电子文件归档管理模式探究

王红燕 杜保鑫

摘 要：第四次工业革命的强势来临，使全世界进入信息化时代，大量电子产品的引入，使我们越来越感叹生活的便捷，越来越多的文件采用电子文件的形式进行保存，在保存的过程中，由于电子文件越来越多，文件归档形式就需要具体划分了。本文研究了当下两种电子文件归档管理模式，并提出了一些见解。

关键词：电子文件;归档管理;探究管理模式

电子信息的便捷式，人们越来越多的采用电子文件进行文件保存，越来越多的企业诞生、越来越多的交易进行、越来越多的事件需要记录，这就造成电子文件的数量如雨后春笋般爆发增多，目前人们所推崇的有两种管理模式，其中一种叫做“单套制”管理模式，相对应的另一种叫做“双套制”管理模式，近几年，主要采用“双套制”对电子文件进行归档管理，但是由于电子文件的数量实在是太多了，并且还处于不断增多的状态，这种“双套制”管理模式，在一定领域中，不能满足人们对电子文件归档的需求，这就把“单套制”管理模式的优势发挥出来了，那么，我国工作单位究竟采用“单套制”归档管理模式，还是“双套制”归档管理模式呢？还是将两种规范管理模式相结合，根据实际情况巧妙运用呢？下文将重点分析两种归档管理模式的利弊。

1 简要谈一谈这两种归档管理模式

1.1 对“单套制”归档管理模式的定义

从字面意义上来说，就是按照较为单一的方法，对电子文件进行管理。较科学的理解，“单套制”归档管理模式，就是把电子文件管理流程和业务流程实现交接，巧妙的利用电子签章技术和数字签名技术等到文件整理完成后，向档案室申请，直接提交归档文件，这种归档管理模式是贯穿于文件形成到文件保存好整个生命历程中的，是比较单一的运行模式。这种全程监控似的归档管理模式，保证了在文件整个行程过程中，避免出现非电子形式文件，研究人员，将这种管理模式命名为“单轨制”运行管理模式。

1.2 对“双套制”归档管理模式的早期定义

“双套制”归档管理模式，相比较“单套制”归档管理模式而言，是比较复杂的。这种电子文件归档管理模式，是在电子文件即将归档时，同时保存好这份文件的电子版和纸质版是同一份文件的电子版纸质版，共同储存，呈现出一切资源皆可利用的电子文件归档管理模式。两位王教授，曾经把这种管理模式进行科学性阐述，认为这是一种可以永久保存具有重要价值的电子文件归档管理模式，这种管理模式可将电子文件转化为机械技术文件，也可转化为模拟记录文件，从而达到双套保存的目的，这种双重保障，确保了电子文件的实用性，真实性。研究人员，将这种更严操作更为复杂的电子文件归档管理模式，称之为“双轨制”运行管理模式。

“双套制”归档管理模式是电子文件的电子版和纸质版，同时得到保存，在工作人员需要文件时，可以非常方便的获取不同形式的文件。

2 谈一谈电子文件归档管理模式的发展历程

2.1 目前使用的“双套制”电子文件归档管理模式的发展经过

在人类社会刚刚进入信息化时代时，电子文件这种新颖的东西，刚刚诞生于人类社会中是存在本身的缺陷不足的，人类在对电子文件进行归档保护的过程中出现了一些问题，电子文件在保存过程中容易出现飞电子形式的文件产生，会造成电子文件的可利用率降低，还原性降低，真实性降低。因此人们为了更好的保障电子文件的利用率，发明了“双套制”电子文件归档管理模式，是电子文件，在安全领域，实施文件的电子版、纸质版双重保存，这在当时的世界里是一种非常科学化合理化的电子文件归档管理模式。

这种电子文件归档管理模式巧妙的解决了，在当时的社会里，电子文件保存过程中遇到的文件消失，文件封锁等情况造成的文件法律效力降低，可证实性较低的问题，纸质版的管理模式也解决了保存电子信息的技术不足的问题。好多学者将这种电子文件归档管理模式，称之为是一种“时代的无奈之举”。

