高等院校档案数字化管理的思考

2020-01-10任苗苗

科教导刊 2020年16期

任苗苗

（浙江广厦建设职业技术学院浙江·东阳 322100）

现阶段，在高等院校管理工作的开展过程中，对于档案数字化管理越来越重视。并且，在档案管理期间，也进一步强化了对档案数字化的建设，大量的进行整合和积累，并对现有的科学技术进行了综合利用，加大了对数字档案室的建设力度，切实达到了数字化档案资源共享的目的，也让我国高等院校的数字化管理更加趋向于科学化。

1 高等院校档案数字化管理的必要性以及原则分析

1.1 高等院校档案数字化管理的必要性分析

针对高等院校档案管理工作来说，其是高校数字化校园建设中非常关键的一部分，同时也是一项长期且系统的工作，对学校整体管理水平的提高就有很大促进意义。并且，通过对高等院校档案管理工作分析，其能够对院校各类资源进行有效结合。[1]因而，在实际的档案管理工作进行过程中，加大对数字化管理的重视，能够在原有档案管理模式的基础上，让管理工作的开展，更加趋向于规范化，保证工作的开展相对顺利且便捷，不断的对院校资源整合效率进行提升，进而从整体的角度上推动高等院校的可持续发展进程。此外，实现高校档案管理数字化，也能够让达到资源共享的效果，对以往档案管理中缺陷和问题进行优化，突破传统管理的局限性，保证档案管理的形式可以凸显多元化特点，大大促进了管理效率以及质量的提高。

1.2 高等院校档案数字化管理的原则

在高等院校中，对于档案管理工作而言，其是一项较为系统并且十分漫长的工程，不仅任务较为繁重，还会涉及到很多个环节，工作量较为庞大。同时，在对档案进行管理的过程中，对于安全的要求也相对较高，如果稍有差池，可能就会出现档案管理安全问题。[2]所以，高等院校在进行数字化档案管理期间，应该将要院校自身实际的发展情况，坚持选择性以及开放性原则，合理的进行管理。

第一，选择性原则。通常情况下，与普通的档案管理工作不同，高校档案资源数量十分庞大，涵盖的内容以及领域相对较多。因此，在进行数字化管理过程中，应该分步实施。针对院校中一些比较重要并且具有较高价值的档案，应该优先的对其进行数字化管理，保证可以满足当前教学以及管理需求。比如：高等院校在进行档案管理期间，针对有一定保存价值以及历史意义重大的档案，应该依照查询利用率，对成绩单、毕业名册等，以及可以反映高等院校办学特色的档案进行数字化管理。

第二，开放性原则。在以往的档案管理中，因为应用的管理模式相对陈旧，所以在管理期间，经常会出现“信息孤岛”的情况。通常情况下，针对不同类型的档案信息资源，因为其本身就有一定的特定性，在管理中，封闭性较强，再加上管理系统在设计层面上，滞后性比较明显。所以，这一情况的存在，也使得档案资源信息在功能上，常常会存在信息不共享交换的问题。[3]因而，在对数字化技术进行利用过程中，应该强化对这一方面的关注，将高等院校在教学以及文化传承等方面的局限打破，构建一个较为开放的档案数字化管理系统，有利于信息资源的共享。

2 高等院校档案数字化管理中存在的不足分析

新时期下，高等院校在对管理工作进行开展的过程，虽然已经意识到了档案管理工作的重要性，并能够主动的管理模式以及理念进行革新。但是，因为受到诸多因素的阻碍，致使在档案数字化管理阶段，依旧存在很多的不足。

（1）数字化设备缺乏健全性。当前，在高等院校档案管理工作在开展过程中，也强化了对信息技术的应用，力求可以从整体的层面上对档案管理工作的效率及职能进行提升。通常情况下，在具体的档案管理数字化建设过程中，需要应用到很多机械设备，特别是一些硬件以及软件设备。但是，综合现阶段的高等院校档案管理工作水平来看，其在设备配置层面，存在较强了滞后性，不能够对设备以及信息系统进行及时的更新，也无法积极的对现代化信息设备进行引进，缺乏必要的计算机技术人员，致使档案管理工作的进行存在了很大的问题。[4]同时，在工作开展期间，所采用的手段仍然是手动操作，即便有计算机设备，也无法将其功能和价值综合发挥出来，最终使得的档案管理工作停滞不前，数字化建设效果一直得不到有效提高。

