“互联网+”时代高校档案管理信息化转型升级路径探析

2020-01-02龙芳霞

文化创新比较研究 2020年32期

龙芳霞

（武汉东湖学院，湖北武汉 430212）

“互联网+”时代的到来，为我国各大高校内部档案管理工作信息化转型升级带来新机遇，同时，也因受个别因素所影响，档案管理信息化转型升级遇到一些瓶颈急需突破，只有采取有效措施，应对这些问题，才能早一步实现高校档案管理的信息化转型升级。所以，应如何正确、有效解决这些问题，是文章重点研究的内容。

1 “互联网+”时代特点

信息科技技术的快速发展，在“互联网+”的时代背景下具有一定的特性、特征，以此为社会多个层面发展注入动力。

一是“互联网+”时代具有信息互动性。人们依托于互联网平台，借助网络平台中的软件技术，能够实现人与人之间亲密的交流与沟通，将彼此的心意、诉求借助网络快速地进行传递，实现交流、沟通的零距离模式，促进人与人之间的互动。

二是“互联网+”时代具有数据信息丰富性。“互联网+”时代下，借助先进技术的支撑，人们能够在网络平台中自由的发布言论，将相关信息，包含经济、政治、历史、文化信息传递到互联网平台中，满足人们信息传递模式，在此背景下，网络信息逐渐地增多，形成网络信息库。而人们借助大数据库能够获取、分析信息数据，实现信息数据的针对性，满足人们对信息数据运用价值。

三是“互联网+”时代的开放特点。在信息技术支撑下，人们言语的交流、信息的传递的无止境，实现信息交流的开放性。因此，“互联网+”时代具有开放特点，使人们能够在网络空间自由的获取、分享、运用信息数据。同时，人们在开放的网络环境中获取信息，能够为各行各业发展提供充足的信息支撑。

2 “互联网+”时代为高校档案管理带来的新机遇

2.1 使高校档案管理收集工作变得更加智能精准化

在传统的高校档案管理收集工作中，收集工作的开展需要大量的人力物力来维持工作的顺利完成，而这种工作模式不仅极有可能会为高校造成经费方面的负担，还难以获得高效的工作效率，使高校档案管理因收集工作效率缓慢而降低档案管理成效。同时，传统的高校档案管理收集工作还极有可能会因工作人员技术不到位、细心不足的问题，而造成高校档案管理收集资料丢失、保管不当或不全面等问题，导致个别高校的档案管理收集工作效率一直难以提高。与之相反，在“互联网+”时代迅猛发展背景下，高校档案管理信息化的转型升级，不仅为档案管理提供信息化平台与网络信息技术，使其将以往纸质管理模式转换为音频、电子类文件、电子档案库等形式档案管理，还进一步实现档案管理收集工作智能精准化发展，为收集工作的开展提供大数据分析处理技术，使其能够更加精准、更全面地收集档案信息数据，从而获得更加准确的档案管理资源信息数据。

2.2 使高校档案管理服务工作变得更加高效便捷化

“互联网+”时代的到来，不仅可以使档案管理的信息数据收集变得更加精准，还可进一步提高档案管理服务工作质量与效率。首先，“互联网+”时代下，高校档案管理信息化转型升级，在档案管理中，引入互联网信息技术还可进一步简化工作流程，使档案管理人员仅通过计算机信息技术的操作便能够精准地获取档案信息数据，并通过互联网平台便能够完成档案管理工作，为高校省去更多的人力与财力，提高档案管理工作效率。其次，在高校档案管理服务工作中引入信息技术，还可更精准地为相关人员提供信息搜索服务，使其仅通过操作档案管理系统便可获取自己所需要获取的档案信息数据，数字化文献检索、纸质档案与档案服务咨询等也可在第一时间进行获取和利用。这样一来，用户不仅可以通过不同方式和途径来检索和咨询他们所想要获取的信息数据，还可有效打破高校传统档案管理模式的局限性，实现高校档案管理线上、线下融合管理。

3 “互联网+”时代高校档案管理信息化转型遇到的瓶颈

3.1 高校档案管理的技术与制度尚未完善

伴随着“互联网+”时代的到来，社会各行各业为符合时代发展需求，促进自身高效发展，都已积极开始建设信息化发展模式，在这一形式的转变中，高校档案管理工作，若是不重视信息化的建设，提高信息技术的应用广泛度，那么极有可能会影响高校档案管理的工作进程与工作效率，并难以符合“互联网+”时代发展需求。同时，在网络信息技术的迅猛发展背景下，传统的高校档案管理模式虽然具有一定的科学应用价值，并在应用过程中获得较高的成效。但是，现在正是“互联网+”时代盛行的阶段，在这个阶段若是仍旧采用传统的高校档案管理模式，以简单的传统模式，对档案管理数据进行收集与录入，然后再借助最原始的档案管理信息收集、传递与接收等方式，来完成档案管理工作，是难以满足“互联网+”时代发展要求与实际需求的。甚至会在一定程度上增加档案管理的错误率，对于高校档案管理工作的开展是极为不利的。此外，即便是有部分高校具有前瞻性思想，积极将先进的网络信息技术引入档案管理工作中，用于辅助档案管理工作信息化的转型升级，但由于相关负责人缺乏对此方面的深入研究，导致档案管理信息化的转型升级缺乏制度约束，所以便造成高校档案管理信息化转型升级的成效较低。

