事业单位人事档案管理工作优化研究

刘舒

【摘要】事业单位内部优化改革是新时代发展的必然。为追随社会潮流，更好地服务社会，各部门必须携手共进，同谋发展。人事部门身为各部门幕后的服务者与引领者，其地位始终是举足轻重的——而人事部门中备受关注的工作重点，始终是人事档案管理工作。科学的人事档案，会为单位内部结构优化提供巨大的动力。换言之，人事档案管理工作发挥着基石作用。本文将简要阐明现如今档案管理工作存在的问题，并进一步提出解决方案。

【关键词】事业单位;人事部门;人事档案管理

一、人事档案管理工作的重要性

科学的人事档案管理为事业单位内部结构优化改革提供巨大的动力。人事档案真实地记录了各个员工的个人履历、品性道德、政治面貌，它能反映出该员工的全貌，是各个部门用人时的重要参考工具。人事档案直接关联到员工个人的社会劳动保障、个人工资待遇等方面，因此说人事档案部门是幕后的服务者与保障者。人事档案部门同时又为单位选拔、任用人才作出了突出的贡献，因此说人事档案管理部门是单位工作的先驱者、引领者。人事档案管理部门促进单位的优化改革，同时无论单位内部如何改革优化，该部门仍是事业单位中的重点部门。在招聘人才的过程中，人事档案管理部门发挥着引导作用。人事档案管理部门对用人部门全力协助，提供各个候选人社会实践经验、个人能力道德的对比。在日常的绩效考核工作中，人事档案又是上级领导决策的主要依据，促进赏罚客观性得以实现。它是各个员工日常工作最真实的监督者，真实地记录着员工个人的全方位数据。国家更是对人事档案管理工作提供了政策上的支持。《干部档案工作条例》中明确对档案管理部门干部的日常工作进行了规定与完善。第三条明确规定：

“干部档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选举贤能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。”在进一步深入阐释人事档案含义的同时肯定了人事档案管理工作的重要性，坚定了党与国家对事业单位人事档案管理部门的重视态度。

二、目前人事档案管理部门存在的问题

人事档案部门可谓是事业单位不可或缺的部门之一。在事业单位谋取进步的过程中，人事档案部门所发挥的力量不容小觑——科学的人事档案管理工作会直接提升事业单位内部人才密度，提高单位全体部门的整体水平，拉高工作效率。但着眼现如今各事业单位档案管理部门内部情况，其并未拉动单位人才密度达到预期值，并未发挥出人事档案的全部效能。目前人事档案管理部门所存在的问题主要体现为以下几点：

（一）单位对人事档案管理部门重视程度低。人事档案管理部门是长期效能的部门，外加其他部门干部对人事档案管理工作认识不足，经常会造成“档案管理部门日常工作轻松，为单位效力不够”的错误认识。目前众多事业单位对人事档案管理并不够重视，甚至出现部门内部干部身兼数职的现象，内部干部业务能力不够专业，导致人事档案管理部门无法展现其预期效能，进而又一次加深群众的错误认识，造成恶性循环。

（二）硬件设施简陋，降低档案利用率。目前某些事业单位依然存在着档案管理部门硬件方面的问题。投入资金不足，导致储备室空间小、环境差，安全设施不足，影响了档案的真实性，更是导致人事档案利用率的下降。传统的纸质档案对环境质量的要求较高，档案多、仓库小，环境差而潮湿，档案很容易褪色、发霉、虫蛀。

（三）管理水平差、业务能力低下。不少单位的人事档案管理部门内部干部并不够专业。档案摆放杂乱无章，無法在单位需要时提交清晰的对比文案，仓库不配备安全锁，闲人随意出入储备库……最近几年，聘任中考察、干部考核急需抽调相关人事档案，以上的失职严重耽搁了单位向前迈步的速度。还有的单位重视保管人事档案，大量投入资金，全面完善安全设施，却忽视日常工作中对人事档案的利用，严重地威胁了日常工作与考核的客观性。

三、针对目前人事档案部门所存在问题的优化

根据以上的几点问题，结合国家的相关制度与政策，提出以下几点优化措施：

（一）大力宣传人事档案管理部门工作，提高其重视程度。要想避免形成上文所提到的恶性循环，根本上的做法是加强对人事档案管理部门的重视。单位应落实国家政策，对人事档案管理部门扩大人才和资金投入，对人事档案管理工作的重要性多加宣传。在此之上优待人事管理部门内部干部，提高干部工作热情，进而达到提高工作效率的目的。《条例》中第七条规定，“每管理一千人的档案需要配备一名专职干部。有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员……不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。”事业单位应为人事档案管理部门提供充足的备用人才。专业的人事档案管理人才，可以对整个单位的内部结构优化起到引领作用，进而获取更加充沛的人才资源。选贤举能是人事档案管理部门的本职工作，当部门中注入了工作效率高的专业型人才，整个单位的人才密度就会以飞快的速度提上来。

（二）加大资金投入，提升硬件设施。人事档案管理部门内部干部应积极向上级汇报工作，并汇报硬件设施所存在的问题，请求拨款。切忌草率行事，抱有“侥幸心理”，认为档案内容因储藏环境而被破坏纯属客观问题，与自身无关。2017年国家人事档案管理办法第十五条规定：“人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁质的档案柜，经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施。”实现档案管理现代化的前提就是不断改进保管技术与保管方式，而改进保管技术与保管方式的前提就是加强人事档案管理部门的资金投入。只有硬件设施得到了进一步完善，人事档案管理部门的工作效率才能得到进一步提升，人事档案的利用效率才能够得到提升。加大人事档案管理部门资金投入也是提高对其重视程度的最直接、最有效措施，这对提高单位人才密度、加快单位改革优化进程都有着莫大的推动作用。

（三）提高内部干部自身职业素养。建立健全人事档案管理部门相关制度，约束内部干部日常工作行为。加大对内部干部的培训力度，不仅仅要提高人事档案管理部门整体的职业素养水平，更要促进其社会道德、个人修养等方面协调发展。同时加大力度实现人事档案的保密性，设立严密的借阅、归还、上报程序，禁止外界随意借阅，进而杜绝内部保密文件外流。人事档案管理部门内部干部更应当积极做好分内工作，妥善存放档案文件，在单位需要时第一时间拿出相关文件，保证单位各项工作的真实性与客观性。

四、小结

优化事业单位人事档案管理工作，重在转变固有观念，创新传统制度。新时代带来了档案管理部门前所未有的巨大挑战——档案数量多，档案内容杂……但只要内部干部爱岗敬业，踏实工作，这些巨大的挑战都会化为单位向前发展的动力。因此，内部干部应当响应国家政策，踏踏实实的进行日常工作，认真听取上级意见，紧紧跟随党的脚步。只有这样才能从根本上解决当今人事档案管理工作所存在的问题，保证单位人才密度稳定、持续上升。

【参考文献】

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[2]张洁.浅析人事档案管理中存在的问题及对策[J].建材发展导向，2016，14（9）：81-82.

[3]张桂英.浅谈人力资源档案管理中存在的问题及措施[J].档案管理，2017（03）：229.