大数据时代高校档案管理信息化的价值与措施

陈晓红

摘 要：档案管理信息化发展是大数据时代背景下的重要趋势，也是有效推动高校改革与发展的时代要求，如今云计算、互联网以及大数据等快速发展，为高校档案信息化发展提供了全新且可靠的支持。为此，如何有效落实信息化管理成为高校档案管理工作要点，本文基于此研究了大数据时代高校档案管理信息化价值与措施。

关键词：大数据时代;高校;档案管理;信息化

引言

大数据时代，档案管理工作具备了新型的管理技术，档案管理工作方式也因此而不断发生变化，只有全面更新档案管理工作方式、不断完善档案管理工作理念，才能真正有效提高高校档案管理工作质量，将信息化档案管理工作的价值充分发挥出来。目前，高校档案管理信息化建设依然存在着一些问题，使信息化管理价值无法有效发挥，为了能够改善这一情况，本文对大数据时代高校档案管理信息化价值、现状以及措施进行了分析：

一、大数据时代高校档案管理信息化价值

1.能够提供海量数据信息

传统高校档案管理工作方式经常会面临着数据信息量较少、数据信息收集不全面等特征。在大数据时代背景之下，数据信息丰富，来源多样，信息传输实效性也较强，能够有效满足高校对于各种信息数据的需求。高校档案数据信息数据量已经开始从传统的 GB 向 TB 级别扩展，现有的档案管理工作人员明显无法满足档案数据信息收集与管理，但是在大数据时代背景之下，海量信息支撑就能有效实现对数据信息安全性、可读性等价值的有效挖掘，这样就能有效解决档案数据信息资源不足等问题。数据存储方式的不断变化与发展，也促使数据信息存储效率在不断提升，有效解决了传统高校档案管理过程中存在的存储维护成本较高、存储能力较弱等情况。

2.能够有效满足数据挖掘需求

传统档案管理工作大多是以文字档案管理为主体，文字档案承载信息量较小，无法实现对人物、事件等多方面动态化描述，也无法有效实现对相关业务工作动态化跟踪，在一定程度上抑制了档案管理工作效率。但是，在大数据时代背景之下进行高校档案管理工作，就能有效实现对数据信息的深入挖掘与分析，就能在各种数据模型支撐下对各类数据信息进行提取、分类，从而及时寻找到它们之间的联系，进一步提高了高校档案数据信息存在的价值。

3.有效扩展了档案管理系统

只有做到按照大数据处理需求来进行数据管理系统扩展，才能对各类数据信息进行有效管理，从而更好地满足数据信息处理需求。云计算技术促使传统档案管理系统得到了扩展，现有的管理系统一定要以其作为构架来设计，这样才能更好地实现数据信息资源、存储资源等功效，进一步降低了高校档案数据信息维护成本，同时有效提升了档案信息化管理系统智能化水平。

二、高校档案管理信息化现状

1.认识不足

高校档案管理信息化发展是一项较为重要的任务，可是在管理实践过程中认识不足也是降低工作质量的重要问题之一。在高校档案管理过程中，最为常见的问题就是将信息化管理理解为将档案文献数字化、档案信息网络化建设直接等同于档案信息化建设。在这种管理意识之下，高校档案管理工作质量自然也就无法得到提升。

2.制度体系不完善

管理制度体系不够完善也是信息化管理过程中存在的问题之一。档案管理制度体系不完善，促使电子档案收集、归档、整理、存储与利用等一系列工作不够规范。为此，高校档案管理过程中，一定要积极构建电子文件归档管理制度、移交制度、维护制度，电子档案利用、鉴定、保密等制度。除此之外，在高校档案信息化管理过程中，因为各方面原因这一项工作也尚未有效落实下去，档案管理信息化工作没有及时纳入到单位规章制度以及工作流程之中。

3.管理技术不够先进

高校档案信息化管理过程中，管理技术不够先进也是较为显著的问题之一。在构建档案信息网络体系、明确相关技术标准以及构建网络软硬件环境时明显缺少对信息技术的判断能力，在选用相关系统的时候，管理工作人员也缺少前瞻性，没有对信息技术发展轨迹展开合理的预见，这也就无法保障信息网络系统在今后工作中的应用，档案管理工作可持续发展性无从谈起。

