顺应科技发展潮流提高房地产档案信息化管理水平

张桑

摘 要：时代迫切要求构建覆盖全方位的档案资源体系。党的十九大的主题是：不忘初心，牢记使命。习近平总书记在党的十九大报告中，用两句话阐明了中国共产党人的初心和使命，即"为中国人民谋幸福，为中华民族谋复兴"。这也是顺应科技发展潮流，提高房地产档案信息化管理水平的主要目标和主要任务。既然为人民谋幸福、为民族谋复兴是房地产企业档案工作的主要目标、主要任务，是统率房地产企业档案工作一切、贯穿我们档案工作的始终，因此，房地产企业在档案工作中，就必须具有"人""民"思维，也就是要时时考虑、处处考虑怎样更好地为人民谋幸福、为民族谋复兴，把为人民服务、为民族复兴服务，放到房地产企业的每一个谋划中、每一项工作中、每一个行动中去思考、去着想，建立覆盖所有人的所有方面、覆盖民族复兴的所有部门的所有方面，即建成覆盖人民群众和民族复兴各个方面的档案资源体系。

关键词：房地产;档案;信息化管理

1 房地产档案信息化管理现状

随着我国城市化进程的不断深化，房地产档案管理城市建设日新月异，房地产开发势头强劲，房地产产权档案形成于产权管理过程中，其数量大，内容涉及面广，多为文字与图表相结合，在为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。但有些房产档案部门在实际管理中重保护、轻利用，致使许多有价值的档案没有得到及时、合理的开发与利用针对房地产档案信息化管理这一问题，研发出了文档在线预览的功能，不但能解决房地产企业文档之间的转换问题，还能辅助档案信息化管理，通过文档在线预览的方式，提高文档查看的时效性。不易中毒，不易丢失，查看方便、保存格式多样等等功能，针对需要大量存放文件的公司，实现转换与预览的双重提升，提高办公效率，增加用户的使用体验度。做到真正的顺应互联网时代潮流，进入房地产档案信息化管理的时代。核心系统电子图文档案管理更是从技术含量和自动化程度上远远抛开对手，针对保护无形资产、高效管理电子资料、深入利用来提高我们对已有信息应用和管理的效率等方面起到明显的效果，将极大的推动保利地产的信息化建设，提高总体信息化水平。因此，正确认识并处理档案利用和保护间的关系，加强和规范产权档案信息化管理势在必行。

2 房地产档案信息化管理存在的问题

一直以来，房地产管理是通过卡（登记卡及管理卡）、簿（登记簿）、账（经管账）、表（各类统计报表如增减表等）、图（房屋篮图、地籍图、地形图、勘合图等）及原始档案来实现它的管理的。它是一个综合性的管理，上述内容在管理中缺一不可的，只有综上所述，才能实施有效的管理，而要想将这些内容一览无遗，只有通过管理卡来反映，每一项目，都要在管理卡上注记清楚，这个管理卡，也是各类资料的指引卡，也可以充当索引卡即目录卡。近些年，只是由于种种原因，很多房地产企业放弃了这些基本的管理内容，只做产权的管理，对于这档案如何编目，如何归档作了规范。同时档案管理技术落后。房管部门虽然使用计算机管理，但多用于数字计算、制作图表打印，没有使用于管理全过程，不能根本改变技术落后的局面。档案管理低效率，旧的被动型管理的管理机制，难以发现产权管理中存在的问题。即使发现，也因管理法制不健全、产籍资料不完备、管理体制混乱或管理手段落后，不能及时处理问题。工作人员综合素质低，部分产权档案管理人员综合素质低，业务能力不强。产权管理工作要求档案管理人员熟悉登记制、具备测绘知识、清楚有关法律条文，否则在验收文件时就不能及时发现存在的问题，很容易导致不符合要求的资料混入档案。房地产档案使用中存在使用率低、使用面窄、档案缺乏立体开发利用的问题。所以，在房地产档案管理上这出现了很大的混乱。现代房地产企业的战略转型和管理精益化、信息化、数字化、知识化发展趋势迫切要求房企的档案管理是必须以企业知识管理为导向转型，而工程档案更是工程项目管理的重要核心组成部分和重要企业知识构成。然而，如何做好全面精益的专业高效的档案管理，已经是房地产开发企业的迫切需要。

