浅谈体育场馆档案资料管理问题和优化策略

严 点

（新疆维吾尔自治区体育中心，新疆 乌鲁木齐 830000）

档案管理是一项专业性较强的工作，在体育场馆的各项工作中，档案是记载体育场馆日常工作内容、进度，比赛情况，场馆发展等的重要载体，包含着图片、文字、视频等信息，是体育场馆的见证，也是体育场馆管理水平的衡量和反馈，也反映出了一个地区的体育文化发展水平，当前档案管理工作已经步入数字化、信息化时代，但是一些体育场馆的档案管理工作依旧落后，未能发挥出档案的使用实效，因此必须要解决体育场馆档案管理存在的问题，积极加以改进优化。

1 体育场馆档案管理存在的问题

1.1 缺乏统一的规范和标准，档案管理制度尚待完善

我国档案研究起步较晚，档案法在80年代才出台，发展至今仍有很多需要改进的地方，并且各单位对档案管理的落实情况也不相同，造成了档案管理制度、规章的不健全，一些体育场馆建档的意识不强，档案管理不够规范，由于没有一个统一的档案管理标准和工作流程规章，使得体育场馆档案的很多资料都没有进行归档，有的场馆只是偏重于某方面的档案整理，工作不够全面，档案残缺现象普遍。再者现代档案信息化管理已经大范围推进，但是就体育场馆来说，在档案的数字化、信息化方面工作不到位，还停留在初级数据收录阶段，市场上的一些档案管理软件功能重叠或者不兼容也给档案管理工作带来不便，档案的收集查阅、资源共享效果不理想，档案管理的工作效率低，档案使用价值低。

1.2 对档案管理不重视，专业人员欠缺

档案管理整体意识的淡薄使得一些体育场馆的领导对依法治档的观念不强，档案管理的工作就受不到应有的重视，档案作为体育场馆发展的见证，更是体育馆进行有效管理的参考依据，具有非常高的保存价值。然而当前一些体育场馆负责管理档案的工作人员多数是由行政人员兼职代为管理，在档案的收集、整理、归档工作的专业水平不高，缺乏统一的整理标准和规范的工作流程，而且整理的效率、效果都不高，有的体育场馆虽然有档案管理的专业人才，但是工作人员数量不足，工作量大，随着日益增加的体育场馆赛事和经营活动，档案资料会越来越多，人手不足严重拖了后腿，档案工作无法顺利开展。

1.3 档案收集范围不明确，管理缺乏系统性

大部分的体育场馆收集的档案资料集中在工作计划、总结、年鉴，赛事活动资料，基建档案等等少部分的工作内容，还有很多其他的工作资料没有记录在案，其实档案的范围远不止这些，但是由于缺乏一个明确的档案收集范围规定，使得很多体育场馆的相关工作资料在无形之中流失掉了，另外档案资料的形式，不局限于纸质、磁带、光盘等形式，当然当下档案存储数字化的趋势愈加明显，文字、图片、音频、视频等都是可以保存的档案形式。另外在体育场馆的档案管理工作中，没有开设专门的档案管理室，使得档案存储比较分散，也容易丢失，档案没有正规地进行登记造册、分类编目，也就无法保证档案的完整性。档案的初始收集管理工作不到位，存储不规范，分类不明确，一级管理工作都没有做好，就更不用提档案的二次、三次开发利用，这在一定程度上也造成了档案资源的浪费。

2 提高体育场馆档案管理水平的策略

2.1 完善体育场馆档案管理制度，规范档案工作流程

有章可循是一切工作顺利开展的前提基础，档案管理工作也不能例外。当前我们体育场馆的档案管理工作并不积极，一方面需要在思想上加强对档案管理的认识和重视，另一方面就要加快档案管理制度的建设，规范化档案管理工作的流程，制定统一的档案收集、管理标准，建立起一个完整的档案管理运行机制，确保从制度制定到实践执行都能一一落实，责任到人，工作可追溯，确保档案能够妥善管理，有效管理。

2.2 明确档案管理范围，科学收纳管理档案

各单位的档案收集整理可以参照国家关于档案收集管理的范围规定来进行，体育场馆除了拥有普通档案的一般属性外，还有其特殊性，体育场馆的档案收集在内容上要涵盖各种在管理活动和业务活动中形成的资料文件，比如行政管理档案、业务档案，还要在载体形式上涵盖所有，文本、图像、音像等，需要体育场馆的档案管理工作人员要明确档案收集管理的范围，才能做到不漏收、不漏存，档案的存在不仅仅是对体育场馆的运行反应，有利于场馆的建设发展，对其他体育管理部门来说，关于体育场馆的这部分档案对于加强体育监管，促进地方体育建设也有着十分重要的参考作用，与人们的健康生活息息相关。

2.3 改进体育场馆档案资料管理工作的方法

1）规范化档案管理。体育场馆的档案来源不一，门类也较多，因此在工作中需要将档案的收集、建档、分类、管理、开发等相关工作进行统一化、标准化、规范化，比如体育素材的收集整理，档案立卷归档要求，案卷质量标准，案卷借阅制度，档案管理岗位职责等等一系列的可执行的规章制度明面化，让档案管理工作能够有章法的顺利进行。在档案收集方面要确保全面，内容完整，分门别类，便捷检索，比如资料类，可以将与体育有关的书籍、刊物，场馆举办的各种活动的挂图、相片、录像带、磁盘等归于此类；文件类，主要是党和国家有关体育建设发展方面的文件，还有场馆内部工作下发的文件、年度总结等；竞赛类，场馆承办的体育比赛资料，要将各体育项目的比赛规程、秩序手册、成绩单、比赛工作总结等都收录在内，在赛后对所有比赛项目的相关资料进行完整的分类并归档，对于地区体育事业有特别贡献的运动员、教练员进行建册登记；其它类，一些琐碎的事务比如体育场馆的租借记录、市民体育俱乐部文件、体育器材和运动服的购买计划等等，虽然工作比较边缘化，但是这些档案数据对于体育场馆的审计工作和场馆发展规划是必不可少的，也需要进行严格的收录管理。另外要对体育场馆档案进行保密级别的分类，保密程度不同，借阅查询的规则不同，体育场馆的档案管理人员要明确控制档案信息的开放程度，在促进资源共享的同时也要把握好重要档案信息的安全性，防止泄露。这需要体育场馆的档案管理人员具有扎实的档案管理专业水平，有高度的工作责任心和保密意识，才能将档案保管工作做的更好。

2）数字化档案管理。档案管理的数字化和信息化是发展大势所趋，对于已有的实体档案资料可以借助扫描仪等工具将档案数字化传输至计算机进行存储，对于正在收集的档案可以直接数字化存储，节省储存空间，减少纸张的浪费，对于一些重要的档案可以做好实体资料和数字化的双重保存，保障档案存储的可靠性。体育档案的价值只有通过收集、整理、鉴定、统计后才能提供相关工作的检索查询服务，数字化的档案使这些工作程序更加准确、高效、便捷，并且通过网络和档案信息平台还能实时数据共享，给不同部门之间的体育工作提供了更多便利，当前大数据分析技术发展迅速，通过对档案信息的数据分析，还能及时发现一些潜在的问题，便于我们对问题进行分析处理，还可以从大数据分析中获得一些未来体育事业发展趋势的提示与思考，有利于我们进一步提高档案管理工作水平，推动体育事业进步。