档案数字化工作带来的优势与劣势

武星焰

摘 要：随着网络信息的发展、电子设备的普及，档案管理工作也逐渐开始应用网络技术，将其变成数字化管理。数字化管理模式有效地提高了工作效率，更是跟紧了时代发展的脚步。鉴于档案数字化工作的重要性，本文对档案数字化工作进行了优势和劣势分析。

关键词：档案数字化;优势;劣势

档案管理数字化是对纸质化的补充，虽然纸质化的档案可以很清楚地看到档案的更改，但是信息容量小和应用空间面积大的劣势还是比较明显的。而且随着社会的发展，信息技术越来越发达，生活中对于信息技术的应用也越来越广泛，因此也极大地便利了工作人员的生活。将数字化模式引入档案管理，可以有效地提升工作人员的工作效率，但同时数字化管理也有其劣势，我们要全面地看待档案的数字化管理工作，合理的运用数字化管理模式，最终促进档案管理数字化模式的完善。

1 简化工作流程，提高工作效率

档案数字化管理最显著的特征就是工作人员的工作效率明显提高，无论是信息的录入、整理还是检索，都可以一目了然。信息化时代本就是要求高效、快速、真实的工作效率，将档案管理工作数字化符合了时代的要求，提高了工作人员的工作效率，降低了工作人员的工作压力，同时减少了人力物力方面的耗费，同时在完善信息、增加信息方面也有一定的益处，最终促进了档案管理工作的现代化。

1）提高立卷执行效力。数字的档案化可以提高立卷的执行效力。立卷是一种档案收集的过程，这个过程对于立卷中的信息要求比较多，而且流程比较复杂。比如立卷内容的信息价值不同、保存期限不同、保存内容不同，导致立卷在录入的过程比较复杂，因此需要一定的精力和时间。因此当前的许多部分档案立卷信息并不能落实，还存在立卷资料不完善的问题，立卷内容也比较散乱，立卷制度并不完善。但是档案管理的数字化可以使工作人员直接在电脑上与各个部门进行沟通与核实，有利于提高工作人员的工作积极性;在录入的时候工作人员能够根据早已经安排好的立卷类目进行编排，工作流程与工作内容一目了然使工作人员在工作的时候减少疏漏，并且有效地提高了工作效率，同时也保证了立卷质量，最终促进了立卷部门制度的完善，提高了立卷的执行效力。

2）提高档案整理工作。档案管理的数字化有利于提高工作人员的整理效率。当档案管理还是纸质化的时候，工作人员的整理工作需要花费极大的时间和精力，根据档案不同类型的要求，花费时间进行分类整理。在这个过程中，工作人员的积极性并不高，而且难免会有疏漏，导致一些档案的分类出现错误。但是档案管理的数字化将档案管理人员从繁重的整理工作中解脱出来，工作人员只需要根据纸质档案录入的信息利用编码以及解码方式进行数字化储存，然后利用信息技术传送资料，在档案信息传送到电脑终端之后，再由工作人员进行一一的核对就可以进行整理工作。在这个过程中，工作人员只需要在办公室对相关的档案资料进行整理，而且不用花费一定的体力和大量的时间，这样工作人员既能够减少精力的消耗，又能够节省工作的时间，最终提高档案的整理效率。另外，档案管理的数字化可以扩大档案的信息容量，工作人员在进行整理的过程中能够根据充足的信息资料进行整理，最终使工作人员整理的信息资料更加的完善，促进档案整理工作的效率和完成程度的提高。

3）提高信息搜索效率。档案管理的数字化可以有效地提高检索和查询的效率。以往工作人员在查找档案信息的时候，需要一点一点地去翻阅纸质的档案，然后查找自己需要的资料，如果档案管理部门有这份资料也算值得，但是有时候丢失或者记录错误，就会浪费大量的时间;而且在查找资料的过程中，也会花费大量的时间。现在利用数字化模式管理档案，在输入档案的时候就能够进行合理的分类，工作人员在查找档案的时候可以根据分类进行搜索;另外工作人员还可以直接搜索关键字，这样也可以迅速的查找到自己想要的资料;如果想要查找纸质的档案，只需要利用信息技术搜索档案的编号与对应的位置，就可以迅速的查找到相关资料;而且由于数字化的档案可以储存大量的信息，这些档案资料也就能够更加详细，工作人员在查找的时候能够根据详细信息找到自己想要的东西。档案管理数字化提高了工作人员查询资料的速度，节省了查找资料的时间，大大提高了检索的效率，同时也提高了工作人员的工作积极性。

2 信息安全问题，没有确切保障

档案管理数字化可以提高工作人员的工作效率，节省工作人员的工作时间，提高工作人员的积极性，但是这不代表着数字化的管理模式是尽善尽美的。数字化的管理模式中也存在着一些问题，像网络安全问题、修改问题还有对于软件、硬件的依赖性问题。我们要发现、分析并解决这些问题，尽可能地完善档案数字化管理模式。

1）网络安全问题。网络和信息技术的发展给人们的生活带来了极大的便利，人们可以利用信息技术及时的通讯联络，也可以利用信息技术传输文件，但是由于网络安全制度的不完善，网络安保措施的不到位，在使用网络的过程中，难免会出现安全隐患。档案管理电子化也是利用相关的信息技术，因此也可能会遇到网络安全隐患，这样就会对档案管理造成一些麻烦。比如在利用信息传输档案相关资料的时候，可能会出现信息泄漏问题，有一些信息可能是比较重要的，这些信息的泄漏可能会造成一定的损失;而且像病毒入侵等可能会造成档案资料的缺失，这些缺失会对档案管理工作造成一定的影响，工作人员也需要花费时间进行补救。

2）没有法律保障。我们都知道利用信息技术在电脑上建立一些文档或者个人简介的时候，可以随时编辑和更改，而且这些更改是不会留下痕迹的，这样看来似乎整个文档是很干净的。但是对于档案来说，有的时候需要根据档案上留下的痕迹来判断事情的经过，于是数字化的档案管理模式就会出现弊端。甚至有的时候如果是故意篡改的档案资料，即使档案管理员整理资料，也难以发现其中有篡改的痕迹，在一些事情上就会留下一定犯错误的空间。由于数字化档案管理的这种特点，导致电子档案没有“原稿”的概念，因此也就没有确定的法律地位，因此即使档案资料出现失误，也没有办法进行补救。

3）硬件依赖性强。数字化的档案管理是将档案资料存储在硬盘等地方，由于硬盘体积比较小，只需要占据很小的地方，所以看起来很节省空间。但是硬盘是有空间限制的，当硬盘中的空间不够的时候就需要升级空间，也就需要更换硬件设施。因此数字化档案管理对于硬件的依赖性比较强。另外当需要读取一些信息的时候，不能够直接拿出来进行阅读，必须要有相关的硬件设施才可以进行查找;在更换硬件设施的过程中，也會对软件产生一定的要求，当两者不匹配的时候，可能会造成档案资料的丢失或无法读档，最后对档案管理工作造成一定的麻烦。因此虽然档案管理数字化可以节省一定的空间，但是对于硬件的依赖性比较大，导致在升级空间或者更换硬件设施的时候难度比较大。

总之，随着时代的发展，当前人们的生活节奏比较快，网络技术也比较普遍，因此档案管理的数字化是必然趋势，但是我们要认真地分析档案管理数字化中的优势和劣势，通过详细了解档案管理数字化的优缺点，对症下药，尽力发挥其中的优点，想办法弥补或避免其中的劣势，逐渐完善管理措施，最终促进档案管理的制度化和现代化。

参考文献

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