浅析档案标准化建设的重大意义

2020-02-26刘立娟

卷宗 2020年33期

刘立娟

（辽宁省地质勘探矿业集团有限责任公司，辽宁沈阳 110032）

笔者曾多次参与档案标准化建设的设计方案和实际操作工作，在这个过程中深深地感受档案标准化建设的意义重大，只有将企事业单位的档案工作全部按照标准化进行建设，那么我们的档案才能得到真正的保护和利用。下文将对档案标准化建设现状和重大意义进行探究，能引起企事业单位对档案标准化建设工作的高度重视，进而能推进此项工作的开展。

1 档案标准化建设现状

当前我国档案标准化、规范化建设具体落实到具体的企事业单位中参差不齐，有的单位已经进行档案标准化建设，经过标准化建设后，档案室焕然一新，档案从业人员经过这个过程的洗礼，专业水平有了大幅度的提高，有的单位被推选为标准化建设标兵，为今后的档案工作打下了坚实的基础；有的单位还没有意识到档案标准化建设的重要性，还延续传统的模式，档案工作水平落后。

1.1 档案管理体系不健全

部分企事业单位还未形成档案归档、管理、借阅等一套与时俱进、能够充分引领档案创新发展的体系，使得档案工作人员出现操作不规范。同时一些单位存在的轻档案管理、重经济效益思想，导致在档案管理投入上严重不足，资源配置明显制约受阻，工作人员责任意识不强，使得档案管理工作标准化进程受到延缓。

1.2 档案从业人员业务水平不高

一些企事业单位很少招录专门的档案管理人员，档案管理部门的工作由综合部门兼着，存在一人多职现象，这样专业知识不精进，因从事其他的工作分散精力，很难专心研究档案工作，从而导致业务水平不高，业务水平不高从某种程度上直接影响了档案标准化进程的推进。

1.3 档案管理措施落后

随着网络化、信息化的快速发展，推动档案管理逐渐地进行数字化，但是部分企事业单位未意识到这点，档案管理信息化水平严重滞后，主要依靠的还是纸制、手工登记方式，使得档案完整性、准确性难得到有效管控，对于提高档案利用及档案管理工作效率深受影响，没有形成档案与信息技术的良性融合发展关系。

1.4 档案主管部门对档案标准化要求程度有待提高

部分省的企事业单位档案标准化建设相对很到位，从某种程度讲是这些省份有要求，要求各企事业单位要将档案标准化建设纳入单位的重要工作日程，并对最终的建设成果进行验收。

2 档案标准化建设重大意义

档案标准化建设对于企事业单位的意义是非常重大的，主要体现在以下几个方面：一是在标准化建设和验收的过程中，企事业单位的领导充分的认识到档案工作对于一个单位的重要性，提升了领导重视程度的同时，各个部门也更加注重档案的归档工作，由以前的被动归档变成了主动按标准归档，使有价值的资料得到了保存，档案从业人员在单位得到了应有的尊重和认可，从而工作的积极性和主动性得到提高。二是在标准化建设工作中，档案室的软硬件设施按标准全部配备齐全，使档案得到了应有的保存保护。三是以前积压的档案按要求重新得到整理，传承单位历史的纽带得到重新的延续，在按标准整理的过程中，积压在一起的历史档案，得到了重新的按类别和年限归档，具有价值的历史资料得到了重新的保护，也便于今后的查阅。四是在标准化建设的过程中，也将没有价值的资料按程序得到销毁，这样节省了保管空间，使真正有价值的资料更好的被保管和利用。五是配套的数字化建设的完成，使档案人员不用进档案室就可以在电脑上快速的检索到要借用的资料，对于总是需要查询档案的单位大大提高了效率。六是使新迈入这个行业的档案新人有了标准可寻，特别是在标准化建设中形成的制度和程序，能更好地提高档案利用的效率和质量。

3 急需推进档案标准化建设

从长远发展考虑，企事业单位应该主动的将档案标准化建设提上重要的日程。一是在人财物上向档案部门倾斜，保证档案标准化建设所需，如果本单位没有能力切实完成此项工作的人员，有必要外请档案标准化建设方面的权威专家进行全程帮助设计和指导，以确保合规，真正达到标准化的目的。二是档案标准化建设是一个成体系成系统的工作，需要一段时间进行，所以对于档案标准化从整体到具体细节要有详细的设计规划，在具体规划下开展工作。三是档案标准化建设完后，只是一个暂时的节点，后期的推行和保持是至关重要的，所以要持续的推进档案标准化进程，并按照国家的标准进行与时俱进的调整和完善。