“互联网+”时代档案管理工作的现存问题及优化途径

张捷

【摘要】现如今全球经济飞速发展，同时网络信息技术更是日新月异，在这样的时代，档案管理这个传统行业受到不小的震动，为了使得公共服务质量与大数据时代的需求相匹配，档案管理必须进行改善。本文从“互联网+”时代档案管理工作现状入手，探讨如何对其进行优化。

【关键词】互联网+;档案管理;优化途径

在“互联网+”的大背景下，各行各业都呈现了新气象，各行业都依靠信息技术积极创新，为自身积蓄了新鲜血液。档案管理工作在当代也有着显著的发展，在工作质量上得到很大提升，并且档案管理部门正在积极探索其与“互联网+”领域的进一步合作。但是由于档案管理工作仍然属于传统行业，在当前这个信息时代难免有些不适应，机遇和挑战都是并存的，一些不容忽视的问题正影响着这个行业。在当前，找到优化档案管理工作的方式方法，以满足标准越来越高的社会需求，是相关部门的当务之急。

一、“互联网+”时代档案管理工作的现状及问题

（一）管理人员信息技术素养不足。档案管理工作以管理人员为主导，但是现状是这个行业缺乏信息技术人才。有很多管理人员并没有相关的专业知识，甚至对于档案的认识也不足，因此在档案管理中遇到困难时，没有处理问题的能力。在当下互联网发达的背景下，管理人员应该更好地发挥信息化的优势，让档案管理提高一个档次，但目前大部分管理人员无法做到。管理人员信息技术素养不足，不仅是因为专业人才的缺失，还因为档案管理部门没有及时对管理人员进行培训，管理人员的知识和观念没有及时更新。档案管理部门在管理机制上没有充分发挥管理人员的积极性，这大大延缓了档案管理工作的革新进度。

（二）各行业对信息化管理认识不足。各行业内部的档案管理工作也十分重要，是满足该行业社会需求的一部分。但各行业往往对档案管理有偏见，领导者认为档案管理工作并不重要，由于这部分工作没有创造直观收益，其价值容易被忽略。同时因为与有财政补贴的公共档案管理部门不同，各行业的档案管理工作是自己提供资金支持的，在其价值得不到正视的情况下，会被视为负担，容易出现以下几种情况：第一，在管理人员的招聘上，由于预算限制，很难给予足够的薪资，招聘进来的人也往往不是专业人才。第二，在档案管理软硬件的选择上，很多行业不愿意支出太多，自然没办法采购先进的设备和软件。第三，各行业对档案管理的忽视，导致档案管理模式停滞不前，难以跟上时代节奏。

（三）政府对档案信息化推进不足。纵观我国档案管理的历史，从传统的纸质档案到单机存储，再到网络管理、电子文件管理的时代，直到今天的“互联网+”背景。这一系列发展阶段中，我国的档案管理虽然一直在进步，但都存在着软件更新过慢、开发不及时等问题，归根究底是因为我国没有一个统一的官方档案管理规范。这一问题也极大地影响了档案管理在“互联网+”时代的进步，对共享数据是个阻碍。还因为很多公共部门只关注社会生产和经济效益，对公共服务质量的提升没有太大关注，导致管理人员自身认识不足，对档案管理工作缺乏规范的监督管理。最终，档案管理工作呈现出管理人员不够专业、服务质量低下的状态，在档案信息化推进上更是低效。

（四）公众对档案的关注程度不足。政府和各行业都不同程度地对档案管理工作有所忽视，因此对档案管理价值的宣传几乎空白，这使得公众对于档案管理还比较陌生。首先，有一部分公众认为档案的价值仅仅是记录，几乎意识不到档案信息的宝贵和机密。其次，档案管理的方式方法、使用范围和时代特征，对于大多数人来说是知识盲区，这给公众在使用和筛选信息上造成了困扰，档案管理在公众眼里的价值在恶性循环中更低了。最后，因为关注度和价值感低，学生在进入高校的时候很难自主选择档案管理相关专业，这不利于档案管理人才的培养，长远来看对档案管理工作的危害极大。

二、“互联网+”时代档案管理工作的优化途径

（一）树立网络档案管理理念。“互联网+”的时代意味着档案管理工作到了新的历史阶段，其必须结合网络信息技术来满足时代需求，这就要求政府、各行业和公众三方同时树立起新的理念。只有档案的网络管理理念深入人心，相关部门才能更好地推进档案信息化的发展进程。对档案管理的价值和新特点进行宣传，这样长久下去，全社会对档案管理的认识和关注会逐渐提升，这样实现档案信息化才有坚实基础。通过持之以恒地宣传，让管理人员自身也认识到档案管理的重大责任，促使管理人员自发自觉地去更新知识、提升水平，这是优化

“互联网+”时代档案管理工作的重要方式。

（二）搭建统一网络档案平台。档案管理工作首先需要一个统一标准，将全社会的档案工作都规范起来。其次，对于档案管理软件的研发，也要有相关的研发标准来督促，这样才能满足我国多层次、多类型、多要求的复杂档案管理工作。以前两步为基础，搭建开放式的档案信息平台，将公开的档案资源集中起来，方便人们查询和获取。最后，公开的档案信息平台，必须保障信息的安全，避免不法分子利用公开信息，这需要平台的进一步规范。档案的信息化由此得到推进。

（三）促进档案安全管理工作。在“互联网+”时代，很多信息都逐渐公开透明，信息的安全使用也成为重要议题。在档案管理工作中，安全无泄漏是其全程应该坚守的原则，在当代如何做好档案安全管理工作，笔者认为要做到以下几点：第一，要建立一个长期有效的档案安全管理体系，保障档案信息收集和使用过程中的保密性和安全性。第二，从管理人员到社会大众，都要树立档案安全意识，对信息的安全要时刻警惕，防止有个人或团伙盗用档案信息，造成人民的损失。第三，要做到安全管理，就应该从用户、系统、网络和数据库等几个方面出发，做到未雨绸缪、反复核验。以此攻克各个角落，让档案安全落到实处。

（四）改善档案管理的现存体制。一个科学、高效的管理机制和运行规范，才是档案管理优化的重要保障，对于“互联网+”时代，档案管理工作想要进一步发展，就应该从管理体制上着手：首先，档案管理工作应该做到分工明确，管理人员责任到人是提升服务质量的关键。其次，传统档案管理被当成附属性的工作，在政府和企业都没有得到足够重视。为匹配当前的社会需求和时代特征，在政事分开的前提下，档案管理部门应该重视自我发展，脱离其他部门的掣肘更好地进行服务。在管理人员的招聘和选择上，要从专业水平和服务意识两方面入手。最后，对于互联网平台以及信息技术的利用，应该尽量拓宽、深入，以保证公众查用档案更加方便快捷，管理人员管理档案更科学有效。

三、结束语

網络技术的发展，为各行各业都提高了技术和平台支持，对于档案管理工作也一样。在社会需求增大的“互联网+”时代，档案资料数字化成为必然趋势，要如何进行数字化档案管理成了重要的时代课题。为了优化档案管理工作，整个社会必须从人才培养、宣传教育、行业标准和服务质量等多个方面入手，以达到档案管理与“互联网+”的互相促进，让档案管理工作进入新层次。

【参考文献】

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