对当前政府采购档案管理工作的思考

高双鹤

摘 要：政府采购档案，即与政府在采购中形成的纸质和音像资料等，是需要长期保存并具有参考意义的。本文从现实出发，阐述了政府采购档案管理及其必要性，分析了当下政府采购档案管理的现状和其中存在的问题，提出了关于完善政府采购档案管理的一些合理化建议。

关键词：政府采购档案  档案管理  完善途径

一、政府采购档案的建立及规范意义

（一）政府采购档案发展历程

2002年审议通过了《政府采购法》，使政府采购行为有了法律规范。又在2014年对《政府采购法》补充完善，规定了政府采购档案的建立要求、保存时限、资料类别以及采购记录等，政府采购档案基本框架形成。2015年颁布实施条例，允许建立电子档案，对提高政府采购档案管理的效率有积极意义。随后建立了档案管理系统，加强了对政府采购的监管，有利于政府采购档案的规范。

（二）完善政府采购档案的重要性

规范政府采购档案，是贯彻“为人民服务”宗旨的要求，是“公平、公正、公开”原则的体现，对加强内部管理与自我监督有重要意义。近些年来，政府采购时常出现高价采购、标价与实际投入资金不符等问题，政府采购档案的建立，为追究责任提供了数据支持，利于公职人员廉洁奉公，提升政府公信力以及维护国家与人民的利益。

二、当前政府采购档案管理存在的问题

（一）缺乏对档案管理的重视

政府采购档案是对政府采购行为的记录，关系着公职人员能否履行好应尽的职责，但当前对其重视度严重不足，发挥不了档案管理的真正价值。此外，一些地方对档案管理的资金投入十分有限，缺少档案管理的专职人员，这使得采购档案缺乏相关信息，从而无法形成对政府采购的有效监管。

（二）档案整理与收集较少

档案中应包含在采购流程中形成的文字、表格、图像、视听、单据等资料。但很多地方对政府招标以及投标过程中未入选的部分没有录入到采购档案，这使得日后核对信息时缺少这部分的数据参考。部分档案整理时只对采购本身的文件进行归档，对与采购有关的供应商、网上公告反馈等信息没有整理，划分方法也未能做到统一，这必将给以后查阅整理带来麻烦。

（三）对档案管理与使用缺乏正确认识

当前政府采购档案还没有做到物尽其用，停留在建立档案的阶段，对于如何有效使用档案缺乏正确认识。主要有以下几种情况。首先，档案管理工作人员对信息化了解程度不高，如今已进入到信息时代，大数据、物联网、云智能和5G技术等词汇数见不鲜，但档案管理仍旧没能跟上时代发展。其次，对纸质档案与电子档案区别对待。部分管理人员在档案管理中只注重纸质档案，轻视电子档案，使得资源利用率较低。

三、优化采购档案管理的途径

（一）重视应用

采购档案即便建立得再全面也需要懂得利用，这前提是思想观念的转变。为此，应定期组织档案管理工作人员学习采购与采购档案相关的法律法规，以此提升档案管理者的理论知识水平和业务熟练程度，转变对待档案管理的应用意识，提高档案资源使用效率。

（二）形成统一标准

通過形成统一的政府采购档案管理标准，可以更好地整合档案，便于调取和整理，有利于促进档案管理工作良性发展。第一，应形成统一的档案分类标准，完善收集和存储机制。第二，应优化档案借阅的制度，明确借阅档案的主体、时间、数量以及归还时间，确保档案不丢失。第三，健全销毁制度，严格按照国家规定的程序执行。

（三）重视档案整理监督

通过把档案整理划为工作考核一部分的方式，促使工作人员重视档案整理工作，定期提交关于新增档案整理的报告，总结阶段性进展。同时，增强档案管理人员的安全意识，防止档案内容泄露。加大对信息安全的投入，增强电子档案的安全性。

四、结束语

总而言之，加强政府采购档案管理与运用对政府采购监督有重要意义，但目前档案管理机制尚未健全，仍存在诸多问题，需要档案管理人员转变思想，重视档案的有效利用，积极学习，提高自身业务水平，更好地为政府高效开展工作服务。

参考文献：

[1]马永群.把握政策尺度 规范零星采购[J].云南档案，2017（11）：54-55.