试论提高事业单位档案管理有效性的策略分析

高之良

（江苏省连云港市赣榆区班庄镇农村经济服务中心，江苏 连云港 222132）

近年来，随着我国对档案管理工作的日益重视，事业单位档案管理工作也逐渐浮现在人们的视野之中，在促进事业单位管理一体化、现代化方面起着重要的作用。传统的事业单位档案管理工作正在打开信息化的大门，让沉睡的档案信息资源苏醒，单一的档案部门管理走向多业务科室团队合作，事业单位档案管理工作不断融入了现代化的发展因素，面对大数据时代的全新机遇，勇于迎接巨大挑战，档案管理水平得到了大幅度的提升，原来粗放的档案管理模式被逐一细化，人民群众对事业单位档案管理服务工作的满意度也得到了显著增加，档案管理的自身价值得到了充分发挥，事业单位档案管理工作迎来了蓬勃发展的新时代。

1 事业单位的档案管理问题

1.1 对档案管理工作缺乏重视

在新形势下，越来越多的事业单位意识到了档案管理的重要性，并且将档案管理当成重要的工作内容，但是，仍有一部分事业单位并没有对档案管理工作给予高度重视，将更多的注意放在单位的主营业务上，对于档案管理工作缺乏重视。加之，管理人员常常默默无闻，长期难以引起人们的关注，渐渐的档案管理工作就会被相关的领导和管理层所忽视。事业单位的档案管理工作是一项非常复杂的工作，档案从收集到最终的归档往往需要花费较长的时间，并且涉及的人员非常多，在短时间内也难以取得一定的成就，事业单位的档案管理工作一般很难做出显著的功绩，这也导致人们很容易忽视事业档案的管理工作。

1.2 事业单位档案管理制度不够完善

在我国事业单位的实际发展中，档案管理时常会发生混乱的情况，而造成这种情况的主要原因是在档案管理中没有对档案管理制定有依据的制度，这就使得员工对档案的整理工作难度加大。事业单位在进行档案管理时对原有的制度未有效执行，使得少数制度没有实际的管理效果，在事业单位的档案管理中，经常会发现相关管理人员在档案外借时虽然会做好记录，但是对档案并没有过多的管理，超出档案借阅时间，没有采取措施取回档案。在对档案进行管理时，没有明确对职业等级进行划分，也缺少对员工的激励政策，长时间发展会消磨掉员工的工作积极性，导致开展档案管理时缺乏认知。除此之外，在社会的不断发展中，信息量也在不断增加，如果不及时更新政策，就会加大档案管理人员的工作量，从而导致档案管理问题出现。

1.3 档案管理人员的综合素养有待提升

在事业单位的档案管理工作中，工作人员的专业技能和综合素质是非常重要的一个因素，而以往的档案管理部门通常有一些兼职或兼岗的情况，这是对档案管理工作不够重视的表现，一些档案管理人员缺乏专业的思维能力与专业技术，对于档案管理工作很难做到标准化与规范化管理，使工作效率与服务质量严重受到阻碍，工作人员的松懈与不重视是影响档案工作开展的重要因素。另外，事业单位的档案管理工作人员，还需要具备高度的工作责任心与综合素养，档案管理工作不只是表面上的整理与归档查阅，而是需要深厚的知识水平与专业技能做支撑，不然会严重影响档案管理工作的开展与进步。

2 提高事业单位档案管理有效性的策略

2.1 加强对档案管理的重视程度

当前，我国已经全面进入了大数据时代，大数据时代背景下，事业单位的档案管理面临着新的挑战，如果事业单位档案管理还停留在原来的水平，那么就很难跟上时代的脚步，难以适应当前社会的发展需求。针对这种情况，事业单位档案管理人员务必提高对档案管理的重视程度，管理层和领导者只有深刻认识到档案管理的重要性，才能对档案的信息化管理作出正确的决策，并结合时代的发展来制定更加完善和科学的档案管理制度，以促进事业单位档案管理的顺利改革。

2.2 进一步创新档案管理制度

一方面，基层事业单位的稳定发展离不开档案管理工作的支撑，而制定一套完善的管理体系，不但可以切实提升事业单位的管理水平，同时还可以为档案管理工作的创新提供有力的支持，创新档案管理的方法势在必行，也是基层事业单位与时代相结合的核心内容，在当前信息化的时代背景下，档案管理工作至关重要；另一方面，当前基于新时代背景下，事业单位的档案管理工作必须侧重于实践创新，有效落实与贯彻以人为本的全新理念，制定科学的人才竞争机制，按照年度考核实际情况进行档案管理责任人的合理轮换，优化与创新档案管理模式，针对各个档案管理工作岗位渗透不同的理念，以充分激发管理人员的主观能动性，提高向心力、凝聚力，团结一致谋创新。与此同时，档案管理实践创新也需要资金支持、单位各层领导的重视，由此才能采购需要的信息软件，实施档案管理信息化建设，实现各项资源的有机整合，切实提升档案管理工作成果，帮助事业单位深度挖掘、组织与使用数字信息，从而使档案管理工作迈入全新阶段。

2.3 引入档案管理人才，提升管理水平

人才是保障档案管理工作顺利落实的重要因素。在全新的档案管理要求下，仅具备单一技能的档案管理人员已经无法满足档案管理需求，有关事业单位应做好人才的引入、培养与应用工作，不断提升人才的服务质量，建立高素质的人才储备机制，依靠人才技能提出可行的档案管理方案，保障档案管理活动的实效性。在档案管理工作中，有关事业单位可在单位内部抽调学习能力出色、服务意识强的相关人才，要求其学习档案管理知识，学习计算机网络技术，并根据单位内部的管理特点建立相应的档案管理方案，保障档案管理的正面价值。事业单位也可在上级单位或社会环境中选择相应的档案管理人才，以高素质、多技能为基础要求，落实人才管理计划，保障档案管理质量。在有关人才进入岗位之后，事业单位应定期发起档案排查活动，一方面，对相关人才的管理实效性进行检测，根据档案管理工作的质量确定相应的档案管理制度。另一方面，对有关档案进行检测，避免因人员管理能力而引发的档案遗失、损毁等问题。事业单位应建立科学的人才培育机制，依靠人才的支持保障档案管理工作的稳步推进。

3 结语

综上所述，档案管理的数字化改革与创新是一项系统性工作，只有从人员管理和设备管理的综合角度入手才能够不断进行创新。从本文的分析可知，研究行政事业单位的档案管理创新，有利于促使我们从可持续发展的角度对待工作存在的不足。因而我们要完善外部环境和内部制度，加强内部人才培养，提高团队建设的科学性，为档案管理的数字化建设创造良好的外部内部环境。