城建档案信息的开发与利用探析

孙 刚

（邹平市住房和城乡建设局，山东 邹平 256200）

在城市规划、建设、发展、管理的过程中，产生了各类具有保存价值的原始记录资料，具体包括文字、图像、影像、表格等，都属于城建档案资料[1]。城建档案资料具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征，反映了城市的发展过程，信息数量大，为了实现有效管理，实现对于城建档案信息的科学开发与合理利用，必须创新其管理模式，引进现代化信息技术，构建城建档案数据库，借助于网络平台实现信息异地共享，借助于数据挖掘技术实现档案开发利用，全面提升城建档案管理及服务水平。

1 城建档案信息开发与利用的重大意义分析

1.1 是实现资源价值的必要手段

21世纪是知识经济时代，大数据背景下，信息资产的利用价值得到社会的高度重视，城建档案作为储存着大量信息资源的载体，且开发与利用受到各个部门的关注。城建档案的价值就在于其中蕴藏的丰富的信息资源，有效开发与利用档案信息，是实现资源价值的必要手段，是档案信息在城市规划、建设中发挥指导作用的关键，只有充分挖掘城建档案背后蕴含的潜在信息，才能够创造出相应的经济效益和社会效益。

1.2 是新时期经济发展的必然要求

当前，我国经济持续处于中高速发展转台，城市化建设进程逐步推进，为了推动城市及其经济的可持续发展，必须制定科学合理的城市规划建设方案，优化城市空间布局，调整产业结构。城建档案在城市规划建设中发挥着重要的指导作用，城建档案信息的开发与利用，能够推动城市规划建设、土地开发利用决策的科学化发展，构建科学长效的城市发展格局，为新时期经济发展创造良好的物质条件[2]。

1.3 是档案多元化发展的趋势

在信息化时代背景下，城建档案的价值需求趋于多元化发展，城建档案管理部门应该顺应时势，推动城建档案的信息化建设，构建城建电子档案，全面采集城市规划、建设相关工程的信息，实时更新，确保档案信息的真实性、全面性、完整性。同时，注重对电子档案的开发与利用，完善档案服务模块的构建，为不同用户群体提供不同权限的服务，实现城建档案信息的异地、开放共享，维护信息安全，以防信息被恶意修改、损毁等。

2 城建档案信息的开发与利用策略分析

2.1 建立健全档案管理制度，推动档案的及时更新

信息时代背景下，城建档案管理创新的方向，就是信息化建设，在此过程中，滨州城建档案馆应依照《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等文件指示，制定城建档案信息化管理制度，明晰档案信息化管理工作流程及具体执行方案，提升工作水平[3]。为了确保档案资料的完整性，应实施档案管理责任制度，明确主管领导及管理人员，专岗专责，并构建与之相适应的监督机制。在城建档案信息化建设过程中，合理划分工作任务，由建设、施工单位按照统一标准，采集、整理档案资料，经过统一的移交系统著录，生成电子数据报，上传到档案室的管理系统中，由档案管理人员完成验收、接收、保管、利用工作，合理分工，提升工作质量。

2.2 完善城建档案信息平台构建，创新档案管理技术

在城建档案管理创新过程中，单位应该借鉴成功案例，引进现代化信息技术，引入适合城建档案管理需求的数据模式，再根据财政预算，采购相关信息设备，比如说计算机、打印机、扫描仪、摄影机、专用微机等，构建城建档案信息平台，实现档案收集、移交、整理、编目、著录、扫描、统计、查询等管理功能，全面提升档案管理水平。同时，为保障信息安全，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，同时，设定账户权限等级，数据库管理人员可浏览后台数据，具备数据编辑、管理功能，而高级用户能够看到所有档案信息，普通用户只能看到公共信息，完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT 监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改。

2.3 优化档案服务体系，提升信息利用率

档案的建设与管理，是为了更好地利用，应该利用现有平台，为单位内部及相关部门提供档案查阅服务。如若想要查阅档案原件，必须办理查阅手续，填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准，在指定位置，有档案管理人员在场的情况下，查阅档案，查阅者不得私自复制、涂改、拍照、划线、损毁、调换文件，一经发现必将严惩[4]。信息化背景下，城建档案利用迎来新的契机，在档案管理信息化建设的形势下，档案资料可实现实时开放共享，单位内部的工作人员，可以直接进入局域网，查阅日常工作所需参考的文件资料，单位外有需求的人，可以登录城市规划建设部门官方网站，进入相关目录，登陆其档案信息平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，这样有效简化了档案利用的流程，便利了人民群众，提升了城建档案信息的利用率。

2.4 完善档案管理机构设置，提升工作人员业务水平

城建档案管理工作政策性、原则性极强，管理人员必须具备极强的政治责任心，具备严格的政治纪律意识，对待工作认真负责，对待客户友善和蔼，主动为人们服务。城建单位应该完善档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，推动档案工作的落实。而且，档案信息化建设，对于档案管理人员专业水平提出了不一样的要求，为了让相关岗位上的工作人员，能够胜任档案信息化管理工作，单位应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，定期组织人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，不断更新档案管理人员的知识库与技能库，确保其能够掌握当前档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施，强化网络安全教育，提升其网络安全防范意识，保障电子档案的储存、开发利用的安全性[5]。

3 结语

综上所述，在城市发展建设过程中，累积了大量城建档案资料，且随着社会的发展，文件数量会不断增加，采用传统的档案管理手段，工作效率及质量均较低，且档案信息开发利用难度较大，引进现代化信息技术，创建城建档案信息化管理模式，是突破当前城建档案开发与利用困境的关键性策略。在新的城建档案管理模式中，各部门应积极配合，全面、及时录入城建档案信息，按照既定制度开发、利用信息，为城市规划、建设工作开展提供决策支持，充分发挥出城建档案信息的利用价值，体现出城建档案管理的工作意义。