新时代高校档案管理的困境及改革策略研究

霍成龙

(吕梁教育学院，山西 吕梁 033000)

在高校教育改革中，通过档案管理工作的整合，可以将现代化的档案管理作为重点，结合数字化、信息化的档案管理方案，可以改变以往纸质档案管理中存在的问题，实现高校档案管理创新的目的。但是，在当前的高校档案管理中，存在着管理手段落后以及现代化管理意识缺失的问题，如这些现象不能及时解决，会影响高校档案管理的质量。因此，在新时代背景下，院校管理者应该将档案管理作为重点，通过各项影响因素的分析，确定信息化的档案管理体系，以实现档案管理工作的稳步进行。

一、高校档案管理的重点

过去，在档案管理中以收集、管理纸质档案为主，声像、实物档案为辅，忽视电子档案、数字化档案的收集，这些现象造成档案收集的门类、载体不齐全，造成了档案资源体系不健全，不能全面反映一个单位的职能活动。通过新时代高校档案管理工作的构建，可以将信息化的档案管理作为重点，通过电子化、数字化档案设备以及专业人才的引进，不断完善档案收集范围，增强档案资源体系建设，以实现档案高效管理的目的[1]。

二、高校档案管理中的限制因素

(一)档案管理缺少信息化

高校档案管理中，通过信息化档案管理方法的调整，可以提高档案资源的管理、使用效率，满足高校的稳步运行及持续发展需求。但是，结合高校档案管理及实践的过程中，受到多因素的影响，导致信息化管理方案流于形式，使相关工作出现管理不足的问题，如果在院校发展的背景下，不能有效解决上述问题，需要将电子档案、数字化的档案作为重点，通过信息化管理方案的落实，保证档案的齐全完整和安全保护，同时提高档案利用效率。然而在实际工作中，存在着数字档案缺少、档案信息化工作落后的问题，如，在档案统计、检索中，存在着档案数据库以及多媒体资源库缺失的问题，特别是一些业务方面的电子档案等存在着档案空白的问题，影响档案的齐全完整，而且也无法满足高校档案管理工作的整体需求，制约高校档案管理工作的稳步进行。

(二)档案宣传力度较弱

在新时代背景下，为了更好的提高高校档案管理工作的质量，相关人员需要认识到电子档案、数字化档案管理的重要性，通过信息化档案管理方案的调整，增强多种门类档案管理工作的宣传力度，增加人们对电子档案收集、纸质档案数字化的认识，做到制度落实到位、相关人员配合到位，以保障所接收档案的齐全完整。但是，由于宣传力度不够，人们对电子档案收集、归档的认识不足以及资源存储不合理的问题，如果这些问题不能及时解决，会降低高校档案管理的整体效率，无法推动高校档案管理工作的稳步进行[2]。

(三)档案管理人员素质不足

通过对档案管理工作的分析，其作为政策性较强的内容，要求档案管理人员具备综合素养，结合当前高校档案工作的管理特点，在具体的档案信息管理中存在着人员素质薄弱的问题，如，档案管理人员知识结构薄弱、对信息化档案管理缺少系统认知等，这些现象不仅降低档案管理工作的有效性，也出现档案资源浪费的问题，严重影响了档案的整体工作。所以，档案人员必须高度认识档案工作信息化的重要性，不断加强自身思想和档案业务建设，提升综合素养，保证档案管理工作的稳步进行。

三、新时代高校档案管理新思路

(一)明确高校档案管理范围

为了更好的调整以往落后的档案工作模式，相关管理者需要将档案管理范围的调整作为重点：首先，建立档案信息化的数据库，档案人员要深刻学习、领会国家档案局、质监局等部门发布的有关档案信息化建设方面的行业标准，根据高校档案的基本类型，制定档案的设定参数，保证各项数据的及时检索，为信息化档案数据资源的整合提供支持。第二，根据高校档案管理工作的特点，在具体的工作整合中，应该建立Web服务系统，通过该模块的构建，可以提高档案检索及查询的效率，满足用户对档案资源的获取需求。第三，由于高校档案管理工作的特殊性，在具体的工作整合中，可以建立社会化的馆藏资源，为利用者提供更全面、便捷的服务。第四，创新高校档案服务方式，项目管理者应该结合档案网络资源的特点，通过高校档案资源的具体分析，有效协调档案馆藏结构，突出重点的档案信息，从而实现高校档案资源的协调性及共享性目的[3]。

(二)细化信息化档案的建立流程

通过对高校档案信息化管理工作的分析，为了使档案管理工作更好的顺应新时代的发展需求，档案人员应该细化信息化的档案建立流程，通常情况下需要做到：第一，加强高校档案的基础设施建设，结合高校档案资源特点，在信息化档案管理以及流程建立中，需要结合档案管理规范，落实具体的工作，并将具体的工作内容责任到人，避免档案管理人员职能不足问题的出现，不断增强档案管理者的业务能力，加强信息操作技术的学习能力，并保证高效信息化档案管理工作的稳步进行。而且，在信息化档案资源开发中，应该融入网络通讯模块以及档案基础设施等，通过多样化的档案存储，加强各项资源的管理及配置效率，为行业的信息化发展提供支持。第二，结合高校档案信息管理工作的特点，需要将信息化的资源作为收集重点，规范、完善档案信息化管理制度，提高文字以及静态图像的处理质量，确保档案的准确性。例如，在高校信息化档案系统中，通过计算机检索系统的运用，可以针对用户的需求查询档案信息，并自动进行档案管理及分类，展现新时代高校档案管理的优势。第三，高校档案管理中，应该建立规范性的管理制度，针对电子档案不同阶段的管理内容以及发展目标等，确定长期性的管理计划，以更好的展现高校档案信息化的建设价值[4]。

(三)组建高校档案专业人才队伍

为了保证高校档案管理信息化工作的稳步落实，需要积极组建专业性的管理队伍：第一，档案人员应该根据高校档案的资源内容，充分发挥管理人员的协调能力，协调各部门做好档案的收集、整理、归档工作，保证各门类、各载体档案的齐全完整。对于专职档案人员来说，需要不断提高自身日常解决问题的能力，不断创新工作方式、方法，结合档案工作的基本需求，增强自身的综合素养，以保证各项工作的稳步进行，以满足档案管理工作的创新发展需求。第二，对于档案信息管理者，应该结合时代的发展模式，及时转变以往单一性的档案管理思想，通过增加档案信息意识、加强信息技术的储备等，落实档案信息化管理及处理方案，提高高校档案管理队伍的综合素养。而且，对于高校管理者，应该认识到档案信息化的重要性，通过专业人才以及设备的引入，保证信息化档案工作的稳步进行，实现新时代高校档案管理的最终目的[5]。

四、结语

总而言之，通过对高校现阶段档案工作的分析，及时改变高校档案管理中存在的问题，高校档案人员应该积极创新档案资源信息化管理方式，通过完善档案信息化管理方案，加强制度落实，保证各门类档案特别是电子档案、数字档案，应收尽收、齐全完整、结构合理，能全面反映高校职能活动。同时通过高校档案的信息化建设的不断完善，档案服务高校各项建设的作用更加明显。通常，高校需将明确档案管理范围、完善档案制度体系建设以及专业人才队伍的构建等作为核心，实现档案工作的稳步进行，以便提高档案管理效率。