数字时代高校档案社会化服务平台建设策略研究

张凤丽

摘 要：高等学校主要肩负着培养人才以及输送人才的重要责任，并且高等学校也是人们学习更加完善的知识并对各种知识进行综合运用的重要场所。随着我国经济的不断发展以及科学技术的不断提高，我们国家的高校档案服务中的一些缺陷也随之暴露出来，高校档案服务并不只是承担着高校的教学和科研管理的重任，而是需要在不断的发展中逐渐满足社会的需要并随之提高自身的个性化形态。数字时代的到来不仅为人们提供了更多的便捷，同时也对高校的档案社会化服务提出了更高的要求。因此高校应该及时发挥自身的资源优势和技术优势，并利用文化资源构建社会化服务平台，为了高校档案社会化服务平台建设而贡献出力量。因此本文旨在研究数字時代高校档案社会化服务平台建设策略，并对其中存在的问题和解决措施做了简析，希望能为数字时代高校档案社会化服务平台建设提供借鉴。

关键词：数字时代;高校档案;社会化服务;平台建设;策略

基金项目：本文为秦皇岛市科技局课题项目：“高校档案社会化服务策略研究”（项目编号：201902A228）的阶段成果。

随着信息化技术的不断普及与推进，数字时代已经将我们的生活带到了一层新的高度，如今分工更加明确且细致的社会化服务正在冲击着各行各业。在近些年高校档案的社会化服务平台建设引起了更多人的关注，并且数字时代的高校档案社会化服务也引起了多数人的重视。由于我国高校档案社会化服务平台建设中存在着很多问题，并且这些问题为人们带来了很多的不便，因此而制约着高校档案社会化服务的效果。因此本文对于数字时代高校档案社会化服务平台建设策略做了相应的研究，希望可以不断改善我国的高校档案社会化服务，并将我国高校档案信息价值做整体的提高。

1 数字时代高校档案社会化服务中存在的问题以及现状

1.1 高校档案的创新和优化可以为平台创建提供内容资源

高等学校是一个将教学、生产和科研结合在一起的小型社会，在这个社会中每个人都扮演着不同的角色并发挥着自身稳定的作用，近几年随着毕业生人数的不断上涨对于档案材料的需求也就随之增多，比如我们常见的招生计划、登记表、学生在校名册和成绩册、以及新生的录取名单等等，都是这些年走进学校或者步入社会的学生所需要留意的东西，同时也是人们生活中不可或缺的重要文件。因此高校付出了很多努力来整理这些种类繁杂数量众多的档案，并在其中耗费了大量的物力和财力，改变馆藏内容的单一和缺乏，并将反映学校教学的材料以及科研活动的材料收集作为工作中的重点，在这个过程中不断完善着自己的档案储备和档案管理，为数字时代档案服务提供更多优质化的服务。

1.2 目前我国高校档案社会化服务现状

众所周知在国外档案信息利用这一概念的出现最早是在文艺复兴时期，从这之后随着几百年的发展信息档案逐渐变得更为公开，社会化服务也随之变得更加完善，并且形成了一套特别的，运行制度完整的体系，而这一切为我国的社会服务发展以及高校档案的社会化服务完善提供了很多的帮助，并提供了一定的可以借鉴的宝贵经验。由于我国的档案信息化利用发展比国外要晚了很多年，并且其中的相关制度也不够完善，我国关于高校档案社会化服务的研究无论是在实践方面还是理论方面都显得过于空白，所以我国的高校档案社会化服务亟待发展。后来随着国家对档案信息以及高校信息档案的社会化进程的逐渐重视，我国的高校档案正随着时代的发展逐渐进入了人们的视线中，并随之获得了一定的关注量。高校档案信息的社会化服务中信息的价值正在被更多人所熟知，并且很多高校都建立了独立的档案管理部门，这样就可以对高校的档案进行系统化的管理和专门的管理。随着社会中的社会化服务逐渐兴起现代化的服务手段也变得种类繁多，并且现代的档案信息化管理手段也正在被高校中管理部门进行系统的应用，先进的管理模式让高校档案管理社会化服务适用范围变得更加广泛，由于我国高校的社会化服务仍然存在着很多问题，因此高校的档案社会化服务也正在不断地进行优化和完善。

1.3 高校档案社会化服务存在的问题

1）首先我们来谈谈高校档案社会化服务中存在的思想理念这方面的问题，这一点问题首先是由于对高校档案的价值并没有认真地进行分析理解，从而导致认识不足。众所周知高校档案是记录高校建设发展过程中的种种信息，这其中包括了教学、学生信息以及科研等方面的多种内容。我们国家很多人对于高校档案都还停留在最为原始的认识中，认为这些档案信息对于社会发展以及政治文化并没有直接的作用，或者认为这些档案所发挥的作用不大，从而忽视了这些档案本身的价值以及作用。由此可见，很多高校的管理理念以及对高校档案的认知程度过于落后。并且很多学校会认为高校档案是一种只为高校进行服务，对于社会服务并没有什么义务，因此社会对于高校的档案信息有需求时必须要通过相关的部门进行协调。

2）然后第二点就是关于高校档案社会化服务中存在的制度设施问题，从中我们可以看出社会化服务制度并不完善，虽然很多高校都设置了五花八门关于社会化服务的相关制度，但是由于缺乏一定的标准所以制定的制度都不是很全面。通过相关的调查我们可以明白虽然现在的制度大多都是关于档案的管理以及档案的整理之类，但是针对社会化服务这一方面却没有准确的制度。而现如社会对于服务化制度所提出的要求很多，因此这也就从侧面表现了在我国的高校档案社会化服务这一方面并不能达到规定所提出的要求。同时场地和设施配置的不完备也是高校档案社会化服务中存在的一个重点问题，由于场地过小且相应的器材设备不全，社会化服务的开展也随之受到了制约，并且高校档案的社会化服务能力也不够高，因而这些问题的存在严重的影响了高校档案的社会化服务能力。

