“双高计划”发展下的高职院校办公室内部关系处理之道

卫长林

(遵义医药高等专科学校，贵州遵义，563006)

一、加强高职院校办公室内部治理迫在眉睫

(一)高职教育大发展呼唤高职院校办公室内部治理

职业教育担当人才培养，助推经济发展，促进社会公平，关乎国计民生。[1]自党的十八大以来，党和国家对职业教育发展的重视到达了新的高度，相继出台了《高等职业教育创新发展行动计划(2015—2018年)》《国家职业教育改革实施方案》“双高计划”等份量重、含金量高的文件。2019年作出的高职扩招重大决策，更加凸显了党和国家对高职教育在人才培养、社会治理、宏观经济调节等方面要发挥作用的殷切期待。面对发展的机遇和挑战，高职院校需要加强治理能力和治理体系建设，提升办学治校质量，回应党和国家的关注与社会关切。高职院校的内部治理需要以内设机构的有效治理作为基础。办公室是高职院校的内设机构，学校顺应发展要求，加强办公室内部治理。

(二)不断彰显的地位作用催生高职院校办公室内部治理

高职院校办公室既是学校内部揽管巨细的大管家，又是展现学校风采的重要窗口，是高职院校中一个非常关键的部门，处于核心地位，工作的综合性非常强。“前哨”“后院”“外脑”“手足”等关键词，表明办公室在高职院校日常工作中的作用越来越重要。[2]作为一个特殊的组织，高职院校办公室治理水平高低事关工作成效和工作成果的好坏。处理好内部各种关系，是对新时代高职院校办公室治理水平的考量。因此，高职院校办公室必须加强内部治理。

(三)破解当前工作困局促动高职院校办公室内部治理

高职教育在一段时期内被确立为层次教育。[3]高职院校大多由原中专学校升格或合并组建而成，以专科层次办学的时间不长。这就导致高职院校各自的内设机构有所不同，有的设为党委办、行政办，有的设为党政办，在运行治理方面与办学时间较长的本科院校有一定差距。由于高职院校办学规模在短期内不断扩大，无论是专业岗位的教师还是管理岗位的人员都显得人才不足。因此，高职院校办公室人员兼职的较多，专门从事办公室工作的人员较少，且办公室人员围绕学校中心工作、科研、教学、产教融合等方面的服务能力和服务质量均还有差距，跟不上高职院校的发展要求。[4]可见，要改变当下的困境，加强高职院校办公室内部治理是必然选择。

二、高职院校办公室内部治理需要处理好十对关系

(一)找准结合点，处理好“大”与“细”的关系

办公室人员的思维、言行、举动关系到办公室的整体运转。办公室的人员要时刻保持警醒，点滴化成，处理好“大”与“细”的关系。大，就是树立大局意识。办公室的每一位人员和办公室集体都要把履职情况置于学校发展的大局中去思考、推进和落实，如果思维缺位必将导致工作缺位。参谋助手、督查督办等工作职责决定了办公室人员必须培养和时刻保持大局思维。如果没有大势大局观念，工作人员就会出现井底之蛙的情况，在工作中看不全、看不宽、跟不上、慢半拍。细，就是要为学校发展出力献计。办公室工作人员要以个人之“细壤”成就学校发展之“大”，以个人之“细流”成就学校发展之“深”，以个人之“细微”成就学校发展之“大”，站在领导角度思考问题，跳出办公室工作看办公室工作。比如，医学类高职院校办公室就要围绕健康中国战略的实施思考谋划学校发展之策，农业类高职院校办公室要紧扣乡村振兴战略需要为人才培养方案的制订建言献策。办公室要站在受众角度进行周到细致的服务，工作要有激情、有干劲，工作效率要高，以此向办公室内外展示良好的形象，提升各方，特别是外界对学校整体形象的评价，同时引导校内单位向办公室看齐。

