提高中专学校档案管理工作研究

谈舒佳

【摘要】学校的档案管理工作是中专学校作为学生在学校中的成长参考信息，同时对于学校的发展也是一种有力的见证。所以对学校的档案管理工作来说，如何解决好存在的一些问题，不断提高档案管理的效率，对整个学校的教学管理水平及学校的整体发展的提高有着重要意义。学校的领导层及档案管理人员应该在日常的工作中重视档案工作，对学校的档案管理工作要保持较高的管理积极性。

【关键词】中专学校;档案管理;水平

一个学校在管理工作方面要想得到比较好的成果，就必须要有一个优秀良好的管理机制，有一系列工作严谨的人员以及管理系統，还要保证工作开展的体系结构能共同组成一个良好的管理机制，这是一个学校改善管理工作的必然选择。档案管理工作作为学校整体管理及教学质量的评定也决定着要在这方面有一个良好的管理机制。学校在档案管理工作人员也应有效提高自身在这方面的专业素质，保证在档案管理工作出现问题的时候能够及时地给出有效的解决措施。

一、准确理解档案管理工作的重要性

要想做好该项工作，首先就要正确认识到档案管理工作的本质以及意义，对于一个学校来说，它自身的日常管理及教学管理都离不开师资力量以及学生素质和教育工作的具体能力，然而学校的档案管理工作者就是要负责这些重要信息的整合以及收集。因为对于学校来说只有根据学校的档案资料才能够更加科学全面地去制定学校的教育改革方案和各项工作计划的制定，为此学校的领导人员必须要高度重视起档案管理工作的重要性。另外学校的管理人员还要认识到学校的档案关乎学校内外的所有工作，因为它不光记录着每一位教师的职称评定以及学生的学籍资料和各种组织关系，更记录着学校对内对外交流等历史的记录。对于学校来说学生和教师都是在不断的变动，那这些档案就要详细记录学校每一位拼搏过的教师以及学生，而档案管理人员就是学校成长和发展的见证人，更是把这些重要资料变成档案的关键人员。档案管理工作得到了重视，档案在学校的成长过程中也就能起到更重要的作用。

二、科学管理档案

（一）明确收集和借阅制度。档案工作开展的前提是保证收集到的信息资料要有足够的准确性。这就要求学校相关部门建立一个完善的收集制度，并且在实际工作当中严格按照相关规定的要求来完成工作内容，具体来说需要明确以下三方面的工作;首先工作人员，要有一个比较严谨的工作态度，对实际工作当中产生的一些技术文件以及收集到的信息，做到严格有序的存档档案的登记工作，在收集完信息之后，如何对这些信息做到有序的保存也是档案管理工作开展的必然要求之一，工作人员需要严格遵守相关规定的要求，避免出现资料遗失或是资料登记工作错误的情况，一个井井有条的资料存储系统是保证管理工作开展的必然要求。最后针对某一时间段对档案的调用情况来说，需要建立一个完善的档案归还制度，严格登记档案借出的时间以及档案归还的流程，保证在档案归还的时候不会出现流失的问题，确保档案完整性。

（二）提高归档质量和效率。为此学校的档案管理工作者必须要严格地按照档案的具体属性以及价值等进行科学的分类和管理，而且在归纳学校档案管理的过程中必须要做到心中有数，只有这样才能够真正地去提升学校档案的利用效率。在一般情况下，档案管理的主要对象就是学校组织的各项活动所产生的资料，为此档案管理人员必须要结合学校的实际情况来筛选各种资料，要尽可能地保证选用的资料能够比较全面地反映学校的整体工作。提高了归档的质量，必然提升了档案在日后的利用效率。

（三）存档系统化以及科学化。因此学校的档案管理人员必须要明白中专档案管理工作并不只是简单地去保存和提取各种资料，而是要在日常工作的过程之中将各种零散和杂乱的资料进行重组和分类，然后再按照一定的顺序进行编目。在进行存档的时候一定要按照学校的教学资料或者是课堂探究以及人事变动等本质规律进行存档，这样做的目的就是当学校有需要的话可以在最短的时间之内查找到所需要的档案和资料。另外在学校的档案管理过程之中，还要做好档案的鉴定工作，该项工作的开展一般情况下都是以资料的价值作为标准，然后去重点保护一些学校的重要资料，而如果是一些已经失效的档案或者是资料的话就要及时的清理，这样才能够最大限度地保证学校资料的有效期以及价值。

三、提高档案管理人员的素质和工作能力

在新的时代要求学校的档案管理工作也需要做出一定程度的改变，管理工作人员是影响管理工作整体质量的决定性因素之一。对于管理工作人员来说，首先需要是端正自身的工作态度，不断提升自身在档案管理过程中的能力，在正确理解档案管理工作的核心内涵的基础之上，提高自身对档案管理工作的负责任程度，这样才能够对所在学校的档案管理工作贡献出自身的力量。对于档案管理工作人员来说，建立一个完善的专业技能体系，这样才能保证管理方式走到前列，通过对档案管理模式的创新工作来不断实现档案管理业务技能的提升，这样不但对学校档案管理工作有很好的帮助作用，对管理人员自身的文化修养的提升也有一定的提升。随着计算机信息技术的不断发展进步，现阶段的档案管理工作已经离不开电子信息技术的应用，所以对于管理人员来说必须要掌握必要的电子通信技术，利用先进的档案管理技术不断地服务于社会以及学校。

四、重视学校档案基础建设

从中专学校目前的实际情况来看，在大管理方面的一些基础设施建设工作并没有做到位，缺乏较好的基础设施建设，这对完成良好的档案管理工作留下了不好的影响，所以对于中专学校来说，要建立一个完善的档案管理机构，从其他一些部门安排专门的人员来负责档案管理，这样才能保证档案管理工作效率的有效提升，与此同时，还需要组织学校的相关领导人员，不定期地对档案管理工作的完成程度进行严格的检查工作，防止在档案管理过程当中出现纰漏。对于学校档案管理工作的基础建设，主要包括对人员的培训以及对电子信息设备的使用，工作人员有一个高效率的信息收集办法才能保证收集整理信息的时候有效剔除不准确不完善的内容，但管理工作的监察办法不但需要相关领导的监督，更需要其他一些工作人员的建议。

五、找出管理缺陷并及时修正

从中专学校目前的档案管理工作本身来看，仍然存在着一些比较严重的问题，直接影响到了档案管理工作本身效果的实现，所以工作人员需要在档案馆中不断积极地寻找可能会出现的问题，并针对这些问题采取合适准确的解决办法，这样才能保证不会给以后的工作留下隐患。比如目前存在的一个问题就是学校相关领导对档案管理工作本身不够重视，这种情况下便很难给档案管理工作提供较好的资金以及人员方面的支持。对于这方面的问题可以组织相关工作人员进行上访，促进建设一个完整的档案管理制度。对于档案管理的缺陷不单单需要工作人员重视，学校的一些相关部门也应当采取一些积极的措施来提供帮助。

六、结语

综上所述，做好学校的档案管理工作对于整个学校的发展来说是非常重要的，而且我国中专学校的发展也离不开一个高素质和高技能的档案管理人才队伍以及档案管理的部门，因为从某种程度上来说只有保证档案管理事业的健康发展才能够进一步促进中专教学事业的进步，对于学校的整体管理水平提升也有重要意义，这几方面共同要求中专学校提高档案管理水平。为此中专学校的档案管理工作者必须要认清自身的责任，在此基础之上通过创新档案管理工作方法来促进学校档案管理事业的蓬勃发展。

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