提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

喻艳君

【摘要】随着社会的不断发展，事业单位得到快速发展。在事业单位发展中，档案管理是非常重要一部分，事业单位档案数量比较多，而且种类比较丰富，传统的档案管理已经不能很好地满足事业单位发展需要，需要加强和提升事业单位档案管理信息化建设，以便更好地促进事业单位顺利发展。基于此，本文主要阐述了事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，并提出提升事业单位档案管理信息化的有效策略，希望给同行业工作者带来一定借鉴意义。

【关键词】事业单位档案管理;信息化建设;方法策略;提升

随着社会的不断发展，事业单位得到快速发展。在事业单位发展中，档案管理是非常重要的一部分，事业单位档案数量比较多，而且种类比较丰富。在事业单位档案管理中，如果稍微不慎就会给事业单位的发展造成很大影响，所以传统的档案管理已经不能很好地满足事业单位发展需要。通过对事业单位档案进行信息化管理，可以更好地满足事业单位发展需要，更好地促进事业单位的发展。

一、事业单位档案管理信息化建设的优点

（一）有利于永久保存档案信息。在事业单位档案管理中，通过对档案信息化管理，可以永久保存档案信息。在事业单位档案管理中，纸张档案不能很好地保存，如遇到自然灾害，就会造成档案的破坏、遗失。通过加强档案信息化的管理，可以更好地对档案进行保存，对于档案的查找会更加简单，提升事业单位档案利用率。

（二）有利于更便捷地查找档案信息。在事业单位档案管理中，通过对档案信息化管理，可以便捷查找档案信息，提升工作效率。在传统的档案管理中，很多是以纸为载体进行保存，导致档案不能随意携带，不利于档案的使用，通过对档案进行信息化管理以后，可以更加方便传输，提升档案的利用率，促进事业单位的发展。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理信息化重视程度有待加强。在事业单位档案管理中，有关领导对档案管理信息化重视程度不够，对事业单位发展造成不利影响。在现阶段，事业单位的发展中，部分工作人员没有认识到档案管理信息化建设的重要性，导致档案管理不能够按照信息化建设要求对档案资料进行分类，对电子档案使用效率产生了很大影响，阻碍了事业单位档案管理的信息化建设。此外，在事业单位档案管理中，由于没有认识到档案管理信息化建设对于降低档案管理成本的作用，仍然使用传统施工操作方法，从而对档案管理信息化建设造成了很大影响。

（二）档案管理信息化建设规划不合理、不科学。在事业单位档案管理中，档案管理信息化建设规划不够合理、不够科学，因而也会对事业单位档案管理信息化建设造成很大影响。在事业单位档案管理信息化建设中，由于脱离了整体发展战略，从而导致事业单位信息化建设规划不能很好地落实。其次在事业单位档案信息化建设中，由于没有对档案管理信息化建设实效进行重视，从而给档案管理信息建设造成很大影响，不利于对事业单位档案向规范化、科学化发展。

（三）缺乏专业信息化人才。在事业单位档案管理中，由于缺乏专业信息化管理人才，也会对档案管理信息化建设造成一定影响。在事业单位档案信息化管理中，工作人员的信息化水平高低直接影响了档案管理的工作质量与工作效率。根据现阶段事业单位档案信息化管理实际情况分析，由于相关工作人员老龄化严重，信息化意识不强，对事业单位档案信息化建设造成了一定影响。

三、提升事业单位档案管理信息化的有效策略

（一）提高事业单位领导干部重视程度，增加资金投入力度。在事业单位档案管理中，为了更好提升档案管理的信息化，需要提高单位领导重视程度，增加相关信息化建设资金投入。在事业单位档案管理中，需要提高相关领导重视程度，提高对档案管理内容的保密性。在进行档案管理中，需要加固档案室门窗，提升档案信息化的安全性。

（二）充分利用先进的信息技术。随着互联网的不断发展，各种先进的信息技术不断出现，为事业单位档案信息化建设提供了基础保障。事业单位档案信息化建设过程中，通过电子档案可以添加图画和录音等内容，使得档案记载方式更加多样化，更加真实。通过现代化技术手段，可以有效地将电子文件以及各个收、管、存、用等系统接口紧密结合起来，从而有效地保证了档案管理的真实性，进一步达到档案信息真实性控制的目的。

（三）建立电子档案备份制度。电子会计档案备份制度的建立，可以有效地防范自然灾害、意外事故以及人为破坏所带来的不良影响。在建立电子档案备份制度时，需要注意以下两点：第一，将纸质档案资料扫描成电子文件或其他电子文件类型，同时，不能仅仅以电子文件的形式归档，原来纸质档案文件也要保存管理好，纸质档案仍是第一保存文件，电子档案只是归为副本归档管理。第二，如果电子档案资料的生成、发送等来源不可靠或不具有权威性，必须以原件档案为主，不可以仅以电子文件归档。

（四）档案管理系统管理。档案管理系统必须严格做到：能接收电子文件归档、长期保存、电子与纸质档案相对应，保持一致性。电子档案资料产生、传递的全过程不能够脱离计算机等相关电子设备。此外，必须保证信息的可靠性、真实性，任何环节不能有人为干預行为，做好保密工作。

（五）注重事业单位档案管理软件的升级、开发。在事业单位档案信息化建设中，为了更好地实现档案管理的信息化，需要配置相关的信息化设备和软件，并需要加强对档案管理软件的升级与开发。1.在部分系统升级后如果不再兼容原生系统，必须在系统升级之前做好原生系统的归档保存，以防止出现遗漏;另外，在涉及硬件设备更新换代时，也需要提前对原硬件设备进行保存，以防止在继续读取以前生成的档案时出现意外。所以，无论是在线还是离线，只要是系统维护、升级都必须做得好原生的档案备份，以做到真正意义上的归档保存，防止意外发生。2.防写技术、信息加密、信息确认。在档案信息、数据迁移之前，必须采取仿写技术对档案进行保护，以防止在迁移的过程当中被恶意篡改，确保档案信息的真实性;同时，利用信息加密技术对档案进行加密，防止档案信息被盗取、恶意破坏。3.防毒技术、访问控制。确保计算机网络环境安全，常用的防护安全软件有防火墙、入侵检测与审计、防毒等，全称需要通过身份认证、权限限制等技术，对系统板块进行防护，这些软件的应用可以有效防止档案的篡改，保证档案信息的安全性。

（六）注重事业单位档案管理信息化人才的培养。在事业单位档案管理中，需要对档案管理信息化人才加强培养，从而更好地促进事业单位档案管理信息化程度。在对档案管理信息化人才培养中，需要制定科学合理的培训计划，采取多种形式培养档案信息化管理人才队伍。

四、总结

随着社会的不断发展，事业单位得到快速发展。在事业单位发展中，档案管理是非常重要一部分，事业单位档案数量比较多，而且种类比较多。在事业单位档案管理中，如果稍微不不慎就会给事业单位的发展造成很大影响，所以传统的档案管理已经不能很好地满足事业单位发展需要。通过事业单位档案信息化建设，可以更好地满足事业单发发展需要，促进事业事业的发展。

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