(二)找准平衡点，处理好“高”与“低”的关系

提升高校治理能力和完善治理体系是当前高职院校建设发展的必然要求，也是迈向高校治理能力现代化的必然阶段和奠基工作。党对高校的全面领导必须一以贯之，党委领导下的校长负责制更要继续完善。在这种大背景下，学校党委行政重视和加强办公室队伍建设，通过招录、选调等方式为学校办公室补充了专职人员，为工作提供了人力保障。从工作性质和队伍现状看，高校办公室大多数是年轻同志，都是工作中非常重要的“潜力股”，但是他们又存在阅历单纯、工作经验不足的劣势。由此，办公室的同志要正确处理好高与低的关系，确保能够行稳致远。高，就是工作标准、质量、效率都要立足“高”字来做。比如，办文要保证来文在最短的时间内送到领导手中，提高处理效率，做到自己工作和领导工作案无积卷；在处理发文方面，更是要对照公文文种、格式要求办理，把握有关提法，不能出现政治性、政策性、法规性错误。低，就是从最基础性的工作做起，从琐事、小事干起，从最基本的教育知识学起，扮演“跑龙套”的角色。俗话说：“万丈高楼平地起。”电话通知、信件处理、来访接待都是看似不起眼的事，但实际上做好这些工作，是对办公室人员表达能力、事件判断、待人态度的检测和锻炼。办公室人员要珍视工作历练平台和锻炼机会，学会把繁杂的事情清单化、流程化，弥补自身不足，乐于总结处理师生问题时得到的处事方法、工作思路和经验教训中的失误。只有久久为功、日日精进，才能够用端正的工作态度改变人生、成就、事业的高度。

(三)找准共识点，处理好“方”与“圆”的关系

方，就是坚持依法治理、制度治理、纪律治理。高职院校一方面要以高等教育法、职业教育法等为学校办公室的法律支撑，另一方面又必须坚持党委领导下的校长负责制。作为参谋助手，办公室是高职院校制度建设的把关者，要在宏观要求下结合本校实际牵头制定各项治理制度，为平衡学校内部利益相关者在权责分配方面提供制度遵循[5]，让学校治理走上制度治理的轨道。同时，办公室人员自身要讲原则、讲风骨、讲规范，不借领导之名谋私利，不借工作之便捞好处，不以个人行为破规矩，挺直腰板做人做事。核心部门、领导身边的工作位置，更加警示办公室同志要加强自我约束，防止陷入“围猎”陷阱。圆，就是要顺势不停滞、灵活不固执、应变不死板。办公室最重要的一个职能就是沟通协调经常性工作。在这项工作上，“方”与“圆”的关系处理非常重要。沟通的目的是达成共识，促进各方利益追求都能合理体现，所以在与领导和同事的沟通时，办公室工作人员要用心倾听、善于聆听，尊重对方谈话。特别是在对方出现误解时，切忌盛气凌人，而是要掌握好说话的分寸，控制自己情绪，站在对方的角度考虑，既要达到沟通目的，又不失情感交流，保持良好的人际关系和工作关系。总之，沟通要以解决问题为目标，打通认识上、思路上、工作上的堵点，减少沟通性消耗，保证工作既能顺畅进行，又能在正确的轨道上前进。

(四)找准立足点，处理好“精”与“熟”的关系

办公室地位性质不仅决定办公室自身发展高标准，而且要求办公室每一位人员都要高水平。“众人拾柴火焰高”，办公室除了正确履行职责外，还要成为培养锻炼干部的“熔炉”。办公室人员不仅要“进得来”，还要“出得去”，交流或提拔到其他部门去，带动其他部门服务水平的整体提升。因此，办公室工作要处理好“精”与“熟”的关系。精，就是要把所从事的业务工作搞精通，成为“业务通”“活字典”“问不倒”。比如，负责学校规划编制的办公室人员只有对国内外高职教育发展经验、未来走向、发展标杆、所在区域的经济发展情况和产业结构状况了然于胸，同时具备过硬的文字功底和较高的政策水平，才能编制好发展规划。熟，就是每一位人员都要对办公室的办文、办事、办事业务熟悉，为相互补位、轮岗锻炼打基础。比如，办公室人员开展督查工作时，就要熟悉所督查的对象、督查的内容、督查的流程，否则就会浮在面上、督不到底，达不到督查的本意。在学校内部，其他部门会对办公室的人员高看一眼，所以办公室人员不仅要当专才，还要成为通才，在做好办公室本职工作的基础上，还要熟悉学校教学、思政、党建、意识形态、学生管理等工作。只有做到又精又熟，业务能力全面，才有底气立足并站稳从业之跟。