3）第三点就是高校档案社会化服务中技术管理中的问题，由于高校档案管理模式较为落后且管理模式不够完善，在调研中我们可以发现很多高校存储文件仍然是袋装或者存箱的模式，并且在数据处理这一方面仍然是由学校的计算机网络统一负责对档案进行管理并对系统进行维护和升级，这些技术的落后以及设备的陈旧都会对高校档案社会化服务产生不利的影响。其次，社会化服务中服务的内容过于单一且服务方式十分落后，在高校的档案社会化服务中学生的档案信息内容占数据的大部分，其中涉及学生学籍的材料认证以及档案证明和学生档案带入传递这些方面都是档案社会化服务中的重点内容。但是这其中的科研档案和促进社会文化发展的人文历史档案则利用率过低，查询率也不高，这些档案都具有十分重要的意义，却并没有被重视。

4）第四点就是关于服务方式落后这一方面，这一点对于高校档案管理中的社会化服务是至关重要的。服务方式的落后会直观地影响到整个服务的水平与质量以及效率，可以说一旦服务方式令人感到不满，那么这整个活动都会失去原本的意义。通过调研我们可以发现在如今的高校档案社会化服务中主要的服务方式还是通过电话查询以及实体查询，很少会有高校通过较为先进高效的互联网进行社会化服务，从中我们可以发现虽然数字化时代的到来给我们的生活提供了便捷，却并没有为我们的社会化服务提供一定的帮助。

2 利用平台资源提供多样化服务

2.1 转变观念，树立服务理念

在数字化时代的高校档案的社会化服务过程中首先需要树立良好的服务观念，对待需要服务的人员应该要保证认真地态度，并耐心的对其进行帮助。在服务性的社会背景下需要改变传统的档案管理理念，其中高校档案的管理理念亟待改变，人们虽然已经认识到高校档案信息价值和重要性，却仍然对其认识过浅，与发达国家相差的过于遥远。再就是高校档案机构的服务人员需要将服务理念进行改变，如今如无理念和服务意识仍然没有得到普及，这一些问题都需要高校对其进行中试和关注，从而不断加强当代社会的档案信息服务。

2.2 完善制度，加强硬件投入

在高校档案的社会化服务中对相关的规章制度进行完善是一项重要的社会化服务保障，因此只有不断的对其中的制度进行完善，才可以从基础上保障高校档案的社会化服务的有效性。虽然高校中对于其中的规章制度进行相应的制定，但是这些制度较为零散且没有体系，因此制定完善的体系化的制度已经成为刻不容缓的一项任务。在这个过程中需要不断加强高校的档案基地以及相关的设备，并对这些设备进行升级和系统化的管理，以保障设备和场地都符合高校档案社会化服务所要达到的要求。

2.3 转变模式，引进先进技术

在数字时代下高校档案的社会服务中我们需要不断地完善档案管理模式并对其进行改进和丰富，并且在这个过程中需要逐渐的将纸质化转向数字化模式，档案编研工作方式也应该从手工作业转到电子化模式中。在这个过程中我们可以建立单独的档案管理软件系统并在网络排端口实现一些档案的整理和应用。高校的官方网站也需要作为档案社会化服务的一个有效平台，需要在主页上设置相关的档案信息查询端口，来实现人们所需求的外部查询这项功能。并且需要完善相关的科研、教学以及学科建设和学生信息等档案的完整性，对这些需要重点关注的档案应该进行妥善的分类和管理，并机关注各类归档信息，督促相关部门认真工作。

2.4 实现数字与文化的有机结合

在高校的各类档案材料记录中大多是关于教学、科研以及个人从事教学的一些内容，这些是科学文化信息以及重要知识的主要储存方式，尤其是相关的教学档案以及科研档案都记录了非常重要的科学文化成果，是万万不可丢失的，并且这些文件的价值也很高。对于科研档案来说研究方案以及课题申请和实验数据等对于社会成果的推广和宣传都具有一定的帮助作用，这些方面可以实现高校跟企业之间的合作与沟通，还可以利用高校的档案信息系统对社会进行充分的维护和帮助。通过这些社会也能全面地了解到学校中的关于科研一类的具体状况，同时还可以在相关的网站上展示出各种有意义有价值的档案内容，让档案的利用范围逐渐变得广泛，并对档案的延伸和拓展具有有效的帮助。

3 结语

综上所述，各大高校都应该在现有的基础上不断的提高和丰富高校档案的内容，并且需要将高校的科研档案和人文历史档案充分的进行利用，这样才可以发挥高校档案资源的社会服务作用。在社会服务中高校档案都应该充分的利用好网络平台并不断的将自身的不足进行弥补，这样才可以发挥自身的作用并服务于社会。同时在数字化时代的当今社会高校档案的创新查询服务方式和手段都在不断地发展，因此高校应该把握好时机对自身的缺憾进行弥补。信息化时代的到来让社会服务的种类变得更为丰富，也给高校档案的建设带来了较高的挑战，由于在高校档案的社会服务中存在的偏差和问题太多，所以社会化服务也不够令人满意。因此高校档案在社会化服务的变革中不许不断吸取发达国家的社会化服务优良经验并进行自我改善和优化，从而培育出更加符合我国国情的档案社会化服务模式以及服务制度，这样才可以将高校档案的价值发挥到最高，并对我国的发展起促进的作用。

参考文献

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