4.管理方面存在漏洞

高校档案管理信息化建设过程中，管理方面存在漏洞也是较为常见的问题之一。首先，学校对于档案管理信息化建设工作没有制定出合理且具有前瞻性的规划，也没有构建建设管理组织，在这种情况下，高校档案管理建设项目自然也就缺少技术、资金、政策等多方面的支持。其次，高校在档案信息化管理与建设过程中，还存在着盲目建设等问题，具体而言在建设过程中不重视投入产出比，在筹备过程中购置了大量的高新技术设备，这也就造成了不必要的浪费。最后，高校档案信息流通方面的问题也一直是信息化管理过程中的问题之一，例如，各类档案信息不够平衡、档案信息加工不够及时、档案信息数据应用不够合理等多方面。

三、大数据时代高校档案管理信息化措施

上述分析中概述了大数据时代背景下高校档案信息化价值与现状，为了发挥其有效价值，改善信息化管理与建设中存在的问题，笔者也提出了以下几点措施建议。

1.及时更新管理理念

在大数据时代背景之下，高校档案信息化管理工作质量要想得以提升，高校领导以及档案管理部门一定要及时更新工作理念，全面认识大数据时代档案信息化建设内涵与需求，及时摆脱传统思维束缚，充分借助于现代资源以及现代技术来展开档案管理工作，以此来真正将大数据与档案管理工作有效结合在一起，从而有效推动高校档案管理工作质量。

2.做好档案管理制度化建设及组织管理

大数据时代背景下，高效档案管理工作质量要想得以提升，还需要做好档案管理制度化建设以及组织管理建设。首先，档案管理部门负责人一定要明确档案管理工作，将其纳入到本单位信息化总体规划以及年度考核之中。学校可以结合实际情况来构建综合性数字档案室，这样就能有效实现各种门类、载体电子档案数据的集中统一与管理，从而有效满足数字化档案管理工作需求。在这一过程中一定要为其配备专职档案管理工作人员，同时积极构建出完善的单位档案信息化管理制度，这样就能更好地实现电子档案收集、归档、整理与利用，最大程度保障管理工作真实性、完整性与有效性。

3.做好软硬件建设

要想真正做好高校档案管理信息化建设工作，在实际工作过程中还需要加大资金支持，有效提升软硬件办公条件，促进信息化管理工作效率和质量得以提升。档案信息化建设是无法离开软硬件支持的，所以在管理过程中不仅要从制度上提高重视，还需要做好基础资金支持。第一，做好硬件基础设施建设，具体包含了必要的数字档案室等硬件设施，比如，服务器、可供存储电子档案数据光盘、磁盘、磁带机等数据保管等设备，这样才能更好地满足电子档案管理需求。第二，做好软件基础设施建设，具体包含了数字档案室应用系统以及气体相关必须要具备的软件，这样就能更好地实现电子文件存储、收集与管理，同时真正能够与单位OA系统以及业务系统来有效实现数据交换。第三，做好网络建设，可以连通电子政务网，将高校档案管理与同级数档案馆联系在一起，以此来有效实现在线数据移交与共享。最后，做好庫房现代化建设，例如，可以对档案管理库房进行温湿度采集与监控。

4.加强档案管理人员教育与培训

大数据时代背景之下，高校档案管理信息化价值要想得以发挥，档案管理人员素质也是其中较为重要的一点，所以还需要加强档案管理人员培训与教育，这样能够有效提升档案管理工作质量和效率。首先，可以提高档案管理人员业务能力，让其积极参与到各类信息化技能专业培训之中，让其积极学习先进的工作方式提高其管理技能;其次，加强安全教育，让其能够意识到信息安全管理的重要性。

四、结语

在大数据时代背景之下，高校档案管理工作也面临着全新的要求与挑战，身处在这种背景之下，如何有效促进档案管理信息化建设也成为高校档案管理工作质量有效提升的关键。为此，高校在档案管理过程中，一定要准确意识到信息化管理的价值，结合教学现状来展开合理管理与创新，从而真正有效提升高校档案管理质量，将档案管理的价值充分发挥出来。

参考文献：

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[5]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017

（作者单位：中北大学信息商务学院）