(五)找准联结点，处理好“上”与“下”的关系

办公室在承上启下的过程中，一般通过文件、信息、电话等方式传递信息，保证与学校内设机构、外界交流有效衔接。信息传递工作虽然简单轻松，但不代表容易，也不可以被轻视，需要恰当的方法和高超艺术，这就要求办公室处理好“上”与“下”的关系。上，就是要充分了解上级的大政方针政策，特别是近年来党和国家对高职教育发展的重视情况和出台的具体举措，同时还要充分领悟学校党委行政和领导的决策意图，以便在工作中精准有效落实。下，就是要了解下面即内设机构、教学一线、学生工作等方面情况，做好传达、服务工作。只有上、下的情况都了解，办公室人员才能统观大局、把握大势，避免工作建议闭门造车，提出的方案水土不服。比如，要加强基层党建实施“双带头人工程”，就要对实施这项工作的背景、现状、预期目标有充分研究，对本校基层党组织情况进行充分了解，提出的方案才能落地。特别是通过文字方式传递的信息，办公室不能简单地当“复印机”和“传声筒”，还应当成为信息的“加工场”“淬炼炉”“研究所”。

(六)找准切入点，处理好“立”与“破”的关系

随着教育事业的不断发展和人民群众对教育事业的期盼，高职院校必须围绕“办好人民满意教育”的总目标开展办学育人。围绕这一目标，高职院校办公室要处理好“立”与“破”的关系。立，就是要坚持和继承办学的优良传统、校训、育人方法、工作方式等。我国高职院校在办学育人方面各自积累了各具特色的经验，积淀了深厚的文化底蕴，是增强办学自信的基础。这些好的东西要坚持传承。破，就是要破除旧的思想观念、思维方式、工作手段等。以办学招生为例，内地高职院校更多的是为培育本地人才。但近年来，“一带一路”倡议的推广为开放办学提出了新的要求、提供了新的平台。目前，有的地方已把开放办学作为评价一所学校综合水平的指标之一。高职院校要加大开放办学力度，就要在对外交流方面迈出新步伐，加强国际交流与合作，提升我国高职教育的国际竞争力和影响力。在服务留学生方面，高职院校必须按相关规则进行，尊重留学生的文化。在处理“破”与“立”时，办公室人员要始终在坚持正确办学方向的基础上“破”，在坚持共同奋斗目标的基础上“破”，不能在方向和指导思想这种关键点上出问题，坚守好立德树人的根本任务，时时记住为谁培养人、培养什么样的人、如何培养人，保持清醒的育人头脑。

(七)找准共同点，处理好“分”与“合”的关系

办公室是一个团队。从管理的角度和团队发展实践看，合则成、合则强，分则败、分则衰。因此，办公室要处理好“分”与“合”的关系。分，就是要有合理分工。随着国家对高校发展的更加重视和期望，“双一流”、高职教育改革等决策不断出台，学校发展必须加速，改革必须深入。在此要求下，办公室工作内容也在不断增加。为确保事事有人干、人人有事干，办公室要根据个人特长、性格气质、个人经历等因素进行分工。合，就是要合心合力，有一致的目标和工作愿景。办公室的整体力量来自于团队每一个人的力量。因此，团队的每一个成员都要有“一盘棋”的全局意识，个体是这棋局中的一颗棋子，要自觉把力量凝聚到既定工作目标上来，打破自我设置的壁垒，消除隔阂和误解，多沟通、勤补位。

(八)找准关键点，处理好“主”与“次”的关系

为正确统筹时间、有序处理事务，现代管理学家提出了许多理论，但无论哪种管理方法、哪种理论，其核心都是正确处理好主次关系或轻重关系。办公室工作的综合性，注定了事务繁多，且时效要求高，有的还是临时交办就立即需要完成。如果发生突发事件，办公室更是需要立刻处置。同时，高职院校办公室人员的兼职性和人手不足更给高效工作带来了挑战。为此，办公室要处理好“主”与“次”的关系，从紧急程度、重要程度、时间要求等方面对事务进行分类分级别整理和组合。办公室人员做作好分类和组合之后，再分清主次，有序推进工作，提高工作效率，并确保工作不漏项、不延时。以今年新冠肺炎疫情防控为例，办公室就是疫情防控的指挥部，防控当为首要工作，其他工作必须为其让路。同时，办公室要根据疫情防控形势变化，调整工作重心或工作思路。比如，要保证“停课不停学”，就要开展线上教学。又如，高职院校办公室要利用新冠肺炎疫情防控取得的胜利，深刻领会坚持党的统一领导的制度优势，并利用抗疫取得的成果加强对师生的思政教育，唱响抗疫的英雄赞歌，坚定和增强师生战胜疫情的决心和信心。

