浅谈市政档案管理对市政建设的作用

张洋

摘 要：市政工程就是城市市政建设的工程，通过综合近几年社会经济建设发展来看，开展市政工程，主要是为解决当地市民的具体困难，从一定程度上可以有效改善城市环境，提高城市建设，并起到促进地方经济发展的目的，市政工程档案是在城市规划、管理、建设活动过程中形成的具有保存价值的材料，是对当前城市市政建设管理工作过程的真实记录，可以说在城市建设的很多方面起着十分重要的作用，因此，如何正确发挥市政工程档案的作用，实现市政工程档案自身价值，是当前急需解决的问题。

关键词：市政;档案管理;市政建设;作用

1 市政工程档案特点

市政工程档案的专业性、综合性是其他档案管理所不具备的。形成时间长、数量多。建设一个市政工程项目，从调研与评估起，包括决策与立项、勘测与设计、施工与竣工等环节，直到试运行为止，时间跨度少则一年，多则3年5年。在此期间，所有能够反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件数量之多，也非一般类目档案可比。涉及单位多、种类全。一项市政工程的档案绝不仅仅是设计单位、施工单位或验收部门一家的材料。自立项起，审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像都能够用于指导城市建设与维护，都可有效预防、减少和解决城市运行过程中的问题，都应该归档以备利用。在此过程中的任一参建单位疏忽，未能及时归档全部资料，就会影响市政档案材料的完整性。档案门类多、载体杂。市政工程在建设全周期内会产生勘测设计、招标投标、工程施工等多方面文件资料，会涉及土建、安装、电力等多专业。不仅有文字档案类的纸质载体，还有3D模型、样品等实物载体，近年还多了声音、影像类的多媒体载体。

2 市政工程档案管理现存问题

2.1 市政工程档案管理人员水平不足

传统的市政工程档案主要是纸质档案，对管理人员的业务技能要求相对较低。当前，部分市政工程档案不仅包括相关纸质档案，还涉及诸多图纸、模型、电子文件以及影像资料等。因此，此类市政工程档案管理人员有较高的素质要求，不仅要求工作人员有过硬的管理类业务知识，还要求档案管理人员熟练掌握计算机相关操作技能，能熟练进行档案分类汇编以及档案信息检索。市政工程档案管理具有很强的综合性和专业性，档案编制和管理人员的专业水平和综合素质对市政建设的质量有着不可忽略的作用。在市政工程建设和维修管养行业，档案编制和管理人员大多非专业人员，档案管理力量薄弱，管理人员专业素养不高，管理水平不强，编制的档案资料质量良莠不齐，导致工程档案编制管理与项目建设难以同步形成，严重的还会导致工程档案失真、遗漏等现象发生。

2.2 市政工程档案管理重视程度不足

当前，部分市政工程缺乏对档案管理的高度重视，将档案管理工作视为可有可无的环节。缺乏先进的市政工程档案管理手段，极易导致市政工程档案的遗漏缺失，难以有效保障市政工程档案的参考价值以及利用价值。我國市政工程建设和管理领域，没有形成完善的市政档案管理制度。市政工程从项目前期、项目建设、竣工验收到后期管养，档案资料分别由不同的部门编制，统一收集归档难度较大。各部门之间和部门内部缺乏完善的档案管理体系和科学管理机制，档案管理缺乏细则，难以规范化管理，造成市政工程档案完整性、准确性和连续性打折，市政工程建设档案资料失真和归档滞后的现象时有发生，市政工程档案分散、不完整、没有统一归档和规范入库管理的现象普遍存在，导致市政工程统一归档接收率不高。

2.3 市政工程档案管理改革力度不足

档案资料的标准化、规范化是档案管理信息化的基础，档案资料标准化程度低制约了市政档案管理信息化的发展。一直以来对市政档案管理工作投入不足，市政档案归档、入库、查阅检索方式的数字化和信息化改革进展缓慢，市政档案管理方式滞后于社会发展的要求。我国城建档案资料管理中，低效的传统管理方式仍然占绝对优势，造成档案资料利用手续繁琐，查阅不方便。加上资料不完整、失真问题导致可参考性降低，造成档案资料利用率较低，服务社会的功能减弱。

3 市政建设中档案管理的作用

3.1 为政府决策及行政管理提供参考作用

政府档案记录的内容大都是针对那些机关单位和事业单位，记录其在现实生活中出现过的事件和有价值的计划等。通常情况下，均以文字、图片和声音的形式存储下来，便于以后查询与使用。这些档案资料的保管充分发挥出了政府职能。政府决策与行政管理资料的保存与探究，以此为政府项目决策提供依据，有助于维护政策的有效性，还为可行性调研提供科学的文献资料，防止行政职权的滥用与重复，有助于提升行政效率。一个国家及民族，甚至个人，均存于历史之中。档案信息是记载历史的资料，最后会成为后辈了解当今社会现状的依据。建立档案保留的是城市面貌，讲述的是时代变迁。档案记录了社会发展的整个历程，具有显著的法律效用，档案信息呈现的历史具备客观性，其保存了当时的历史实际，这些档案有着很高的参考作用，城市基础设施创建属于政府行为，关系着民生。

3.2 给政府行政带来法制保证

依法治国的核心是简政放权，在法制的约束下治国档案起到了两点作用：其一，加大行政行为的透明度，为政府文件公开带来依据及保障。《中华人民共和国政府信息公开条例》为确保群众依法获得行政信息，加大政府活动的公开度，促使依法行政，增强政府服务思想而建立的。档案是政府信息的核心载体，为群众监督政府、出言献策提供了有效的参考信息。2007年之后，各级政府部门在网络上均专门设立了信息公布专栏，通过电子信息的形式公开发布信息。其二，为监督、优化政府决策提供保障。人民代表大会属于立法监督机构，监督政府执行职权是其重要的职责之一。自党的十八大以后，强调简政放权。政府所有的大型决策均要经人大审批。档案信息是政府工作的记录资料，应当上交人大审议，最后产生决议性信息。对政府工作的不良后果追究责任，给人大审议奠定法律基础。若政府发布的相关法律即政策产生严重失误的话，以后均有地方可查。就这单个方面来讲，档案的保管在很大程度上制约着政府的不良行为，由于有档案的存储，政府相关工作均会受到法律及社会大众的全面监督。

3.3 档案管理是城市规划建设的前提条件

城市规划作为一个庞大系统的项目，其包含许多内容，例如天气、环境、交通等，若城市规划不当将会引发无法挽回的损失。城市不仅无法超前发展，反之会发展停滞。但是，若加强档案管理，有档案的借鉴情况就会有很好的改变，由于档案是对历史现况的记录，有较高的准确性。市政档案管理为城市的发展提供了一定的保障，可以使市政项目更顺利地进行。避免重大决策出现错误，确保决策的及时性和正确性，使档案为市政建设提供更优质的服务，尽可能降低工作上的措施，更好为群众服务。

4 结语

综上所述，市政工程档案的采集和管理存在诸多问题，要通过完善工程竣工验收备案管理制度、完善档案管理的法规和相关制度、强化档案采集意识、提高档案管理人员的业务技能等策略加以改善。

参考文献

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