办公室常见的图书管理问题及解决策略

2020-03-03段卫平

吕梁教育学院学报 2020年4期

段卫平

(吕梁市招生考试管理中心，山西吕梁 033000)

新经济常态下，各单位为了能够在激烈的市场竞争中得以生存与发展，必须重视自身文化建设，其中图书发挥着不可替代的作用[1]。但是，当前单位办公室图书管理存在一些问题，直接制约了单位文化建设与自身发展。对此，我们应高度重视办公室图书管理工作，提高其管理效率与质量，更好地为单位发展服务。

一、办公室常见的图书管理问题

(一)图书摆放无序且混乱

在办公室中，常常会看到各种图书无序摆放，且十分混乱，这是当前大多数单位办公室图书管理的主要现象[2]。无序摆放、混乱整理会导致查阅资料、借书员工各种不便，不仅无法迅速找到所需图书，而且浪费了大量的时间与精力，导致管理工作更加繁琐。管理人员不仅需要花费大量时间把图书归位，而且会造成图书整理工作更加混乱。同时，办公室图书放置不科学，未根据职工读书习惯明确分类，进而诱发各种不便。诱发这些问题的根本在于办公室图书量加大，类目较多，整理起来十分复杂。另外，图书整理不科学，高效率图书管理方法较为匮乏，不全面不合理，综合性较差，造成图书难以基于实际情况进行合理摆放与调整。

(二)室藏种类单一

室藏大多数都是一些公开发行或上级印发的书籍，单位自身编写印刷的资料(如档案编研材料和有关业务资料)较少，这些资料具有一定的利用价值，印发量较小，局限于本单位，对单位工作具有较强的指导性。现存图书主要是政经类、业务方面的图书，有的年代较远，利用率较低，可读性较差，无法迎合迅速增长的科研与工作需求。

(三)借阅无序

对于办公室图书管理而言，借阅秩序混乱的情况较为常见[3]。如图书办理登记较为混乱；图书到期不还；图书损坏未及时核查、追赔等。有的办公室图书电子化程度较低，借阅秩序十分混乱，读书后并未及时放回原位，有的甚至将其带走，导致资料缺失。另外，办公室人员流量较大，若管理人员难以同图书借阅工作量相匹配，极易出现借阅无序的情况，造成图书丢失与损坏，影响办公室图书管理质量。

二、解决办公室图书管理问题的策略

(一)依照科学分类进行图书摆放

办公室整理图书时，应基于合理的类目科学整理图书，采取科学、系统的方式，如此才能够合理摆放图书，能够为职工借阅提供便捷，而且还有助于管理人员高效率管理图书[4]。如分类图书时，可根据自然科学、人文科学将图书分为两大类，再基于小类目进行划分与整理。同时，应注意图书的互补性，将较为互补的图书尽量摆在一起，便于员工寻找借阅，可节省大量找书的时间与精力，进而彰显出图书人性化管理理念。另外，归类整理图书时结合现行图书管理制度，规范编号，粘贴索引，提高图书管理规范性与质量。值得注意的是，单位办公室可开通内部图书借阅与查询网络体系，可了解最新的室藏信息及图书情况，节省更多的借阅时间。

(二)多措并举丰富室藏

其一，基于需求购买一些图书、工具书，采购时应从专业性、知识性、思想性等方面进行充分考虑，保证图书价值。根据单位发展所需，办公室可适量采购医学专业、有价值的期刊及报张杂志等，例如《读者》《求实》等。

其二，开展图书普查活动，对整个办公室的图书进行登记，了解其真实情况。同时，基于室藏书目，若发现没有某一类图书，同部门协商后，将其保存于办公室，由办公室管理。

其三，加强档案编研工作，丰富室藏内容。有关部门将大事记、年度文件汇编、年鉴、气候评价、论文集等定期移交办公室，有利于室藏资源的丰富。

其四，有效管理培训资料。对于参加的各种培训班发放的教材(密级或特别规定的除外)，在培训完后，把这些培训材料上交办公室。如果还需进一步利用，可随时办理借阅手续。这样，不仅能够进一步充实室藏，而且还能够提高培训教材利用率，也可预防内部资料的流失。

其五，在网络环境下，办公室应对网上信息资源进行精心选择、有效加工、全面整合。例如，中国知网、百度文库、维普、万方数据等资源丰富的数据库，信息更新快，检索与查询效率高，是文献信息获取的有效途径[5]。在图书日常管理工作中，应注意收集、整理各方资源，对图书网络信息资源进行充实与整合。

(三)完善事业单位的图书管理设施

随着各种新技术的出现和推广应用，办公室图书管理会有更多新兴技术的支撑。比如物联网技术的衍生与发展，可以更加便利地获取数据，办公室图书管理可以准确掌握职工行为数据；比如人工智能技术的衍生与发展，使得图书数据开发与利用水平进一步提高，提高了图书与读者的互动效率；再比如数字图书云服务平台的建立与推广，能够对图书的海量信息资源加以有效融合，从而为职工提供“一站式”服务。办公室能够通过网络与实体这两个空间，在为借阅职工提供精准化服务基础上，将图书的效能尽可能地发挥出来。办公室唯有在精准化服务方面下功夫，才可以切实为职工提供更好的服务，从而扩大图书的“磁场效应”。