(九)找准转化点，处理好“学”与“悟”的关系

党的十九大报告中对学习提出了明确要求，如建设学习大国、增强学习本领等。加强学习、抓好学习是个老话题，但也是一个绕不开的话题。“不学无以增才，不学无以干事，不学无以克难。”况且，办公室工作有很强的挑战性，如果不学习，仅凭吃老本是跟不上要求的。“学而不思则罔，思而不学则殆”的古训涵育着学思践悟的深刻内涵，作为新时代高校的办公室同志，要处理好“学”与“悟”的关系。学，就是要学习党的创新理论、习近平关于教育的重要论述等，保证工作方向、思想观念不偏；学习关于高职教育的发展要求，如“双高计划”、职业教育本科专业设置研究等内容，保证学校改革发展路径不偏；学习其他高职院校先进的工作经验，收集整理后供学校领导决策参考，可以少走弯路、赢得发展时间。悟，就是要用心反省个人与新时代职业教育发展的差距，个人在参谋、服务方面的差距，特别是在守教育初心、担育人使命方面的差距。只有把目标树起来，把差距找出来，才能有针对性地解决问题，做好学与悟的转化，否则学习就会成为一种形式，成为应景之事。“学”与“悟”是一种智慧，是给自己“充电”的升级，需要个人内心的自觉，没有个人内心的自觉和主动，哪怕再强的外力和约束也是枉然。最终，办公室人员要把“学”与“悟”的成果运用到工作中，让“学”与“悟”推动工作，成就个人能力提升和综合素质的不断增强，练就临机有谋略、遇事有策略、见事有谋略的本领。[6]

(十)找准兴奋点，处理好“劳”与“逸”的关系

办公室工作管理规范后，也是有规律可遵循、可把控的。但与其他部门相比，办公室工作临时性、突发性的工作比较多，要求也非常高。随着对外交往、交流的增加，高职院校办公室更加注重工作规范，付出的努力相对比其他部门要多，办公室人员要注意心理和身体的调节，处理好“劳”与“逸”的关系。劳，就是要乐于付出辛劳、工作勤劳、不辞劳苦，勇于接任务、挑担子、扛责任，从心底里愿意干，有一副压不垮的“铁肩膀”，从而保持一往无前、激情有力的工作状态。比如，遇到急事需要办理，起草工作文稿，办公室人员大多需要放弃休息时间，这就需要办公室人员不虚头滑脑、不避让困难、不绕开问题。能否做到这一点，是对办公室人员党性、职业操守的检视。逸，就是要在繁重任务完成后、繁忙事务结束后要暇逸、享逸，体验工作成就的快乐，享受苦尽甘来的成果。在繁重的任务面前，办公室人员要学会心理调节、缓释放松、疏导压力，拥有宁静的心境。办公室人员要时刻有打持久战的思想准备，也要有克服因方法不当造成打疲劳战的对策，关注身体健康。没有健康的身体和良好的心理作支撑，所有良好愿望都只是空想。只有正确处理好“劳”与“逸”的关系，才能保证有充沛精力，保持昂扬向上的风貌，始终如一恪守工作职责，全身心投入，担起工作任务，完成职责使命。

三、高职院校办公室治理需要高位推进、多维进行

十九届四中全会对国家治理作出了专门部署，开启了“中国之治”[7]。高职院校治理的冲锋号已经吹响，高职院校办公室治理也必须动身启程。高职院校内部治理只有“加油站”，没有“终点站”，需要高位推进、加快提升。第一，学校层面要重视。高职院校在推进“双高计划”时，党委行政要认识到办公室在发展中的特殊性和重要性，要把办公室治理作为学校内部治理的“先遣队”“排头兵”进行建设和培养，从而带动内部的其他机构加快推进治理。第二，高职院校办公室要发挥主体作用。新时代的高校办公室要对治理现状进行审视和分析，明晰治理目标和路径，促进办公室治理能力和水平不断提升，进而提升工作效能，在学校内部部门的治理方面走在前列，使工作更好地适应学校发展的节奏、改革的步伐、师生的需求。第三，高职院校要注重办公室队伍建设。人力资源是治理的关键因素。离开了人力资源，治理就成了无本之木、无源之水。高职院校的学校层面要把办公室队伍建设与专业技术队伍建设同等规划、同等培养、同等培训，建立一支善参谋、懂教育、会治理、精专业的综合性队伍，为学校层面的治理提供人才储备和人力支撑，为高职院校科学、规范、民主治理作出示范。[8]