互联网时代档案管理工作的现状与应对措施

聂丹萍

【摘要】在信息技术被各个领域广泛应用的发展形势下，数据形式的数字化管理模式为我国的档案管理工作提供了新发展方向。本文以档案管理工作为研究对象，针对其在实践中存在的问题进行分析，结合“互联网+”理念提出几点增强档案管理工作水平的建议，旨在进一步提升现代档案管理工作效率，提高档案的利用率。

【关键词】互联网;档案管理;数据库

互联网技术的普及，推动了大数据技术的不断发展，让其技术数据处理能力得到有效提升，为人们的生活、学习、生产等多项活动提供了便捷。档案管理工作也在这样的发展形势下，不断地应用与普及相关技术，让传统档案管理工作向着数字化档案的方向发展。可以说，基于互联网技术的档案管理工作，实现了数据存储的便捷性以及时效性。此外，随着互联网技术的应用，传统档案管理工作中的资源消耗也得到了有效的缓解。这也推动了我国现代档案管理工作的进一步发展。在这个发展过程中，慢慢呈现出了诸多的问题，只有针对性地制定有效的解决办法，才能够促进互联网时代档案管理工作的可持续发展。

一、互联网时代档案管理工作概述

互联网时代依托于信息技术与计算机技术载体，通过不断的创新与发展，出现了云计算与物联网技术，对人们的生活、生产、学习都产生了巨大的影响。互联网时代的来临，促进了其技术与各类型传统行业的相关技术的结合。在这样的发展背景下，档案管理工作中开始广泛地应用互联网技术、信息技术，并通过相关技术与传统档案管理模式的整合，创新出了新时代的档案管理工作。同时，还增强了档案管理工作的保密性，提高了档案管理工作效率。互联网时代档案管理工作内容见图1。

二、互联网时代档案管理工作的现状

（一）档案管理软件通用性不强。信息技术与计算机技术在档案管理工作中，具有非常强的适用性。为了能够更好地提高档案管理工作的效率，许多软件企业开始针对档案管理工作开发相关软件。这些开发的软件，或多或少都会存在一个较为明显的问题，即通用性不强。其问题主要表现在不同电脑型号或者不同管理系统等方面的影响，让档案管理工作无法在软件环境中得到较好的协调，导致档案管理工作效率不高，同时也对档案信息共享产生了非常大的影响。此外，其管理软件通用性不强的问题，给互联网时代档案管理工作的开展形成了一定的阻碍。如不同区域以及不同行业的档案管理工作要求不同，其具体工作对档案管理软件需求存在非常大的差异性。在缺少软件通用性情况下，对档案管理工作的应用变能力造成非常大的阻碍。

（二）缺少档案管理标准化及规范化。档案管理工作必须具备较强的标准化以及规范化细则，才能促进相关工作的稳定推进。随着互联网技术的不断发展，我国现代化档案管理工作已经取得了一定的成就，但依然受到发展环境的限制，导致不同部分的档案管理信息化建设工作呈现出差异性，如不同规模同行业的档案管理、不同行业不同规模的档案管理等。因此，无法真正意义上的针对档案管理基础性工作制定有效的标准化以及规划细则，导致互联网时代档案管理工作无法顺利开展。

（三）档案管理工作存在安全隐患。互联网技术的应用，为档案管理工作提供了非常大的便利性，同时其工作也面临着诸多的安全隐患。一方面，电脑系统中本身就会存在漏洞风险，当其接入网络之后，会面临着病毒以及黑客的威胁，甚至会造成部分机密档案信息发生被窃取的问题;另一方面，电脑系统存在崩溃风险，在一定程度上会给档案信息管理工作形成非常大的损害性。这些问题的存在，给档案管理工作预埋下了不同程度、不同类型的安全隐患。

（四）档案管理人员综合素质有待提升。互联网时代要想让档案管理工作得到可持续发展，必须提高对相关工作人员的要求。参与现代档案管理工作人员，需要熟练计算机信息操作术，并能够处理一些常见问题。但就目前参与档案管理工作人员而言，具备专业档案管理知识兼备熟练的计算机信息技术操作能力的人才非常少。所以，互联网时代的档案管理工作人员，需要从专业素质方面进行提升，让其具备较强的档案管理专业知识的同时，还能够熟练操作计算机以及相关的系统操作能力。