（2）对档案数字化管理关注度较低。对于档案管理工作来说，其是高等院校管理最为基础的工作，但是从目前的情况来看，院校对这一工作的重视程度相对较低。一般而言，如果不能科学的对档案进行管理，或者档案管理不认真、不到位，那么档案就会存在损坏或者丢失问题，无法对档案资源进行整合以及共享。现阶段，高等院校在发展期间，重教学、科研，轻档案数字化管理的现象依旧存在。[5]在对档案管理工作进行开展的过程中，信息技术的普及以及应用力度不够，专业数据库服务器以及档案管理系统软件配套设施也跟不上，从而使得档案管理数字化水平迟迟得不到提升。

（3）档案管理工作机制不够完善。任何一项工作的开展，其都需要有完善的机制作为约束。因此，对于高等院校档案管理工作来说，其也不例外，必须要依托于健全的管理机制，只有这样，才能够保证档案管理质量以及效率得到提升，才能够更好的实现数字化。针对档案管理机制来说，其具体涵盖档案的调动、分类、查阅等，不管哪一个部分出现缺失，或者是哪一个方面不能够做到位，都会在很大程度上影响管理的水平。比如：如果不能够合理的对档案进行开发、利用，及时进行完善，那么档案资源就会出现滞后性，不利于档案管理数字化的实现。

3 高等院校档案数字化管理的对策分析

（1）不断对档案管理体系进行健全。一般而言，通过对高等院校档案管理工作的深入分析得知，其涵盖的内容以及层面非常多，包括：学生档案、学术档案以及财务档案等。并且，由于档案类型的不同，所以档案管理工作的开展也存在很大的差异。因而，为了可以更加快速的实现档案管理数字化，院校在今后的管理期间，应该对相应的管理体系进行健全，依照国家相关法律条例，对基础管理系统进行科学建立，然后依照院校的实际现状，适当的添加相关系统，保证档案管理工作可以相对规范以及标准。同时，在对管理体系进行构建结束以后，应该将工作落实，做好细节工作。[6]在对档案进行管理阶段，无论是原始材料的录入，还是档案的日常维护，管理人员都应该对做到系统性以及全面性，以保证可以从根源推动高等院校档案数字化管理进程。

（2）对档案数字化信息数据库进行科学构建。针对高等院校而言，在对档案进行管理的过程中，强化数字化管理，主要的目的就是要为使用人员提供具有凭证作用的档案信息文件。通常，要想更加快速的实现这一目标，那么就应该在依托于实际情况的基础上，借助相对科学的办法，有效的对档案数字化信息数据库进行构建。在对数据库建立期间，可以对现存档案进行数字化处理，对各类电子文件进行有效的收集，对数字档案馆馆藏基本目录数据库进行建立，也可以依照档案的内容，设立专题数据库，以保证档案的管理更加具有针对性以及层次性，促进管理效率以及水平的提高。

（3）强化档案管理的硬件以及软件建设。在具体的发展过程中，为了可以不断对档案管理数字化进程进行推动，高等院校应该加大资金投入力度，大力提升硬件建设水平，以便可以从整体的角度上对计算机网络档案管理质量以及效果进行强化。同时，在软件的应用层面，需要依照院校的具体管理现状，合理的对档案管理应用系统进行建立，能够对网上档案信息交换以及实现共享平台进行改进，科学的进行优化。[7]需要明确的是：高等院校在对档案进行数字化管理的过程中，应该依照标准，有针对性的对档案软件进行管理，有效的进行应用，不仅要符合现阶段档案信息化建设需求，还需要综合考量信息技术的发展趋势，以便可以对档案管理效率进行提高。

（4）加大对档案数字化管理的重视。要想更好的达到档案管理数字化建设目标，那么就要给予档案管理工作一定的重视。一方面，管理人员应该全面的对档案进行整理，依照不同的原则，科学的对档案进行分类和存档，强化档案的真实性。另一方面，应该严格的依照档案管理流程进行细化，能够切实的根据相关管理机制来进行执行，坚决不能够出现擅自处理资料的情况，提升高等院档案的保密性，促进管理效率以及水平的提高。