事业单位档案管理存在的问题及对策

2020-02-25吕凯

卷宗 2020年30期

吕凯

（山东省淄博市周村区交通运输事业服务中心，山东淄博 255300）

随着科技的发展，各领域的技术水平逐渐提高，信息技术的应用更加广泛。在事业单位档案管理中，档案资料作为重要的信息资源，其利用价值也越来越受到重视。

1 事业单位档案管理存在的问题

1）档案管理信息化的理念尚未深入人心。随着信息技术的出现和广泛使用，它在各个领域的发展和创新中发挥了不可磨灭的作用。信息技术已在管理大型公司方面发挥了巨大的优势。对于事业单位中的文件管理，它还必须配备现代信息技术，这大大提高了文件管理和使用的现代化程度。但是，仍然有一些事业单位的相关管理人员尚未意识到基于信息的档案管理的重要性，继续使用传统形式的档案管理，由于相关的管理人员和干部对于信息技术存在偏见，因此他们认为进行档案管理信息建设是必须消耗大量的人力、物力和资金等。

2）档案资料利用率不高。因事业单位领导及档案管理相关人员对档案管理工作缺乏重视，对档案管理工作的重要性认识度不足，使档案资料的有效利用率不高，同时在档案管理工作中，人员配备以及资金投入力度相比较少，也导致档案管理水平受到影响。随着事业单位的经营发展，档案信息资源不断增加，使工作人员的工作量大幅度提高，需要耗费大量时间进行档案资源的收集、整理和编辑以及归档等。传统的查阅过程也需要耗费大量时间去查找，一旦出现孤本档案纸质损坏的情况，还需要花费时间进行修复，使档案资源的利用率降低。

3）安全问题。在信息时代下，档案管理工作安全问题更加严峻，档案管理工作依赖于档案管理系统，但系统处于开放的网络当中，容易被不法分子、竞争对手所窃取。此外，档案管理管理系统本身运行过程中也具有一定的不确定性，如果系统出现崩溃、硬件损坏情况，都会导致档案管理出现安全管理问题。因此企业在开展档案管理工作时，必须加强硬件、软件管理，确保管理工作安全性能够得到有效保障。

2 事业单位档案管理存在问题的对策

1）更新观念，加强重视。档案资料记录着个人学历、社会经历、人事变动、工作成绩等内容，事关员工的档案质量，事关机关事业单位的发展，档案的完整性和准确性尤为重要。创新观念，提高认识是保障档案管理工作创新发展的基础，信息化进程下，改进机关事业单位档案管理信息化进程迫在眉睫，各机关事业单位要结合本单位实际创新档案管理理念，引入新思路和新技术。各机关事业单位领导要提高重视程度，认识到档案管理信息化建设的重要性，加强领导，设定目标，分解任务，精心部署，将档案信息化建设纳入单位重点工作计划，重点进行考核，将档案信息化建设工作所需经费纳入单位财政预算，采用数字化管理模式，提升机关事业单位档案管理质量，有序推进机关事业单位档案管理信息化进程。

2）技术支持。“互联网+”为档案信息资源开发提供了信息通信技术和互联网平台。在“互联网+”时代，云计算、大数据和物联网等技术为档案信息资源的开发提供了支持。云计算是一种新兴的共享基础架构方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT服务，虚拟化、整合、安全等是其最基本的特性。云计算最大的优势是脱离物理空间，通过网络来满足用户的动态需求。因此，可以借助云计算消除档案信息资源之间的壁垒，实现共建共享。国际数据公司（IDC）将大数据定义为：通过高速捕捉、发现或分析，从大量数据中获取价值的一种新型技术架构。档案数据资源存在数量巨大且增长速度快、类型繁多且形式复杂、数据处理要求高速等问题，大数据技术正是解决这些问题的关键，将大数据技术用于档案数据的智能分析和深度挖掘，有利于档案价值的激活和档案资源的共享。物联网可以把任何物品与互联网连接起来，实现人与物、物与物间主动进行信息通讯并实现智能化管理。这一技术多用于档案库房管理，可以说是档案信息资源高效开发的基础。这些技术并非独立存在的，而是相互连通、相辅相成，共同支持档案信息资源开发的。

3）服务创新工作。（1）便捷性服务。档案管理开展过程中要具有便捷性优势，方便事业单位职工查阅档案信息，解决时空限制问题；（2）高效性服务。档案是事业单位决策的重要依据信息，档案内容与时俱进，涉及内容愈加全面，其应用价值也就更高，因此档案管理工作也应该更加高效，及时更新数据，满足时效性需求；（3）共享性服务。部分事业单位规模大，并包含了多个子公司，因此在构建档案管理内容时，应该考虑事业单位之间的内部联系，建立共享资源数据库，扩大档案辐射范围价值。

4）提升档案管理的数字化程度。档案管理工作中数字化程度的提升，现阶段主要体现在档案信息的共享性程度。档案管理工作中的共享性并非指不同个体之间共享档案资料，而是档案资料关系人同档案管理系统之间的共享程度。档案管理数字化程度越高，越有利于档案信息在安全性的基础上进行必要的档案资料共享。这对于提升档案信息传递的有效性以及档案资料的利用率具有积极的促进作用。但是，档案管理工作中数字化建设是一个复杂的体系建设，因为档案管理系统需要对接的是大量的档案资料，因此这也对档案管理工作中的全部流程提出了新的要求。为了实现档案信息传递速度的提升，应重点提升档案管理的数字化程度。除了对档案信息的录入进行数字化的加工，档案信息资料的信息化储存，还应当对整个档案数字化管理系统进行必要的维护，以保证其能够不断进行自身的完善与升级。在不断发展的社会背景与档案管理工作需求下，不断提升档案管理系统自身的数字化程度，才能够紧跟时代发展的步伐，充分实现档案管理的数字化建设。

5）构建良好运行程序。在事业单位中，为让良好运行程序得以构建，首先，应结合档案信息化建设工作实际需求，对档案电子文件装订方式、存储格式、管理架构以及人员专业技术进行全面分析，对工作流程进行有效完善，保证管理、保管、移交统一性。其次，应保证在职人员、离职人员对保密责任予以严格履行，避免有涉密文件泄露情况产生。最后，应严格管理涉密档案，可以对此类档案进行登记目录，开展备案备查工作，全面了解当前档案管理情况。

6）强化档案信息安全管控。一是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。二是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。三是定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，加强安全教育，从技术方面进行全方位全程监管，降低廉政风险，确保信息安全，多方面加强信息安全长效机制建设。