三、互联时代增强档案管理工作水平的几点建议

（一）转变档案管理工作理念。从某种意义上来分析，当前许多人对于档案管理工作的重要性并没有太强的概念。这个问题的存在，很大程度上阻碍了互联网时代档案管理工作信息化建设以及规范化发展的进程。因此，需要针对现代档案管理工作人员进行培训，让其能够对现代档案工作进行新的认知。通过在档案管理工作中构建电子信息化管理模式，让其能够及时转变传统的档案管理理念。通过电子信息化管理模式，不仅能够为档案管理节约大量存储空间，还能够促进档案管理工作效率的提升。同时，还需要对相关操作软件进行熟悉，确保档案信息的安全性与保密。互联网时代的档案管理工作，需要相关工作人员能够尽快对先进的档案管理模式以及技术进行了解，从根本上提升档案管理工作的服务意识，确保现代档案管理工作能够为民众提供优质的档管理服务。尤其是处于“互联网+”环境下，档案管理者在信息化建设过程中要树立大数据档案管理的思维，坚持“三融合”（技术融合、业务融合和数据融合）为主线，扎实推动“互联网+”档案高质量发展。利用好数据平台中的海量资源，为用户提供准确、便捷的服务，提高工作效率和服务质量。当前，许多档案机构的数字化已基本完成，并建立了本单位的信息平台，提高了档案管理和服务能力。在大数据时代，不同档案机构要加大对公共档案资源的开放、共享和使用，要考虑将这些分散的信息平台如何有效衔接、融合，推动档案公共数据平台建设。

（二）确保档案信息的安全性与保密性。在此环节中，需要构建健全的互联网时期档案管理制度，让现代档案管理工作能够得到规范化的管理。通过构建健全的档案管理制度，实现现代档案管理工作的责任分解，并落实到每一个工作岗位，明确每个档案管理工作人员的工作职责。目前，我国对于档案管理工作的保密性，还处于一个初始阶段。并没有行之有效的现代技术给予支持。因此，每一名参与档案保密工作人员，必须要树立起档案信息保密意识。从根本上意识到，确保档案信息安全性，才能够对国家利益、个人利益不受侵害提供保障。想要增强档案信息安全性，需要每一名参与档案管理工作人员，能够不断提高自身的网络、设备以及数据等不同层面的管理水平。同时，还需要借助高科技管理手段，对档案管理系统进行定期检查，确保档案管理系统的安全。如制定定期杀毒制度、定期修补操作系统漏洞、定期更新管理系统补丁等。

（三）构建符合互联网时代的档案管理数据库。互联网时代的档案管理工作，通常都是以数字档案的方式出现。在开展管理工作过程中，需要通过网络技术来进行数据传输，从而有效提高档案信息传输效率，让档案信息以数字化档案的方式存储于数据库中。而确保档案管理工作的高效性，则需要构建一个高效运行数据库。并且所构建的数据库要与网络传输速度相匹配的同时，还需要确保对其数据信息的读取要求得到有效的协调。以这样的管理模式，实现管理工作人员或相关查询人能够随时随地利用电脑来对相关档案信息进行查询。因此，为了能够让档案管理工作得到长足发展，必须要构建一套专业的数据库，为其数据提供最先进的应用软件。在进入互联网时代之后，网络速度得到了不斷提升，几乎所有企业办公都已经具备了自动化办公水平。不仅让现代档案管理工作表现出了开放性，人们对于档案信息安全意识也越来越高。在此基础上，应该不断加强对档案信息管理数据库运行安全问题的研究。

四、结语

综上所述，随着信息技术以及网络技术的不断发展，我国已经进入到了互联网时代。在此发展背景下，对于档案管理工作提出了更高的要求。虽然目前的互联网档案管理工作依然存在着许多问题，但通过及时转变档案管理工作人员管理理念，可以有效提升档案管理服务意识。同时，必须认真做好档案管理保密工作，确保我国的档案管理工作能得到可持续发展。

【参考文献】

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