人工智能技术在档案管理信息化中的应用研究

摘 要：人工智能技术是一种新型技术，被广泛地应用在各个行业中，为人们提供优质的服务，满足时代发展需求。人工智能技术与档案管理相结合是未来发展的主要趋势，以人工智能技术为基础，实现智能化管理，提高档案管理水平。本文从人工智能技术在档案管理信息化中的应用必要性入手，深入进行分析，从多个角度进行创新，明确现阶段常见的技术，以供参考。

关键词：人工智能技术;档案管理;信息化

人工智能技术在发展过程中逐渐渗透到各行各业，无论是在日常的生活办公中还是在生产自动化中都可以见到人工智能技术的身影，该技术具有智能化优势，可以模拟人类的思维进行自动化处理，为人们提供便捷的服务。将人工智能技术与档案管理相结合，实现了信息化发展，改变传统的档案管理模式，降低管理成本，提升管理效率。

1 人工智能技术在档案管理信息化中的应用必要性

1）提升档案管理安全。相对来说，受档案管理自身的性质因素影响，其安全问题是人们关注的重点，尤其是大型的企业或者国家事业单位其工作属于重点内容。在传统管理过程中，人工操作量较大，管理流程繁琐，存在较大的管理风险，容易出现各种安全问题，如档案遗失、资料损坏、信息泄漏等，对企业造成不良的影响。灵活应用人工智能技术改变了传统的管理模式，实现智化管理，如利用计算机进行权限管理，不在权限范围内的工作人员不具备查询资格，并设置安全秘钥，提升档案信息管理的安全性，满足现阶段的发展需求[1]。

2）降低档案管理成本。灵活应用人工智能技术还有助于降低管理成本，通过该技术的应用彻底改变了传统的档案管理形式，在传统的管理过程中雇佣大量的员工管理，需要支出的成本较大，同时还需要缴纳相关的保险福利资金，而人工智能技术则属于一次性投入，工作效率较高，甚至可以实现二十四小时正常运转，从长远的角度分析，对企业的成本降低具有积极的促进意义。

3）提高档案管理效率。在当前的项目档案管理过程中，涉及的内容较多，范围较广，需要工作人员从多方面进行分析，以满足现阶段的管理需求。灵活运用人工智能技术，可以从整体上促使现阶段复杂繁琐的档案管理程序得到简化，快速处理大量的信息，构建完整的体系，提高檔案管理水平与管理质量[2]。

4）减少管理错误率。由于人工管理自身的性质因素影响，在日常管理过程中经常出现错误事件，主要原因在于人工意外较多，造成管理失误，影响企业发展。灵活应用人工智能技术可以从根本上杜绝人工错误，降低错误几率，并提升整体的管理质量，满足发展需求[3]。

2 人工智能技术在档案管理信息化中的应用技术

2.1 灵活应用智能系统识别技术

人工智能技术是以当前的系统识别技术为核心，灵活利用其技术优势进行整体的控制，从多个角度创新，为人们提供优质的管理工具，降低外界因素产生的干扰，提升整体的管理水平与管理质量。现阶段，常见人工智能技术应用在引擎搜索中，灵活应用现阶段的智能性优势对其文字检索，甚至可以实现通过语音检索技术，实现智能化判断，改变传统的管理模式，适应时代发展。

以实际的案例为例，工作人员在档案查阅过程中，灵活应用现阶段的智能系统识别技术，可以从根据需求者的关键词开展快速的搜索，通过点击搜索模式可以搜索相关的内容。在语音识别过程中原理相同，对识别的语音进行转化，形成文字后利用系统实现自动检索，寻找到相应的答案，为需求者提供精确的信息。现有的图片智能识别技术主要常见于古老的文件搜索，将其技术运用于历史档案中，如部分项目历史档案时间较为久远，其项目的关键词等具体信息模糊，通过合理的图片识别可以高效搜索文档，进而获取相关的信息内容，满足人们的需求[4]。

