“互联网+”时代高校智慧档案馆顶层设计研究

于莎莎

【摘要】国务院曾提出要创新政府网络化管理和服务，加强互联网与政府公共服务体系的深度融合，推动公共数据资源开放，构建面向公众的一体化在线公共服务体系。“互联网+”时代为档案馆的新一轮改革带来了机遇。本文主要从云计算、大数据、物联网等几方面阐述如何依托技术手段，整合档案信息资源，构建互通有无、资源共享的新型档案信息利用模式，并就存在的问题进行剖析。

【关键词】互联网;高等院校;智慧档案馆;设计

智慧档案馆是“互联网+”在档案界的主要实现方式，建设智慧档案馆是“互联网+”时代档案馆的必然发展趋势，高校档案馆作为学校的公共服务机构，承载着学校记忆与文化传播的功能，高等院校开展高校智慧档案馆建设，有助于促进高校档案信息资源的共建共享，其推行和发展将对智慧校园的研究具有极大推进作用。纳入智慧校园建设体系的智慧档案馆将为高校提供更加完善系统的信息资源，为师生提供更准确更便捷的历史信息与个人息息相关的档案信息，为社会提供更加完备的信息利用服务，其发展会促进各文化事业机构信息资源的二次整合，形成更完备立体的知识，甚至智慧，构建全面的一体化在线服务体系，完成档案管理为师生服务的宗旨，实现档案的利用价值。

一、相关概念解析

（一）智慧档案馆与高校智慧档案馆的概念。笔者认为智慧档案馆是将现代信息处理技术（包括云数据计算支持、大数据计算支持、物联网等）充分应用到档案管理的各个方面，再利用这些成果，通过智慧城市的应用层，将已经整理好的信息、知识乃至智慧主动推送到利用者手中，以达到人档关联、人人利用这个预期的一种新兴平台。高校智慧档案馆在智慧校园建设的框架下，利用丰富的馆藏资源实现馆际间馆藏资源的整合、传递、共享。

（二）智慧档案馆和智慧校园之间的关系。智慧校园为智慧档案馆的构建提供了基础，而智慧档案馆的发展也为智慧校园提供了智力支持。所以，基于两者的概念及其概念的延伸，笔者认为智慧档案馆和智慧校园的关系有两点，一点是二者在功能和作用是相辅相成的，另一点是两者的服务对象是相同的。

二、如何依托技术手段，构建共享型高校智慧档案馆利用模式

（一）云计算技术。云计算能通过网络“云”将巨大的数据计算处理程序分解成无数个小程序，利用云计算技术可以在很短的时间完成对数以万计的数据的处理，从而达到强大的网络服务。利用云计算技术，搭建“档案云”，你可通过网络连接不受时空限制地访问和存取分布在云端的资源，实现档案用户的资源共享。打造基于互联互通的档案网络，将各自独立而分散的档案资源，整合为云存储系统中的一部分，有助于实现若干个体档案馆的联动与馆际资源共享。从纵向上看，云计算增强了馆际间馆藏资源的互相传递。馆际间馆藏资源的互相传递是各地、各种类档案馆之间在云计算技术应用下的主要应用方式，其主要目的是加强馆藏数字资源的传递，如档案的索引、目录、全文等;从横向上看，云计算也增强了智慧档案馆与其他文化事业单位的信息交流，做到资源共享，互通有无。

（二）大数据技术。人们常说，当今的时代是一个信息大爆炸的时代。谁能抓住海量信息背后的规律，谁就能掌握这个时代的脉搏。将大数据技术应用于高校智慧档案馆的利用服务是重头戏。大数据具有高速、类型多样、存储量大等特性。 对于档案业务收集、保管直至利用等流程都产生巨大作用。例如，在收集环节，档案馆无须参照归档范围对归档的文件进行判定，大数据技术的分析功能可以自动对文件材料进行筛选;保管环节，面对冗繁的馆藏信息资源，大数据相对于云平台的存储功能，还有数据挖掘、分析等功能，可以对海量的档案信息资源进行逻辑处理，协助档案馆员提高查全率和查准率。

（三）单轨制档案管理的推进。伴随着无纸化办公的推进，档案载体从单纯的纸质向电子纸质双套制的变革，到从双套制转变为只存留电子文件的单套制变革（单套制-双套制-单套制），具有时间成本、经济成本、无线传输、知识管理等优势，无纸化办公模式可以使档案工作从繁重的整理活动中解放出来，使高校档案人员可以投入更多的精力有效挖掘档案信息资源所内含的隐性知识和显性知识，用于高校档案馆的智慧输出，更好地为用户服务。无纸化辦公进程的发展，尤其是单套制档案管理模式的推进是智慧档案馆不可或缺的一个条件，其多重优势对智慧档案馆的建设和运行具有很大影响，这个必然推进的进程，亦是智慧档案馆的“东风”。

（四）物联网技术。感知层、平台层和应用层共同构成物联网的基本架构。构建智慧档案馆的关键性技术之一就是物联网技术，物联网技术实现了人和物的链接，即将虚拟的档案信息和档案利用者之间联系起来。自动感知利用者的个人信息和需求信息，将档案的馆藏信息和利用者的需求信息有机联系起来，使档案利用者的个性化需求得到全面而准确的满足。利用者与档案馆藏的海量信息交互的过程，同时也是档案信息和利用者之间的沟通。这种沟通，使智慧档案馆对利用者的服务体现出两方面的优势：1.主动服务优势，感知层可以对来访者（查档者）的个人信息进行识别，比如，他们的年龄、单位、工作岗位等，根据他们的查档目的快速帮其查找到所需要的档案信息内容，改变了以往的坐等上门服务，服务方式更主动。2.针对性服务结合大数据分析平台，可以时刻收集用户的利用信息，并且将信息进行细化，比如，可以把用户所在区域、个人爱好、语言等信息进行细化，针对不同用户的不同需求，为其“量身定做”精准的服务。在经过大数据平台的信息处理后，形成新的利用方案，向用户提供有针对性的信息服务，形成“私人定制”的理想服务状态。

三、构建资源共享的档案信息利用模式中存在的问题及对策

1.需要政策的支持。高校智慧档案馆建设是推进智慧化校园进程的一个重要环节，肩负着记录智慧校园的发展历程，因此学校政策应给与大力支持，加大资金的投入，然而，许多高校对档案馆的关注度不高，觉得不能创造明显的经济价值，所以很少受到学校领导的重视，很难得到资金的帮助，这给智慧档案馆的建设带来了阻碍。2.标准体系的支持。高校较低的档案信息化水平和难以解决的安全问题对智慧档案馆建设存在一定的阻碍作用，高校应结合自身特点，建立相关标准。3.档案人才队伍的支持。高校档案工作者一般学科结构比较单一，熟悉档案是他们的专业优势，但大多数档案员缺少计算机知识的掌握，因此这就要求高校档案工作者在掌握专业知识的同时，通过多种途径和形式参加计算机等培训，同时提高创新意识，锻炼打造一专多能的复合型档案专业人才队伍。

【本文系黑龙江省档案局科技项目智慧档案馆顶层设计与运行模式探究（HDK2018—15）阶段性研究成果】

【参考文献】

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