信息化背景下企业档案的未来发展

摘 要：从专业素质、工作的内容、工作的水平以及安全性能方面来分析了信息化背景下企业档案信息化建设现如今有的一些问题和数据化的背景，并提出以下相应的建议：树立科学的档案信息化意识，培养高素质的企业档案人才，强化档案信息化建设基础业务，完善信息化建设服务内容与方式。期望本文能够对企业档案的发展提供有效的建议。

关键词：信息化;企业档案;未来发展;数据化

在21世纪初期，社会便开始渐渐被信息化潮流席卷，进入了信息化时代。对于如今的企业来说，能否有效利用如今的信息化背景下的市场因素来进行发展，已经成为如今评价一个企业的经营能力和发展空间的一大重要因素。信息化背景下，企业档案信息化也不再守旧，将渐渐倾向于将档案信息“数据化”。信息化作为信息时代下的产物，不仅是一种计算机技术，还是一种发展理念。在现在快速发展的信息社会，信息化的出现必然会给企业的档案信息化建设带来了机会和挑战。

1 信息化背景下企业档案信息化建设存在的问题

1.1 企业档案管理人员素质参差不齐

信息化时代，数据标准化工作得到越来越多的重视，办公自动化终端也越来越为社会所接受。专业档案管理人员和非专业档案人员，都将因此而接受新的挑战。但在各大企业的内部，档案管理人员的工作水平层次不齐，专业人员对于档案信息能够高效率高质量地处理，但档案部门普通工作人员则大部分有许多跟工作有关的问题存在，例如消极怠工等。

1.2 档案信息化建设基础业务不受重视

在建设企业档案管理信息化进程中，一些信息化硬件，信息化软件、办公信息化设备等都是必须要拥有的，同时在企业档案信息化管理中，还必须同时设计、配合好多方面的技术，借助一些有效的软件来加快企业档案管理信息化发展的进程。作为社会中被众多人认为的工作较为轻松的部门，公司档案管理机构往往因为资金不足和硬件缺乏等限制因素，导致相关的档案无法高效率、有作用的地进行基础性业务，这不利于公司档案管理化的未来发展。

1.3 信息化建设服务内容与方式不完善

在企业档案信息化建设进程中，总是有一种情况不可避免地存在，那就是企业尽管开始使用档案信息化管理系统，许许多多的纸质档案还是没有被录进到系统里面。对此，许多人所持有的观点是数字化档案只能够暂时地存储信息，除此之外，还有着泄露到互联网这个大平台上的可能性，故而，必须一直地坚持纸质档案才是最为重要的信息保管。这就使得企业档案信息管理系统很难有着完整的信息内容。除此之外，部分企业领导者始终认为档案信息化就是把档案信息录入到信息系统之中，从根本上没有彻底了解信息化时代的本质，这也是导致许多档案信息没有被高效率、高质量地管理，使企业档案信息化存在许多问题的一大重要原因。

2 信息化背景下企业档案信息化建设的保障措施

2.1 培养高素质的企业档案人才

对于旧意义的企业档案管理工作来讲，它的工作的内容、操作方法非常的单一、枯燥，企业档案管理人才的专业素养都比较低下，很多都没有相关的专业知识和技能的培养，也没有相应需要的计算机操作水平。但是就企业信息化档案管理工作来讲，必须要有相应的高素质的、会操作计算机的企业档案管理人才。因此，企业应积极开展与相关的学校进行合作，以利于大力引进企业所需要的档案管理人才，除此之外，还有推崇将企业在职档案管理员工派出去进行交流和学习，以利于企业在职档案管理员工追上时代发展的步伐，进而有利于企业的发展。最后，企业档案管理工作人员应该积极地进行学习和自我提升，多多借鉴建设企业档案管理信息化建设的成功经验。

2.2 强化档案信息化建设基础业务

企业应该重视档案的基础业务，积极建设出一个有着完善信息的档案信息资源库。要强化档案信息化建设基础业务、主要从以下三个方面进行：第一，加强企业档案各项信息的收集整理;第二，实现企业档案数据库的规范与统一;第三，提供有效、符合公司实际情况的各种计算机裝备。

2.3 完善信息化建设服务的内容与方式

只有传统档案管理系统的功能的档案管理系统已经无法满足当前档案信息化的需求。根据信息化、大数据的大背景以及企业的现实情况和未来发展空间，应该不断地完善档案管理的系统的;其次，应该扩大档案信息资源的范围，收集各方面的相关信息来建立一个完善的档案管理系统。再次，不断促进不同资源之间的相互融合，不要将各个系统的信息都完全隔离开来，使得各个部分之间缺少联系最后，加强信息资源的属性关联。例如元数据的处理，针对档案信息系统中存储的文件、文档、图片等，应该子以相应的文字表述信息。例如，文件编辑时间、文件编辑作者、具体内容、审批人等。这些辅助信息将极大地为信息查阅、提取提供便捷，紧密了不同信息之间的关联度、更加增强了信息的应用价值。

2.4 确保档案信息化建设全面安全

企业在档案信息化的建设过程之中，必须要对档案信息的安全性和保密性的重要程度产生重视的心理和态度。该工作应着重注意以下五个方面：第一，确保计算机的硬件设施的安全。在公司档案管理中所将应用到的全部硬件，如：电脑、扫描仪、服务器、打印机、路由器等，都应该按照一定的周期来进行全面的检查与更新，以确保整个企业档案管理的运行进程中不出现意外事件，避免给企业带来产生严重的后果的不利影响。企业大型服务器运行情况应该定时、精准地检查，要及时地备注档案的流动过程，全方位确保企业日常档案管理工作的实施的稳定性;第二，保障企业档案信息的安全，最为重要的是保证金业日常生产经营等环节形成的、档案管理信息系统中所存储的以及对企业原有保存的纸质档案实施电子化加工的信息是真实的、准确的。

3 总结

综上所示，信息化背景下，社会在不断地发展与进步，企业在当今社会中想要获得更好的发展，进行档案信息化建设是不可避免的，且必须正面面对、解决现如今存在的各项问题，采取相应的符合公司实际情况和未来发展空间的措施来确保建设起完善的档案管理系统。

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作者简介

徐丽丽（1981-），女，汉，浙江省宁波市。