机关事业单位档案管理信息化水平提升研究

赵闽丽

【摘要】机关事业单位由于工作内容较为多样，对档案管理工作要求较高，需要机关事业单位投入大量成本。面对这一局面，机关事业单位档案管理工作引进互联网技术，可以有效提升档案管理工作的效率，将档案管理人员从复杂多样的工作中解脱出来，从而为机关事业单位的高效运行提供良好的后勤基础。与此同时，机关事业单位档案管理信息化，还有助于提升档案内容的安全性。由此可见，提升档案管理信息化水平，对机关事业单位的运行有着极其重大的作用。但是，机关事业单位档案管理信息化过程中，仍存在一定的问题，需要管理人员加以重视，从而保障档案管理信息化的顺畅运行，提升机关事业单位的运转效率。

【关键词】机关事业单位;档案管理;信息化

在机关事业单位的日常工作中，会对很多文书、影像等内容进行归档处理，为今后的工作提供理论基础和佐证依据，提高机关事业单位工作人员的工作效率。在档案管理工作中，由于档案种类的复杂，档案数量的庞大，将会给管理人员的工作带来巨大的困扰。工作人员要想获取相关资料，需要进行较长时间的等待，这就降低了工作人员的工作效率。与此同时，部分档案在长期保管过程中出现损坏，也会影响档案内容的完整性。因此，机关事业单位的档案管理工作急需加强，这时引进互联网技术的应用，实现档案管理的信息化很有必要。

一、档案管理信息化的必要性

（一）降低档案管理人员的工作压力。在以往的档案管理工作中，管理人员需要对档案进行整理，依据档案不同的种类进行分类存放，这种情况下会给档案管理人员带来极大的工作压力，需要档案管理人員投入大量时间。通过实现档案管理信息化，可以提升档案的收集整理速度，帮助档案管理人员建立档案中心数据库，增加档案内容信息的安全性。机关事业单位可以根据自身需求，通过数据库自主获取相关档案内容信息，大大降低档案管理人员的工作压力。

（二）提高档案管理人员的工作效率。在机关事业单位档案管理工作中，对库存档案的搜寻需要耗费较长的时间。而且机关事业单位工作多样化带来的档案数量众多问题，要求机关事业单位档案管理需要拥有较大的工作空间，无疑加重了机关事业单位的负担。档案管理信息化，可以将众多的档案内容全部数字化，集中到互联网档案数据库中，从而可以有效降低档案管理工作的空间，提升档案获取的速度，提高档案管理人员的工作效率，为机关事业单位的运行提供及时、高效的后勤支持。

（三）提高机关事业单位档案的安全性。传统的机关事业档案大都由纸质文档组成，在档案管理过程中，易受外在因素影响，出现字迹模糊、纸张损坏、档案遗失等问题。一旦档案出现问题，将会影响档案内容的严谨性，不利于机关事业单位工作的展开。档案管理信息化，可以将传统的纸质文档转换成数据信息，从而提升文档保存过程中的质量，保证档案内容的长期有效。与此同时，机关事业单位的部分档案需要进行保密处理，传统纸质文档的保密性较差，档案管理信息化，就可以实现档案信息的加密，大幅度提升档案的安全性。

二、机关事业单位档案管理信息化的影响因素

（一）机关事业单位高层领导信息化意识不足。在档案管理趋势化发展进程中，部分机关事业单位的高层领导对信息化认知不足，认为档案管理信息化，就是将所有的档案内容录入电脑系统。这种片面的认知，无疑会影响档案管理信息化工作的开展，档案管理信息化发展缓慢。与此同时，高层领导档案管理信息化意识不足，也会导致机关事业单位不重视档案管理人员的培训工作，从而降低了管理人员对信息化的认知，对其工作的展开带来不利影响。

（二）档案管理信息化工作经费不足。档案管理信息化工作的展开，需要大量基础设施的配合。但是由于机关事业单位高层领导的不重视，对档案管理工作的资金投入较少，导致档案管理信息化进程缺少合理的基础设备配合，无法顺利开展，由于领导无法直接看到档案管理信息化对机关事业单位工作的帮助，导致对档案管理信息化工作不够重视。档案管理信息化工作陷入僵局。

（三）档案信息化数据库不完善。现阶段，部分机关事业单位已经初步实现了档案管理信息化，建立了档案信息化数据库。但是，与数据库相匹配的基础设施仍需完善，数据库中的档案内容无法实现实时共享，导致档案内容的利用率低下。与此同时，数据库中的档案内容，只向单位内部开放，无法与其他机关事业单位达成交流，影响了档案资源的有效利用。

（四）档案管理信息化技术人才不足。由于受传统档案管理模式的影响，机关事业单位现有档案管理人员大都对档案管理信息化了解不够充分，不具备相应的信息化管理知识，限制了档案管理信息化工作的优势发挥。与此同时，由于档案管理信息化工作的高效开展，要求管理人员除了具备专业的档案管理水平之外，还需要具备一定的计算机管理技术，而社会中虽然具备较多的信息化管理人才，却对档案管理信息化工作存在一定的认知不足问题。

三、提高机关事业单位档案管理信息化的办法

（一）提升机关事业单位高层领导的信息化意识。机关事业单位的领导应加强对信息化的认知，明确信息化是档案管理工作的未来发展趋势，提升自身对档案管理信息化建设的支持力度。档案管理信息化工程的建设，需要机关事业单位各部门之间相互协作、共同参与，要求机关事业单位领导协调好各部门之间的联系，保障档案管理信息化工程的顺利建设。与此同时，机关事业单位领导应制定相应的奖惩措施，从而调动单位工作人员参与档案管理信息化工程建设的热情，全面推动档案管理信息化工程的建设进程。

（二）加大档案管理信息化的资金投入力度。由于档案管理信息化工程的建设，需要大量设施设备的配合，这就要求机关事业单位，在既有资金的基础上，加大对档案管理信息化工程的资金投入力度，为档案管理信息化工程的建设提供建设基础。首先，投入大量资金购进基础设施设备，为档案管理信息化建设打好基础。其次，机关事业单位应借助社会中的力量，不断扩大自身的经济效益，为档案管理信息化工作提供更多的资金支持。

（三）加强档案信息化建设力度。机关事业单位要想提升档案管理信息化水平，就要构建完善的档案信息化管理体系，对档案管理人员的工作进行指导。首先，制定完善的档案信息化管理制度，对档案信息化管理的建设过程进行规划，保障档案管理信息化工作的高效运行。其次，对既有档案进行格式的转换，将传统的纸质文档转换为数字格式，对其分类形式进行编制，提升档案的查找速度。最后，提升档案管理人员的互联网信息技术水平，从而保障档案在数据库中的安全。

（四）提升技术人员的综合素质。档案管理信息化具备较为先进的技术水平，对档案管理人员的工作水平有了新的要求。因此，机关事业单位应加强对技术人才的管理，提升技术人员的综合素质。首先，机关事业单位应加强对高素质人才的引进，尤其是同时具备档案管理与计算机技术的复合型人才，从而建立高素质的技术团队，提升机关事业单位档案管理信息化水平。其次，加强对档案管理人员的培训工作。现有档案管理人员在长期的工作中积累了较为丰富的档案管理经验。针对这一现状，可以单一加强现有档案管理人员的计算机技术水平，降低机关事业单位的培训成本。

四、结语

综上所述，档案管理是机关事业单位发展的重要资源，机关事业单位想要实现自身的突破发展，必须借助互联网技术，实现档案管理的信息化，提升档案管理效率，从而为机关事业单位的发展提供坚实的后勤保障。

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