2.2 合理应用指纹虹膜识别技术

对于现阶段来说，信息的价值不断提升，促使人们逐渐加强对信息价值的保护，提升信息的安全性。但由于经济利益等多方面因素的驱使，部分不法分子为获取经济利益出现盗取信息的行为，造成当前信息泄露事件屡有发生，因此档案管理的安全性成为管理工作的重点内容。为保证档案文件的机密性与安全性，灵活运用指纹虹膜识别技术管理，工作人员在查询档案前需要进行指纹验证，通过识别后浏览查询，保证档案的安全性。

以实际的案例为例，部分政府机关在档案管理过程中，可以灵活利用现有的技术优势将部分机密的人事档案与机密文书进行加密处理，尤其是与经济利益相关联的内容应保证其机密性。将单位的领导人员与负责人员设置为可查阅人员，录入虹膜与指纹进行权限设定，在档案管理过程中，如果非权限人员在管理过程中超出自身的查看权限可以及时发出警告，同时将其行为以邮件或者短信的形式上报给主管，形成完整的预警风险机制，对风险开展合理的预测。营造良好的行业管理环境，从多个角度进行创新，提升档案管理工作整体技术水平，实现良性循环，适应时代发展。

2.3 积极应用网络平台共享技术

查阅档案、借阅档案、归还档案过程较为繁琐，尤其是在传统的管理过程中，纸质文件管理流程涉及的内容较多，需要层层审批，影响档案的应用。因此灵活应用网络平台共享技术进行管理，可以促使整体的流程得到简化，以实现全面的创新，以计算软件的形式完成各种审批，满足现阶段的发展需求。与此同时，企业在进行处理过程中，还可以建立完善的局域网平台，将其部分资料在平台中共享，工作人员通过自身的账号ID就可以进行正常的查阅，提升文献资料查询的便捷性[5]。

以实际的案例为例，在进行应用过程中，企业可以构建完善的内部信息资源共享平台，营造优质的企业文化氛围，工作人员在日常工作过程中，可以灵活的应用现阶段的技术优势为员工提供便捷的服务，通过登陆计算机系统搜索相关的档案信息，实现高质量的档案管理，减轻工作人员的管理负担，优化整体的流程，满足现阶段的发展需求。

人工智能技术是现阶段一种高科技技术，在应用过程中具有较强的技术优势，可以从整体上提升档案管理质量与效率，满足现阶段的发展需求。将人工智能技术与档案管理相结合是未来发展的主要方向，推动我国档案实现数字化管理，以人工智能技术为基础，构建完善的管理体系，充分发挥出计算机的识别技术与逻辑分析能力，为人们提供个性化服务，改变传统的策略理念，加强档案的编研，基于互联网技术进行创新，切实满足现阶段的个性化需求，改变传统的人工应用模式，进一步提升档案管理目标，以满足当前时代发展。

3 结论

综上所述，在当前的时代背景下，人工智能技术与档案管理相结合是企业发展的必然趋势，促使档案的管理理念发生，明显的变化，创新现有的管理形式与方法，解决传统管理中存在的问题，充分发挥出档案信息的价值，推动现代档案管理事业创新发展，实现更高效的管理，优化整个管理流程，营造优质的档案信息管理环境，提高管理效率与水平。

参考文献

[1]谢波.浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J/OL].机电工程技术，2019，14（11）：40-42.

[2]张鸿艳，王中秋.人事档案管理中人工智能技术整合应用探寻[J].兰台内外，2019，10（29）：33-34.

[3]李子林，熊文景.人工智能对档案管理的影响及发展建议[J].档案与建设，2019，11（06）：10-13+9.

[4]胡春锐，雷稚蔷.浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].黑龙江档案，2019，12（01）：33.

[5]郭小磊.浅谈人工智能技术在档案管理中的应用和加强应用的必要性[J].才智，2019，14（18）：259-260.

作者简介

吴芸芸（1979-），女，汉，本科。