从财务角度看汽车4S店内部控制环节：存在的问题与改进的措施

张晓菊

摘要：近几年，汽车4S店处于高速增长期，积累了稳定的客户群体和企业知名度，经营业务和企业规模增速显著。但在高增速发展的同时，企业成本居高不下，毛利率不断降低。伴随着新开业4S店的不断涌现，企业面临的竞争压力不断增大。如果不能从根本上降低企业成本，梳理业务流程、规范企业制度，众多4S店将很难在激烈的竞争中生存。鉴于此，文章从财务角度阐述了汽车4S店在销售环节、保险理赔环节、库存管理环节、维修环节、收款环节、市场宣传环节等内部控制关键环节中存在的问题，并针对这些问题从公司制度、内部流程、库存管理、合同管理等方面提出了改进措施。内部控制关键环节的改进对汽车4S店的发展有着至关重要的意义：第一、有利于规范汽车4S店各环节业务流程，有助于各部门之间的分工与协作，实时反映企业的生产经营状况，提高企业的竞争力和凝聚力;第二、有利于防止舞弊行为的发生，规范企业管理，降低汽车4S店的企业成本，为企业今后的发展提供动力之源;第三、有利于减少资金占用，加速资金财转，提高资金利用效率。

关键词：汽车4S店;内部控制;存在问题;改进措施

随着网络时代的到来，汽车网上销售平台、二手车网上交易、新能源汽车的日益兴起，城市汽车限购令的实施，使传统汽车的销售量日趋下降，利润率越来越低。同时，综合维修保养商的涌现，也使汽车4S店的维修业务受到巨大冲击，已有一些4S店因无法继续运营而关闭。市场竞争加剧使汽车4S店的业绩提升和企业发展面临新挑战，更加需要科学有效的内部控制制度来为汽车4S店的健康稳步发展保驾护航。

一、汽车4S店内部控制各环节存在的问题

（一）销售环节

1. 銷售业务管理不规范。

（1）发票开具管理不规范，有的销售业务员经与客户协商后，发票开具金额小于实际购车金额。这样顾客能达到少交购置税和保险的目的，销售业务员少报售车款，将此差额据为已有的同时，也降低了公司利润。

（2）分销商管理不规范。销售经理与二级分销商签订的代销协议定价过高，让利幅度过大，畅销车型分配过多，不但没能消化滞销库存，还分流了客户资源，滋生舞弊行为。甚至将展厅客户转化成分销客户，对差价进行分成，使得公司利润下降，甚至亏损。

（3）销售收款管理不规范。当收款人员不在岗时，销售业务员有时会先替顾客代收购车款或订金，但并未及时交至收款人员，而是在顾客实际购车时才将销售款或订金交给收款人员，从而截留公司收入，保留账外资产。有的销售顾问离职时将私自收取的款项带走，造成公司收入及公司声誉损失，销售业务员也会面临法律风险。

2. 业务操作不规范。

（1）加装、赠送业务流程不规范。精品加装、精品赠送、礼品卡、加油卡赠送过程中，领用单没有顾客签字确认，一些本应赠送顾客的精品被销售人员私吞变卖。对于精品加装业务，存在销售业务员将顾客介绍到其他加装店安装精品，从中获取私利现象。加油卡、礼品卡由销售部门负责保管，出现赠送金额与顾客实际收到金额不相符现象。

（2）试乘试驾车处置没有按规范操作。有的试驾车已超过厂家规定的试驾期限，没有及时处置，造成汽车处置价值减损。试乘试驾车售卖时，没有进行价格评估，以超低价格卖给亲友或员工，员工购买后再出售赚取差价，减少了公司处置收入。

（二）保险理赔环节

1. 保险业务操作不规范。

（1）赠送卡的领用发放操作不规范。赠送客户油卡、电话卡、礼品卡过程中管理不严，登记不全，保管存在漏洞，出现保险业务员以顾客名义冒领，或实际领取的金额大于赠送给客户金额现象，降低了保险业务利润点。

（2）优惠券的管理不规范。发放的优惠券存在管理不严、使用范围约定不明确、使用时间、使用人没有限制、领用、使用、结存金额登记不全现象，造成优惠券在所有业务中都可以使用，重复使用、冒用、滥用现象较严重。从而无法估计当年的免费维修量及金额，违背了开展优惠券活动的初衷，降低了公司利润。

2. 保险索赔拒赔现象时有发生。对发生的索赔事项，在向生产厂家索赔时，存在提交资料不全、不符合索赔标准或索赔申请不合格未及时提交、更换配件没有寄回厂家的情况，造成生产厂家的拒赔，拒赔金额只能由4S店承担，直接造成公司损失。

