干部人事档案专项审核中的问题及对策初探

陈晓燕

（绍兴市职业技能开发指导中心，浙江 绍兴 312000）

人事档案管理水平直接关系到企事业单位各项工作是否可以有序开展，其主要作用在于企事业单位能够全面、深入了解员工以及干部的状态，不仅有利于对资源进行合理分配，而且有利于帮助其做好职业规划。其中，干部人事档案能够充分反映干部的基本信息、业务管理能力、思想作风以及绩效，借助这些资料可以对干部进行公平、直观、综合的评价，而在这个过程中档案专项审核非常重要，因此有必要做好干部人事档案专项审核工作。

1 干部人事档案专项审核存在的问题

1）部分档案资料缺失。从干部人事档案管理来看，其中有部分企事业单位的干部人事档案存在着材料缺失现象，进而导致干部信息不够完整与全面，其主要缺失的信息集中在干部工资、岗位晋升、年度考核等领域，而这类材料通常绝大部分留存在部分经手工作人员或者干部自身手中未及时交接至人事干部并及时归档，由于某些因素的影响而未及时更新至个人档案信息之中。此外，也有一些档案资料属于永久性缺失，例如，有关职称评选的材料，未做到连续全面的记录；入党资料以及干部调动材料缺失；还有部分干部任免审批表缺失等[1]。

2）记载时间存在矛盾。在干部人事档案专项审核工作实践过程中发现这样一个普遍问题，即：干部人事档案记载的时间与文字所描述的信息之间存在矛盾，体现在职工参加工作的具体时间、具体的入党时间等，其中以学历、工作经历等时间线出现矛盾为主，例如，出生日期阴阳历弄混；又或者是学历越来越高，工作经历也越来越丰富，但年龄却越来越小。

3）档案移交不够规范。从企事业单位的档案管理部门来看，一方面，领导层重视不足；另外一方面，管理人员对档案管理的认识也不够，在对档案资料进行填写的过程中，存在着字迹潦草、纸张缺乏统一性等问题。同时，在对档案资料进行移交的过程中，移交单位对其重视度不足，不仅没有加强审核力度，而且交接过程中手续不够完整，甚至部分单位未有效移交档案材料，久而久之累积了大量的材料，一旦人员出现变动，其相关资料留存在原单位就变得毫无价值，对干部个人而言缺失部分关键性材料，对后期的档案专审工作造成人为的增加工作难度。

2 干部人事档案专项审核存在的问题原因分析

1）地域性差异所导致的问题。不同地区的企事业单位对于人事档案的管理采取不同的管理办法，而且在政策以及要求等方面也存在一定差异，因为地域性的差异，所以导致人事档案资料不尽相同，体现在装订形式、内容要件等方面的不同，以部分少数民族地区为例，这类地区所形成的人事档案资料，地域性与文化性差异均比较大，即便是常规性的记录也存在一定的区别。例如，部分记载人事档案未及时归档；档案管理人员保护意识不强，部分单位的人事干部为非正式在编或非长期工作人员导致一些档案长期处于无人管理的状态，并且随着办公地址的搬迁而导致一些有关干部的人事档案材料堆积在废材料中处于无人管理状态中最后导致遗失无法追回。

2）档案传递流于形式。干部人事档案资料的形式，往往需要一个长期的累积过程，大部分时候一份干部人事档案资料会在多个单位之间流转。从专项审核工作来看，由于部分企事业单位的档案专递流于形式，其中一些档案资料仅在单位内部之间专递，但未按照具体的规定进行操作，关于档案资料的内容未进行真假鉴别，通常是由最后一个单位领导在移交时确认签字即可。此外，人事档案管理工作人员对业务操作不够熟悉，所以通常会按照既定流程对档案资料进行接收以及整理，但是有关档案资料归档的类型并不清楚，而且在传递人事档案的过程中，未根据实际情况确定是否需要追要相关的信息资料，从而造成资料信息不完整的情况，并进一步引发干部人事档案出现掉档、断档等问题，这就是档案永久性的缺失[2]。