2.2 保存电子信息技术欠缺直接造成“双套制”归档管理模式盛行

随着电子产品的普及，电子文件的不断应用，我们都知道，电子文件的识别非常依赖电子系统，在文字的读取、处理、转化、生成、显示、删除、销毁，或者是保存等步骤，都必须借助电子系统、电子软件才能完成。在这种状态下，如果电子系统出现系统故障或者电子软件无法打开时，我们所需要的电子文件就无法读取，所需要的内容就无法呈现，如果在电子系统遭遇病毒时，我们的电子文件可能会造成数据流失，这在公司企业、政府部门会形成不可估量的损失。电子文件在当时真是的，无法实现长期保存，若想一直得到这个文件，就需要造成文件反复存取，这种行为可能会使文件本身受到一定的伤害。这时，我们又发明了磁盘光盘等电子文件储备“可移动型仓库”，但是这样问题就来了，我发明的存储设备比较脆弱，持久性较低，一旦更新存储设备，那么里面的文件极有可能发生丢失。明知道，这种方法并不好，介于当时的技术水平受限，只好采取另一种保存方法——纸质版保存。

我国的四大发明之一就是纸张的出现，我国人民可以非常自信的说出，纸张的质量就是棒，纸质版的文件，在保存过程中具有非常强的稳定性，这种保存时间比电子文件的保存时间要长很多，并且，随时需要可以随时存取，不需要借助电子系统电子软件，不需要在特定的电子设备前提下完成存取过程。

2.3 社会要求保证文件的法律效力，这又推动了“双套制”归档管理模式的发展

人们制作电子文件，是为了节省储存空间，在以后需要资料的过程中能够快速查找，但电子文件的存在，并不如纸质文件稳定。推动“双套式”归档管理模式开展的原因，一方面是，在政府部门，行政事业单位，制作电子文件是必须考虑电子文件的存储时间和文件的可使用度。如果要解决一场法律纠纷，这场案件的起因经过，由电子文件进行记录，在此电子文件进行保存，转换，读取的过程中，一旦出现程序问题，或者系统一旦出现病毒，那么这份文件的资料，极容易丢失，这对法律的正确判决产生极大影响。为了避免这种情况的发生，我国也采用了纸质版保存方法。另一方面，由于电子文件特别容易删改、拷贝、重新保存等，这就造成了电子文件的可信度降低。因为电子文件在进行删改拷贝的过程中，并没有留下任何痕迹。这就容易造成机密的泄露，和情报的错误传输。

有学者曾经提出，国家颁布了《档案法实施办法》《合同法》《电子签名法》等法律法规，这是承认电子文件具有极强法律效率的表现。这一点，本文并不否认，国家的确颁布相关法律法规保护电子文件的法律效力，但与此同时。《档案法实 施办法》侧重缩微品，《合同法》只是将其纳入合同之中，而《电子签名法》的适用范围只存在于民事活动，并没有将电子文件富裕非常强大的法律效力，这种情况下，仍需要纸质版的文件。

2.4 传统观念，阻碍了电子文件的发展

我国是一个只长大过，自从发明了纸张，就一直依赖于纸质版的行事规则，在处理法律案件，企业纠纷等大型案件，或者是民事诉讼等小型案件时，都倾向于采用纸质版文件材料。對于广大人民群众来讲，人们并不太信任，能够随意删改，却不留下痕迹的电子文件;对于专业处理文件档案的成员来讲，人们对文件归档管理模式，并没有作出深入分析，电子文件的应用处于初步阶段，发展尚未成熟，还面临着许多技术困难，这就造成文件档案管理人员，倾向于采用传统文件管理方案。

3 结束语

无论是“双套制”归档管理模式，还是“单套制”归档管理模式，都是为了适应不同时代的需求，更好的为人类社会服务。如果流程复杂的“双套制”归档管理模式，弊端太多，那么不妨顺应新时代的召唤，尝试采用“单套制”归档管理模式。

参考文献

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