档案管理工作的科学、高效开展提供支持，促进我国当代档案事业的发展。

参考文献：

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[2]李 彦，王雪君.大数据背景下高校"大档案"管理体制构建研究[J].浙江档案，2018

[3]王 宁，李晶伟.大数据影响下的我国档案学研究发展刍议——基于实践需求环境的分析[J].档案与建设，2018

（作者单位：山西路桥第一工程有限责任公司）