（三）库存管理环节

1. 合同管理不规范。存在外购配件的合同签订流于形式、或没有签订合同、外购配件供应商资质不符合要求、进货价格缺少监督现象，容易造成配件采购人员与厂商串通舞弊行为，抬高进货价，从中牟取私利。

2. 外购配件缺乏出入库管理。外购配件的入库、领用、结存缺乏管理，没有外购配件库存管理系统，或虽有库存管理系统，但采取统入统出方式，使得进货数量、领用数量，结存数量无法统计，容易产生虚购配件、冒领、多领、私拿配件的行为。

3. 没有合理控制库存量。为获得更多厂家返利大量购进配件、整车，造成库存积压，存货周转缓慢，占用公司大量资金。整车滞留时间长，发生价值减损，同时增加库存管理成本。

（四）维修业务环节

1. 打折授权规定不明确。维修业务优惠折扣权限缺乏限定，导致打折权限被滥用，打折力度过大，或者权限审批流于形式，造成公司的维修利润下降。

2. 维修流程不规范。维修过程中，存在机油、玻璃水等养护品给顾客少加以及旧件未更换现象，形成结余养护品、配件被维修人员私自变卖或私下接单赚取收入。同时，维修过程中拆下的旧件被维修人员变卖，未入旧件库统一处理现象也时有发生。

（五）收款环节

1. 现金收款监管力度不够。对于不需开销售发票的收款业务，如果监管不力，容易出现现金不交或少交的现象。验车、上牌业务缺少对收款金额、费用支出的统计监督，容易产生截留款项现象。

2. 现金存款、银行对账不及时。现金收款长时间不存入银行，收款人员或出纳人员有挪用资金的风险;信用卡刷卡、微信、支付宝收款不及时与银行对账单核对，产生信用卡重复划款、微信、支付宝回款与收款金额不一致的现象。

（六）市场宣传环节

1. 宣传合同的签订缺乏监管。合同的签订由宣传部门人员全权负责，合同的审批流于形式，造成合同金额大大高于实际广告宣传金额，其差价被宣传部门人员私吞，使得公司成本加大，宣传力度不够，影响公司的知名度和顾客来店的频率，间接影响公司利润。

2. 宣传用品缺少监管。用于宣传公司形象的各种宣传品、礼品存在订购价格过高、生产商的选定缺乏监管现象，使得宣传部门人员从中获利。宣传品购进、领用、结存情况疏于统计，造成宣传品被员工私自领用或随意发放的现象，造成公司资产损失。

二、完善汽车4S店内部控制的措施

（一）建立建全公司各项制度、确保各项制度的有效实施

1. 制定财务管理制度，明确各自的岗位职责及分工。

（1）制定收款制度。严格执行收款纪律，对所有收款都应向客户提供发票或收据，客户应在维修单、验车单、销售订单上签字确认，收款人员应将每日所收款项上交财务，财务人员应在维修系统及车辆销售系统中核对每日结算情况，避免出现少交款的现象。

（2）每月及时核对银行对账单。对于信用卡收款、微信、支付宝收款，财务人员应每月核对回款情况，确保没有漏收和多收现象。对于刷卡机故障导致的重复收款情况，及时与顾客联系退款。

（3）现金、支票及时存入银行。出纳人员应将所收到的现金、支票于次日存入银行，大额现金收入应于当日送存银行。避免财务部存有大量现金，造成安全隐患。

（4）加强对付款环节的审批。对供应商的结算付款，财务人员应认真核对送货清单与发票开据内容、发票清单是否一致，禁止发票开具内容与送货清单不相符，发票的开具金额应与库存系统录入金额、送货清单金额一致。

2. 制定员工的管理制度，规范员工行为。严禁销售业务员、维修业务员代客户收款，并制定相应的处罚措施，一经发现，严肃处理。在展厅、维修大厅、客户休息区设置非财务人员禁止收款的提示语等。重要岗位部门应采取定期轮岗制度，不相融职务应相互分离，起到相互监督、相互制约的作用。

3. 制定明确的授权制度。明确业务员、主管、经理、总经理的打折审批权限，严禁越权打折情况发生。如有需要给顾客或关系客户较大打折力度的，需经有相应权限的人员审批签字确认。收款人员在收款时应核对打折的审批签字是否与公司的规定一致，对于不一致的打折收款，收款员应予以拒绝。

4. 制定优惠券管理办法。规范优惠券的印制数量、发放范围、使用范围、核销流程。对所有优惠券的发放均应录入电子系统;建立客户档案，记录优惠券的持有、使用、结余情况。