3）干部人事档案的填写与管理规范性有待提升。干部人事档案作为企事业单位对干部进行监督、选拔以及管理的重要依据；同时，也是对干部合法权益进行维护的主要保障。但实际操作过程中由于各种原因导致一些问题，第一，人为因素造成信息记录不一致。例如，在一卷干部人事档案之中，会有多份材料用于对干部人事信息进行记录，通常来看记录时间越近的材料，相关的记录内容变得越简单，这也是一种正常现象；但是干部年龄越小经历越丰富、学历越高等问题的出现，主要还是因为部分干部未如实填写信息；干部任免审批表制作不严谨，履历年月记载无连贯性，关键性三龄两历填写随意。第二，在对干部奖励材料、年度考核等相关信息进行整理时，部分工作人员由于工作量较大，为了省时省事，在时间填写时比较简化，导致相关内容不够准确，以工资审批表记载为例，记录形式为：干部入职时间为某一年的最后一个月，但因为工作不够严谨，将月份遗漏；又或者是字迹过于潦草，从而为审核人员的理解造成误导。

3 加强干部人事档案专项审核的对策

1）充分结合公安部信息资源。从专项审核工作来看，干部人事档案资料的真伪鉴别非常重要，这对于审核人员的专业能力提出较高的要求，但从实际情况来看，大部分工作人员由于信息资源、专业能力等不足而无法充分审核，导致在真伪鉴别方面出现错误。因此，建议专项审核与公安信息资源进行结合，借助其基础数据，对干部人事档案资料中时间信息、关键信息进行分析与整理；然后，审核人员再进行判断与研究，为其是否可以录入与晋升提供准确的信息。

2）完善干部人事档案管理制度。完善干部人事档案管理制度，可从源头上规范档案资料的接收、整理、移交、分析、录入、归档等各项工作。第一，结合企事业实际情况构建人事档案管理制度，目的是最大限度确保档案在查阅、归档以及统计等方面的实效性、真实性、准确性，将有利于提升档案管理的整体水平。第二，对工作重心进行优化，侧重于开展干部档案非涉密内容的资源开发、信息化管理等工作。为了达到这个目标，需要对档案管理人员加强基础培训以及提升培训；同时，针对领导还要加强审核能力、监管能力等方面培训，从而为干部人事档案专项审核工作的开展奠定坚实的基础。

3）对审核成果加强巩固。专项审核工作需要对干部人事档案的真实性、完整性进行检查，而且还需要将干部的个人信息进行全面梳理。对于干部人事档案来讲，本身是一个动态性的过程，由于时间跨度较大，所以相关资料比较多，因此非常有必要对审核成果加强巩固，应当按照相关要求逐项审阅与核对，从而避免错档情况，具体来讲，第一，专项审核过程中，需要将所查处的问题细化，然后再进行分析，在进一步核实准确的基础上，从而进行合理地分类、实时登记；在找出根源问题之后，还需要对其反复检查是否符合其相关的规定。第二，考虑到个人情况不同，所以档案中出现的问题也会有差异，因此建议要遵循便于后期补充档案材料的工作原则，根据当地实际情况，对当前材料所需要补充的内容进行提前判断，可通过点对点方式，确保能够及时将信息通知至每一位需要进行材料完善的干部手中，并在这个过程中给予正确的提示与引导，有利于保障档案资料的准确性与正确性[3]。

总之，加强干部人事档案专项审核力度，能够进一步保障干部人事档案资料的准确性以及真实性，并推动人事档案管理工作有序开展；同时，需要主动积极探索干部人事档案专项审核工作存在的问题以及原因，通过深入地思考与梳理找到解决对策，进而为干部人事档案管理工作有序开展奠定坚实的基础。