大数据环境下档案管理问题研究

李焕

摘 要：在信息技术的不断发展下，大数据对档案信息的管理产生了越来越多的影响。本文从列举大数据对档案管理工作具体带来的影响入手，逐步分析档案管理在大数据环境下现状，进而提出大数据背景下实现档案管理信息化的具体策略。

关键词：大数据时代;档案管理;信息技术

计算机信息技术的发展和普及，在一定程度上缓解了档案管理工作者的劳动压力，还能提高其工作效率。但大数据对档案管理工作有利也有弊，明确新时期的新问题才能更好地开展大数据时代的档案管理工作。

1 大数据对档案管理工作带来的影响

首先，网络安全问题。复杂多变的网络环境带来了多方面的安全隐患，诸如黑客、木马病毒等不确定因素，严重阻碍了档案管理的发展与进步。根据相关部门统计，随着信息技术的不断普及，我国每年的网民数量都在增长，网民数量的增长就意味着网络风险问题出现的可能性越高。虽然很多行政部门和政府机关早已经在网络上经营自己的官方平台，但是大部分单位对档案管理工作没有足够的认识，其档案管理工作人员专业素质普遍不高，从而导致档案管理工作效率不高。

其次，档案的归档储存问题。随着信息化技术的不断发展，档案也脱离了单纯的文字形式，而变成了以文字、图片、音频和视频共同为载体的复合型档案资料。而随着信息技术的继续发展，档案的复杂程度和信息化程度还会不断地提高。

再次，信息化档案的实用性问题。以每个档案馆的信息存储系统为例，在开发过程中过分重视系统的专业性而忽略了其兼容性和普及型，导致开发出来的信息存储系统缺乏实用性，工作人员难以上手而且难以普及到其它档案馆。而信息存储系统的开发又需要投入大量的人力、财力和物力。没有统一的标准出现之前很难有普及化的档案存储系统出现。

最后，档案信息的转化问题。纸质档案转化为电子档案需要由具象化物体转化为抽象化数据。而电子档案看不见摸不着，并且如果信息安全不到位容易被黑客恶意篡改，这使得信息的准确性无法得到保障，其不可控性也在一定程度上限制了档案的管理。

2 档案管理在大数据环境下所展现的问题

2.1 档案管理制度不够完善

档案管理是一项单调且复杂的工作，需要对大量的档案信息进行繁琐且重复的归纳和整理，这对档案管理的工作人员是精神上和肉体上的考验。但是档案管理的工作制度和档案管理体制并没有作出符合大数据时代的改革，大部分档案管理部门依旧执行着老旧的管理制度，这与信息时代与时俱进的要求是完全不相符的。此外，大数据环境下虽然计算机具有强大的存储能力，可以存储大量的档案资料，但是各单位的档案管理部门却仍以纸质档案为主。

2.2 档案信息的管理途径正与大数据联合

档案信息的管理工作一直是社会热点。而在档案信息的实际管理工作中，档案信息管理却并没有充分发挥作用，充分利用档案信息管理的社会分配职能。在“十三五”规划当中，对档案管理工作提出了更高的要求，在管理档案信息的时候必须要有文件的归档安排，这就要求在档案管理工作者加强对电子档案的重视[1]。而在大数据时代背景之下，给档案信息的管理工作提出了严峻的考验，想对这样的一个庞大数据库进行管理，必须要打破传统的思维禁锢，用发展的眼光看待档案信息管理的全新变化，唯有如此才能真正管理好档案信息。

2.3 档案信息管理的安全性不高

在大数据的背景下，信息化档案的集中化程度越来越高，将各种庞杂的档案信息统一进行归类和处理是大数据时代档案管理的时代特色。但这也为档案信息埋下了安全隐患，信息的高度集中也意味着黑客攻击密度的高度集中，同样如果档案信息管理人员的一个微小的操作失误，可能就会带来灾难性的连锁反应。所以建立起安全可靠的档案信息防护系统也迫在眉睫。

2.4 工作人员的综合工作能力不足

随着大数据技术在档案管理中的不断普及，信息化管理人才的需求量也逐渐增加，从而导致了原有档案管理部门信息化人才紧缺的现状。信息技术的不断发展，档案管理工作人员同样也需要对新技术进行不断地学习，才能适应大数据时代的档案管理工作。所以在大数据背景下，档案管理人员不但要能够掌握先进的技术手段，同时还必须具备对数据的分析能力，而当前档案管理工作的主要问题是工作人员的综合工作能力不足，无法顺利进行数据的筛选和归纳整理工作。

3 大数据背景下实现档案管理信息化策略

3.1 建立完善的档案管理机制

在大数据背景的支持下，档案管理有了新的发展方向，就是建立新的信息化档案管理机制。在新时期的档案管理工作中，管理阶层要建立新的数据资料录入机制和新的档案检查管理机制，并按照最新的管理机制进行责任划分。采取数据资料录入机制，档案管理工作者能够第一时间获取信息的準确程度，高效归纳出有效数据和无效数据，从而有效降低档案管理工作者的工作繁琐程度。信息化的档案检查机制能够明确对档案进行细致的归纳和检查，从而能在出现档案信息错误的时候明确错误位置和错误时间，并在发现错误的第一时间找到最初档案的录入人员。档案检查机制能够对档案管理工作者进行严格的监督，同时对信息保护及提升管理效率有着显著作用[2]。

3.2 实行信息化数字化的档案信息管理

目前的档案信息管理工作大多依然停留在传统的对档案信息单纯的查阅上。而大数据背景之下，档案信息不再是单纯的仅供查阅的文字，而是更全面更具体的多媒体数字资料。所以在处理这些数字化信息化的档案信息时，也需要档案管理工作者运用信息化的设备，而非传统的纸和笔。正如目前我国各大城市主张的信息化城市，将整个城市的各项数据汇集到一起，统一进行数据整理和归纳，再通过对这些数据的分析推行数字化的处理方案。

这种新型的档案信息管理方式极大地改变了社会对档案信息的传统认识，通过对档案信息的分析与加工，不断拓展其使用的价值，使其为社会经济的发展提供更为多样的功能，充分发挥档案信息的功用。

3.3 提高档案资料的安全性

大数据背景下，档案信息管理多采用网络信息技术，使得档案信息的变得集中化、数字化。但是如果不注重网络安全并对信息库架设防火墙，数字化的档案信息资料非常容易会被恶意篡改。

档案管理机构要按时培训工作人员网络安全技术的应用。在录入信息时要实时检查是否包含木马病毒，并对关键信息进行备份。

3.4 培养大数据时代的档案管理人才

大数据环境下，档案信息管理需要加强对专业人才的培训。因为大数据时代档案信息管理并不只是更新管理制度和配套设施，更为关键的是工作人员的专业素质和办公理念的更新换代。建议可以通过和相关专业的各大高校进行合作，直接向档案信息管理岗位输送人才。

4 结论

大数据背景下，传统的档案管理体制终将会被数字化信息化的档案管理体制所代替。所以档案管理应与时俱进，建立完善的档案管理机制，实行信息化数字化的档案信息管理，提高档案资料的安全性，培养大数据时代的档案管理人才，才能使档案管理在新时代发挥出最大的作用。

参考文献

[1]李强.浅析大数据时代背景下档案管理信息化水平的提升[J].兰台内外，2018（12）：5-6.

[2]梁云华.基于大数据时代背景下的档案管理分析[J].办公室业务，2018（15）：57.