3 优化房地产档案信息化管理水平策略

3.1 强化民生档案资源体系建设，保障利用基础

着力便民，一要创新服务方式，优化查档流程，做好档案信息化工作;二要创新查档利用服务模式，主动做好信函查档、电话查档、网络查档、预约查档、节假日查档等多种形式的档案查阅利用服务，并将综合查档场所向乡、镇、村一级延伸;三要优化查档流程，依法向社会开放符合条件的档案，优化检索目录，提高查全率及查准率，建立快速查档通道;四要广泛积累数字资源，不断加强数字档案馆（室）及档案利用平台的建设，提供"一站式"服务，提升档案工作的社会影响力和群众满意度。新的档案利用人群、新的档案传播方式等层出不穷，档案工作者要找准切入点和着眼点，积极探索档案工作新理论、创立建全档案工作新机制，创新应用档案保护新技术和管理新方法，将新疆域的档案工作纳入监督、指导、管理、服务范围，形成档案事业大格局，才能带来档案工作大精彩。创新思维，转变观念，先行服务，发挥参谋助手作用，让档案亮起来。

3.2 着力创新创造，当好先进文化"铺路人"

党的十九大报告强调，文化是一个国家、一个民族的灵魂。没有高度的文化自信，没有文化的繁荣兴盛，就没有中华民族伟大复兴。新时代档案工作应服务于新时代中国特色社会主义文化建设，立足馆藏，创新档案文化宣传方式，围绕中心热点，推进档案文化建设创新性发展，从而达到资政、教化、育人的功能。一要将编研工作与发挥档案服务功能紧密结合，通过挖掘馆藏中反映地方政治、经济、文化的档案资料，紧跟各个时期社会发展热点和本地党委、政府的工作重点，有针对性地汇编专题文章，供决策者参阅，发挥以史资政的功能;二要做好红色档案、地方特色档案等档案资源的开发，讲好档案故事，以编研著书、打造专栏等群众喜闻乐见的形式呈现，在潜移默化中发挥教化作用;三要打造乡土气息浓郁、地域风情突出、历史人文荟萃的编研产品和专题展览，用档案帮助人们了解自己生活的城市，感知历史文化底蕴和时代新面貌，讲好档案故事、凝聚民心乡情，提升群众归属感、自豪感。基于房地产企业知识管理的全面档案管理体系和机制的全面研讨，房企档案管理的专业科学工具方法应用和操作精益化实务的研讨，快速提升、改进房地产开发企业各级各类档案管理专兼职人员的专业化、职业化和标准化、规范化、高效化水平。

3.3 创新思维运用互联网结合档案管理

房地产要积极谋划"互联网+档案"或"档案+互联网"，把档案与互联网结合起来，用互联网来宣传档案、宣传档案工作、宣传档案工作者。掌握国家最新档案管理规范，特别是工程项目档案的最新规范解读，学会将国家规范落地到本企业各项档案管理和操作实务中，夯实一次做到位的专业化、科学化、标准化和规范化的档案管理工作体系。掌握企业档案管理规划、流程和操作指引设计及管理职能职责规划落实的科学方法与要领，为企业建立规范化的知识管理为导向的档案管理体系夯实基础。把昨天档案里的故事，用今天最流行的传播手段、当下最时尚的媒体形式、目前最火爆的宣传平台，重新讲述、重新诠注、重新阐释，用档案连接打通昨天和今天，用昨天的記忆来引起今人的共鸣，让档案随着档案里的故事而火红媒体、火热大众、火爆社会，成为人们关注的重点，成为媒体上的新角、主角，成为社会的新宠。

综上所述，在新的历史条件下，档案工作者必须乘势而为，研判形势、找准定位、明确目标、创新思维、开拓服务，勇担职责和使命，才能跟上新时代、踏上新征程、开创新局面，为实现中国梦做出应有的贡献。

参考文献

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[3]李群英，战恺.房产档案的数字化管理[J].中国档案，2017，（3）：36，41.