高校档案管理的公共服务应用研究

黄惠欣

（百色学院工商管理学院 广西百色 533000）

一、高校档案管理的内涵

高校档案管理使过去的死档案，变成在高校教育、教学、建设、科研中有较高利用价值的活档案。为使档案资料得到有效、充分的利用，管理人员应积极采用缩微照像及电子计算器检索等新技术，以逐步实现科学、高效的档案管理。高校档案管理在学校业务的各个方面都扮演极为重要的角色与作用，特别是在高校审核评估与校园文化建设两个方面。

二、高校档案管理的目的

中国大陆大学校院档案管理工作的业务准则，系依据中国国家档案局与教育部共同订定高等学校档案管理办法之相关规定，进而明确规范教师之教学与研究档案，应集中于档案部门统一集中管理，明确规范大学档案的范围、归档时间、依学校规模成立档案馆或综合档案室等。因此，大学档案管理工作与职责相当明确。[1]

三、高校档案管理的重要性

高校档案管理业务是高校服务的重要工作职能部分，扮着大学高等教育事业的大力进展，高校档案管理工作的推进也有极大的进步。高校档案编研及档案管理工作的落实，使得大陆高校在教育、教学、科研、服务质量上不断提高，为高校管理水平的日益进步提供了有力的保证。

高校档案信息化，是高校档案信息资源中的技术提升部分，更是党和国家的珍贵财富，是推动中国社会文明进步的珍贵资源。高等学校是传播知识、培养人才的场所，高校档案中的科学研究类档案信息及博士、硕士学位论文中的很大一部分，都代表了相关学科研究的最新动态。随着人们对于文化资产保存的重视与信息科技的发达，档案的取得、储存、创新、分享与应用也越来越多样化。在机构档案文化中，组织结构、专业知能、价值愿景也渐趋多元性，而藉由合作、关怀、激励、协助，使各机关档案管理业务紧密地将档案管理单位、业务单位与信息单位串联在一起，共同配合、协助，加上首长的支持，使其能顺利推展。[2]

四、高校档案管理的应用

不论是从法律层面，如政府信息公开法，或学术共享的层面来看，高校应发挥教育资源共享的功能，让更多人可以利用学校档案，让死档案变成活档案，延伸档案的生命历程。对于学术研究、历史考证方面，高校档案的应用价值远胜于一般行政档案，应充分发挥应用的功能。例如，高校某科系的成立，在该领域中如同其发展史之一环，相关研究更具学术价值，档案的应用价值不可言喻。

（1）学校文化之保存：学校档案管理的基本任务就是搜集与保存学校无论行政或教学所需的各种信息，以学校文化为收藏核心，或由收藏形成学校文化，保存重要校史资料，典藏学校珍贵的记忆与回忆。校史馆、档案馆的建设，是学校文化保存的呈现与具体成果，更是学校对外的窗口。通过这样的窗口，外人得以一窥学校的面貌，亦成为学校公共关系、宣传行销的利器之一。

（2）有助于自我评鉴：由档案或数据资料，形成智库或知识库，有助于学校自我评鉴或发展决策时，作为参考依据。正所谓鉴古知今，有系统的整理，让档案成为信息、信息形成知识、知识转化成智慧。就如同刘邦进咸阳一役取得档案资料般，学校善用档案资料，分析数据，知己知彼，百战百胜。

（3）社会服务目的和职责：学校应与社会构建桥梁：由知识的扩大传递，打破学校围墙的藩篱，与社会结合，并强化产、官、学的合作，让学校教育与社会、产业更贴近。这样不会产生人才培育有落差的情形，也让学校资源被更多人所利用，以博物馆之姿呈现社会大众面前，寓教于乐，发挥社会教育功能。[3]

（4）知识之传播：高校校院中蕴藏着许多推动社会文明进步的宝贵资源。高校校院是传播知识、培养人才的场所，其档案如博士、硕士学位论文，都代表相关学科研究的最新动态与新知识，广为传播，可以让更多人得以利用，也便于利用。

（5）成立大学校院档案管理学会：档案主管机关强调实务训练，专业学会则提供广泛专业学理和实务职能，支持档案管理人员发展专业。在现有档案专业学校教育不足之情形下，学会之成立，正可补足此部分。而在国外，如美国、澳大利亚，大学校院档案管理学会在档案管理工作中都占有重要地位，甚至引领档案管理工作，并给予会员相当多的专业发展与协助。但学会的成立相当不易，笔者建议应由档案管理局或教育部加以辅导与协助，促进国内大学校院档案管理学会之成立，并可担负国内档案专业认证之相关工作，提供档案管理专业协助，与国际间档案学会进行交流。[4]

五、研究总结

高校校院档案不仅是学校的资产，也是一种社会的公共资源，享有这种资源是社会公众的权利。高校校院应该善尽社会教育之职责，让更多人享用其资源，从中传达出学校文化，发展学校特色与奠定学术地位。因此，高校校院对于档案管理要转变思想和更新服务观念，建构出全校师生，甚至是地方民众共享知识之窗口，发挥其应有功能。

建立大学档案管理人员认证机制。由于国内缺乏档案管理人员的培训渠道，相关系所及课程开设情形并不普遍，加上各学校行政人员普遍面临职务轮调的压力，档案工作好不容易熟悉，可能又面临新人接手问题，影响其专业性。笔者建议可由档案管理局或教育部建立大学档案管理认证机制，或规定从事档案管理工作人员每年需接受多少小时专业课程，建设档案管理工作的专业性，健全档案管理工作，亦可提升档案管理工作的专业地位。