（二）制定并规范各环节的业务流程

1. 维修环节。维修车辆应由维修业务员接待并开具维修单，向顾客说明维修项目及金额，顾客签字确认。车间修理人员在接车时要全面检查车辆状况，依据维修单进行作业，不得私自改动维修项目。维修过程中更换下的旧件应展示给顾客确认并允许客户带走。客户放弃旧件的，应于维修结束后交由废旧件管理处统一处理。向厂家索赔的配件，应及时进行索赔流程操作，将旧件寄回厂家，并关注厂家的索赔审批情况。

2. 销售环节。要求销售业务员真实填写整车购买价款，销售合同、销售订单应有顾客签字确认，客服管理人员做好回访工作，对回访过程中发现的与销售订单、销售合同不一致的情况及时进行反馈。精品赠送，精品销售、精品加装由客户本人确认签字，禁止销售顾问代领代签，精品加装与销售合同内容一致。

3. 库存管理环节。

（1）加强配件库存的出入库管理。规范对配件、精品、宣传品、礼品的出入库管理。对于非厂家配件的采购应逐级审批通过;外购配件送货清单应有送货人签字、仓库管理人员在接收时应对配件的品种、数量、规格、质量进行验收并确认签字。所有外购配件都应录入库存管理系统，进行出入库管理。所有配件、精品、宣传品及礼品的出库均应以出库单为依据，并由领用人签字确认。对于已出库未用完的宣传品、礼品应做好退库入库手续。

（2）加强整车库存的出入库管理。整车的单位价值都较高，少则十几万，多则上百万，对其的出入库管理应更为严谨。车辆到货验收时，应先检查车辆的整体状况，有无在运输途中的破损情况，车辆入库应有信息员、整车库存管理员的签字确认 ，按车辆颜色、型号、发动机编号录入整车库存系统。库存管理员应妥善保管汽车钥匙并设立备查账，每日进行盘点。车辆的出库应以销售部门开具的出门条为依据，出门条应有销售业务员、销售经理、收款员、库存管理人员的签字确认方可出库。

（三）建立合同管理辦法，规范合同的订立、履行、归档

1. 做好合同订立前的调查工作。在选择供应商时做好前期调查，对供应商的企业规模、相关资质、产品质量、产品价格、产品的进货渠道等进行了解，以减少不合格供应商的采购风险，降低采购成本。

2. 合同订立时明确双方的权利和义务。合同订立时应明确规定送货方式、采购价格、结算办法、发票开具类型、双方的权利、义务和违约责任等。广告宣传合同，还应明确宣传方式、宣传时间、宣传载体、返利的计算方式及返利形式。与汽车二级分销商订立的合同应符合双方利益水平，合理制定返利结算条款，规范二级分销商的合作模式、车型的分配方式、订车、交款、提车的合作流程、返利结算发票的开具类型及开具方式。

3. 规定合同的审批权限及流程。所有待签定的合同应交主管领导审阅，总经理审批，金额较大的合同应经过财务、法务部门的审核，总经理审批。

（四）合理控制库存量

1. 加强配件库量的控制。根据送货次数及日消耗量合理确定外购非厂家配件的进货数量。根据厂家制定的配件返利政策，结合自身4S店的维修业务、保修业务、车辆故障类型等所需配件种类、使用频率、用量情况，制定合理的厂家配件进货数量，减少配件库存积压及过期减损，减缓公司的资金需求。

2. 加强整车库存量的控制。重视和加强整车采购计划，根据公司经营目标、年度销售计划、库存状态、市场销售情况、每种车型的返利政策合理制定采购计划，避免采购量过高，造成库存积压、占用大量资金，采购量过低，影响公司的销售业绩、利润及返利金额。销售部门应实时跟踪整车的库存状态，加速整车的周转率，对于库存摆放超过3个月的车辆应制定相应的促销计划，减少积压、加快资金回笼。

3. 加强试乘试驾车辆的管理及监控，在保证厂家要求的试乘试驾车数量的情况下，及时处置不需用的试驾车，避免试驾车滞留企业，降低处置价值，占用企业资金。试乘试驾车的处置应履行固定资产处置审批流程，每辆待出售的试乘试驾车都应有二手车市场的价格评估报告，试驾车的出售不应低于市场评估价。内部员工购买试驾车应经过销售经理、总经理的审批，销售价格符合员工购车的规定。

参考文献：

[1]乔永富.汽车4S店配件管理及优化[J].科技创新与生产力，2018（07）.

[2]汪双玲.论物资采购合同的风险的内部控制[J].会计师，2019（03）.

[3]王立超.探讨汽车4S店内部控制[J].现代经济信息，2018（04）.

（作者单位：北京市北奔汽车修理厂）