信息化条件下企业档案管理工作的问题与对策分析

摘 要：在我国经济不断发展的今天，企业获得了更好的发展前景，而且随着信息化技术不断提高，企业管理正在朝着信息化方向不断前进，通过信息化管理能够让企业保持活力，获得更有价值的信息。档案管理工作对于企业来说十分重要，在信息化條件下能够让档案管理工作更加便捷、安全、高效，但是以目前的实际情况来说，企业在进行信息化档案管理时还存在些许不足，要对这些问题进行深入分析，并找到有效解决措施，只有这样才能让企业实现可持续发展。

关键词：信息化;企业;档案管理;问题;对策

在现代社会发展中信息化技术得到了广泛应用，在不同行业经营管理过程中都实现了以信息化为基础的管理体系。对于企业发展来说，信息数据是实现良好发展的核心资源，这也从侧面反映出档案管理工作的重要性。建设信息化档案管理体系能够改变传统纸质档案管理方式，让管理工作更具效率和质量，还能够进一步提升档案信息资源的应用水平和安全性[1]。

1 企业档案管理信息化的意义

过去企业在进行档案管理时一般是依靠工作人员进行的，而且档案搜索需要从海量的档案中找到所需信息，并根据目录去库房寻找实物，这样的工作效率比较低。在信息化条件下，能够通过计算机快速搜寻信息，搜索速度快、效率高，而且还能够进行多角度搜索，给档案管理人员减少了工作压力，还能够提高档案工作管理效率。不仅如此，档案需要长时间保存，而且会被频繁查阅，如果纸质档案出现磨损或发黄等现象那么就不利于查阅，而且在查阅档案资料的过程中还会出现原件丢失等情况。在信息化条件下，能够让档案管理人员在传统劳动中得到解脱，对档案进行编辑和收集，而且档案资源更加安全，可以通过设置权限、加密等方式避免档案外泄或丢失，能够使档案更具保密性。

2 档案信息化管理中存在的问题

1）档案管理的安全意识较差。档案的信息化管理有一定特殊性，其中包括大量重要文件，这些信息不能损坏，不能丢失，需要工作人员加以保护。但是在实际工作中往往忽略了这一点，由于管理人员不具备良好的安全意识，导致档案信息管理往往存在安全隐患[2]。在网络技术不断发展的今天，如果没有对档案信息进行严格保护，那么就会给一些不法分子提供可乘之机，他们会通过互联网盗取信息，并且在互联网上肆意传播，给企业带来严重的经济损失，还会影响到企业的社会当中的形象。

2）企业不重视档案管理工作。在企业中，一些管理人员并不重视档案管理工作，有的企业甚至没有相关部门，这造成企业档案信息存在漏洞，会对档案信息管理产生严重负面影响。一些企业虽然设置了档案室，但是忽略了档案管理工作的重要性，而且大多时候只是为了完成上级交付的任务，还在使用较为落后的管理模式，没有将信息化融入其中，这也让档案管理工作发展速度较慢。

3）档案信息化建设投入不足。我们不可否认，在企业实现档案信息化管理时需要资金投入，并购买一些硬件设备，包括打印机、计算机、扫描仪等等，通过这些现代化设备能够让信息化档案管理实现更好发展。而且还要购买软件设备，对信息化档案进行存储和管理。但有的企业在资金投入上存在不足，难以满足信息化条件下档案管理工作的实际需求，这就导致档案管理工作难以跟得上社会发展的脚步，阻碍了企业快速发展。

4）企业档案管理人员的基本素质不高。在一些企业中，档案管理人员并不具备较高的专业素质，无法满足实际档案管理工作需求，而且在进行档案管理工作中，他们的理论知识和实践水平无法满足工作需要，对电子信息技术无法有效掌握，让管理人员无法有序开展信息管理工作。所以要进一步提高管理人员综合水平，让企业信息化档案管理工作能够有序进行[3]。

3 企业档案信息化管理的措施

1）完善工作体系。企业要想实现信息化档案管理，最重要的就是要建立科学的工作体系。首先，要建立管理体制，在实际工作中进行完善，对其中的条例和规则进行补充。此外，要建立完善的法规制度，对工作行为进行约束。不仅如此，更要建立效评估体系，对工作人员进行激励，倒逼他们更好地完成信息化档案管理工作。

2）增强现代化意识。企业在进行信息化档案管理工作时要具有现代化精神，若管理人员还是采用传统的管理办法那么就会阻碍信息化档案管理工作的前进。在实际工作中，要具备良好的档案管理意识，企业领导层要重视这一点，在信息化档案管理中起到领导作用，特别是要改变老旧的管理模式，为企业实现信息化档案管理作出突出贡献。

3）实现资源共享。企业实现信息化档案管理工作，除了要建立完善的机构、部门以及良好的技术支持，还要在内部建立完善的规章制度，将档案管理与信息化建设相结合，使基础信息和静态、动态信息以及衍生信息实现统一，对网络技术进行合理运用，让信息资源得到共享，保证信息服务更加安全，为企业带来持续发展。

4）强化信息管理设备基础建设。企业内部还要建立完善的管理设施，能够使信息化档案管理更好落实。先进的管理设备能够确保信息化建设打下坚实的物质基础，对于档案管理来说，要对设施进行日常保养，使设备可以良好运转，为了使案信息化管理水平有所提升，企业就要在这些方面加大资金投入力度，需要购买良好的管理设备，让这些设备能够满足企业对于档案信息化管理的一切要求，只有企业满足良好的基础环境，并得到技术支持才能让工作效率得到全面提升，使企业能够在档案信息化管理中有所进步。

5）保障信息管理的安全性。企业档案要有良好的保密性，因此需要在档案安全管理上提出更多要求。现如今我国正在步入网络化时代，提升了信息传播速度，使我们的生活与工作更加便利，但其中也存在安全隐患，那就是信息容易丢失以及被窃取，会给企业带来严重威胁。因此档案信息管理员要对现有的网络环境进行优化，落实好信息防护技术，使企业信息更加安全。设置访问权限，建立科学的防护体系，使信息更加安全，更加保密。

6）加强管理人才建设。首先要对员工进行培训，确保员工利益不受侵害，建立完善的培训机制，用过科学的培训方式帮助员工提升工作能力，包括经验交流、聘请专家讲座等等。对档案工作人员进行严格管理，让他们具备扎实的业务基础，使他们的操作技能和实践水平得到提升，让他们工作更加积极。其次还要引进专业人才，对系统、软件等进行开发并使之得到合理应用，都需要工作人员具备扎实的专业水平。所以，企业要与学校以及其他企业进行合作，引进人才，突破技术壁垒，实现技术创新。

4 结束语

综上所述，我们正在步入信息化时代，企业要想实现更好发展就要借助信息技术，对档案管理工作进行不断提升，让档案管理工作摆脱过去不专业、不安全、效率低等缺点，让档案管理朝着信息化方向不断前进，形成科学的档案管理系统，为企业发展提供更多帮助，进而为我国经济建设作出更多贡献。

参考文献

[1]何玉兰.信息化背景下高校档案管理建设工作研究[J].信息记录材料，2018（7）：205-206.

[2]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案，2017（1）：83-84.

[3]李文斌.试论档案信息化管理问题与对策[J].档案管理，2018（2）：13-14.

作者简介

王春丽（1986-），女，汉族，江苏省南京市人，本科，初级，南京晨光集团有限责任公司 产品数据文件主管，研究方向：档案管理。