高职院校学生学籍管理信息化的思考研究

王姝蕴

(南通职业大学 江苏南通 226001)

引言

我国在信息化革命的浪潮中，通过科技的不断突破，信息化技术水平也日益提升。高职院校的学籍管理一直是一项繁琐、复杂的工作，尤其是学籍档案的保存有诸多的弊端。我国各行各业在信息化趋势下，将高职院校档案管理信息化，成为了适应当下发展的重要路径。档案管理信息化不但能够减少档案的遗失与损毁，还能够根据工作进行流转，对学生日后的工作意义重大。

一、高职院校学籍档案管理信息化的意义

我国当前的高职院校中，学籍档案的管理尤为重要，是其进行教育管理的基础性工作。但是，学籍档案的管理具有很大的难度，导致当前高职院校在此方面的管理水平不高。当前形势下，我国随着计算机技术的发展，各行各业都在逐步实现信息化管理，高职院校也不例外，加强对学生学籍档案的管理，充分利用信息技术已成为大势所趋。运用计算机对学籍档案进行管理，不但可以提高精确性，还可以提高运算速度和文件整理的速度，工作效率是人工整理的数倍。我国当前的高职院校，大多数还停留在人工整理学籍档案的发展阶段，不但耗费的人力、物力，而且人工整理的速度较慢。由于操作人员的疏忽和疲惫，还容易导致错误的计算结果。信息技术的引入，使得高职院校学籍档案管理变得更加便利，对学籍档案的整理、计算的流程也由以前的繁琐局面，充分实现了简化，省去大量的纸质资料，提高效率的同时，无论人力、物力都实现了节约。我国通过进行信息化建设管理，使当前高职院校的学籍档案管理更加智能化，管理效率也得到了很大提升。[1]

二、高职院校学籍档案管理信息化的发展情况

当今，我国信息技术发展迅速，各行各业也不断从中受益，陆续开始推行信息化管理，以提高自身的管理效率。目前，高职院校在推行信息化管理中存在较大难度。首先，高职院校负责人应转变管理理念。一些负责人的思想观念并没有实现与时俱进，对学籍档案方面的管理，还停留在过去传统落后的管理观念上；其次，高职院校重视程度不够。许多高职院校对学生学籍档案的管理，多由人工整理文件的方式进行，在充足的劳动力条件下，可以满足当前管理的需要。因此，并没有大力推行信息化管理；最后，操作人员的专业素养有待提升。当前，高职院校在学籍档案的管理方面存在一些年龄较大，资历较老的职工，他们对档案管理这项工作兢兢业业、一丝不苟。但是，由于年龄较大，对信息技术的掌握能力较差，也难以提升工作效率。[2]

三、应届毕业生学籍信息的信息化策略

应届毕业生的学籍信息对毕业证书、学位证书的发放具有重要的参考价值。同时，考虑到学生就业及相关的时间节点问题，此类资料的信息化除了应充分保证准确性之外，还要考虑到时间性，尽量将信息的录入、核对、校验等环节所耗费的时间控制，以预留出富裕时间。学校在具体的工作中，如果前期没有完整的信息化模式，可以考虑优先开发录入程序，通知相关的应届毕业生，自行录入毕业核查所需要的基本资料。这样，可以在短时间内迅速构建起海量的信息化资料网络。同时，学校需要对学生的学历信息进行准确的记录，避免出现记录错误。学生基本信息，如年龄、性别、身份证号等信息的核查，可以考虑通过与户籍管理相关部门联网实现校对。

四、应届新生学籍信息的信息化策略

应届新生的学籍信息相比较应届毕业生而言，其在时间方面的严谨性要求降低。因此，应注重其基本信息的录入。由于我国现阶段多已经实现公民基本信息的系统录入管理，此类信息可以考虑与相关的数据库进行联网来获取。同时，考虑到信息的真实性，学校可以选择合适的时期，组织学生对自己的基本信息进行核验。在该过程中，学校应着重注意数据的隐私性，采取一对一，而非多对一的核验方式。以此，保障学生的隐私权利。为保证信息的准确性，学生进行信息修改时，应首先提交可以证明已经录入相关信息有误的材料，并且由专业人员，而非学生本人进入系统进行修改。

五、学生信息改动的信息化策略

学生在读书期间会通过参加多种课、内外活动锻炼自我，提高自身能力。在此过程中，学籍内容也能够起到较好的记录作用。同时，学校需要对学生的学籍内容进行完整的记录，使得学籍信息能够进行统一的打包，一旦出现学生的学籍变动，可以以整体打包的形式发送到下一学籍管理单位，减少了学籍变动过程中的复杂性。除此之外，学生在读期间的违纪行为，也应及时记录以起到警示作用。相比较于奖励类信息，此类信息应构建起完整的信息反馈机制，由相关监督人员在将惩罚信息公示，且无异议之后，直接录入系统。

六、总结

信息化的技术以操作便捷化、安全化备受关注，高职院校在改革的背景下，将其应用于高职院校的学籍档案管理是大势所趋。高职院校的学籍档案信息化意义重大，不但简化了高职院校对学籍管理的复杂性，对学生日后的发展也能起到良好的促进作用。当学生在进行工作变更时，信息化的档案管理也能够作为学历证明的重要组成部分。虽然，现阶段部分高职院校学籍管理的信息化仍然存在一定的问题。但是，随着技术的发展，一定能够逐步完善。