3.2 高校档案管理信息化师资力量偏弱

高校档案管理师资队伍作为执行档案管理工作，将档案管理部署落实到位的重要实施者与引领者，在档案管理信息化转型升级过程中，其自身的综合素质与信息化专业水平等决定着档案管理信息化转型升级能否有效实现。然而，就目前来看，“互联网+”时代下高校档案管理工作信息化转型，所需要面临的最大挑战，便是多数高校档案管理师资队伍信息化专业水平较弱，在档案管理信息化转型发展中难以发挥出其真正的作用。而这一问题的形成，主要是因为部分高校长期忽视高校档案管理工作，为档案管理工作安排的师资队伍，也仅仅只是一些综合素质较低的教师在档案馆进行工作。这些教师虽然具备专业的档案管理知识与管理经验，但由于不受高校所重视，而导致档案管理师资队伍缺乏专业的培训，导致管理理念以及专业水平逐渐呈落后趋势，难以与时俱进，跟随时代的脚步进行创新管理。面对档案管理信息化转型升级也难以运用现代化信息技术去应对和落实，所以便导致高校档案管理信息化转型升级难以有效实现。

4 “互联网+”时代高校档案管理信息化转型升级策略

4.1 转变高校档案管理工作思维

“互联网+”时代下，高校应知晓档案管理向信息化、智能化变革的迫切需要，进而转变档案管理工作思维，推进“互联网+”思维、技能、技术在档案管理工作中的实效性运用。首先，提升对档案管理工作的认知度，加强档案管理工作宣传力度，增强全校教职工档案管理的认知。其次，高校以校园网为基础，推进档案管理向信息化方向转变，并且借助高校科研场地，加强档案管理工作与“互联网+”的研究，找寻“互联网+”与档案管理工作融合的切入点，推进两者的有效性融合，利用“互联网+”来进一步优化与升级档案管理模式，保证高校档案管理工作质量。最后，提升高校档案管理工作人员认知度，以强有力的软硬件实施，实现档案管理工作的开展，使工作人员能够依据档案管理信息化工作制度，开展有效性、实效性的工作模式，并且依托于“互联网+”技术，为高校教育事业发展提供精准性、准确性的档案信息，满足各个部门教育工作需要，进而提升高校整体教育工作质量，以档案管理工作助力于高校整体工作的优化与进步。

4.2 完善高校档案管理信息化转型升级的规章制度

首先，高校档案管理人员应积极完善档案管理信息化转型升级的规章制度，通过规章制度的完善在一定程度上约束档案管理工作的全过程，确保档案管理工作信息化建设的有效性。同时，由于“互联网+”时代下网络平台中包含着一些风险因素，在实现高校档案管理信息化转型升级是极有可能会为档案管理带来档案泄漏、丢失等风险的。所以，在此过程中，应进一步梳理档案管理工作人员的安全防范意识，并积极采取有效的安全防范措施，加强对档案管理信息转型升级全过程的监督与管控，以此来确保档案管理信息的安全性。其次，还应对高校内部的各类档案做好划分处理，尤其是对涉密与普通档案进行分类管理，高校档案内部的一切涉密档案只能针对涉密档案管理人员开放，并制定有效的奖惩机制约束涉密档案管理人员的行为举止，避免出现涉密档案泄漏等问题，造成高校的损失。最后，高校档案管理信息化转型升级的规章制度，还应以行政管理工作的规章制度为参考，通过借鉴行政管理部门的规章制度，结合该校档案管理发展方向与工作流程，将其整合为富有高校办学特色的档案管理规章制度，以此来确保规章制度设立的有效性与约束性。

4.3 打造高素质、高能力信息化管理师资队伍

首先，我国高校应进一步提高自身对档案管理工作开展的重视力度，采取有效措施，加强信息化档案管理师资队伍建设力度，，将大部分办学精力和办学经费等投入到档案管理信息化管理师资队伍的建设当中，以此作为信息化档案管理师资队伍建设的强大支撑。在此过程中，高校可借鉴国外优秀学校的档案管理师资队伍建设模式，然后在根据本校办学特色与师资队伍进行整合与重构，并通过聘请专家团队来定期培训档案管理信息化师资队伍，以此来确保该校档案管理信息化师资队伍专业水平与综合素养等各方面都能获得有效提高。同时，高校还应定期举办档案管理科研活动、档案管理座谈会等，其他学校和相关专业教师进行交流与沟通，及时掌握“互联网+”时代下最有效、最符合信息化建设的管理师资队伍建设模式，然后再将其科学的引入到该校档案管理师资队伍建设当中，以此来确保档案管理师资队伍能够始终具备与时俱进和创新意识。

4.4 强化信息化管理技术、设备在档案管理中的应用

首先，应进一步提高信息化管理技术、设备设施等在高校档案管理工作中的应用率，通过在档案管理中引入一批先进的信息化管理技术与设备，来推动高校档案管理，逐步走向现代化与信息化发展。高校应结合自身的资金状况与档案管理工作需求，积极购入计算机、扫描仪和打印机等，通过信息化基础设施的完善，为高校档案室建设提供强有力的支撑。其次，高校应重视对全新管理技术的应用，除了允许校内人员日常利用网络信息技术对相关资料进行查阅与检索外，还应构建完善的管理服务平台，并针对特定用户及档案资料设置相关的查阅与检索权限，为用户提供精准的查阅和档案服务。最后，“互联网+”背景下，高校重视大数据思维、技能、技术的运用，整合以往纸质的档案信息资源，实现档案信息资源的电子化管理、存储模式，使档案信息资源通过互联网平台进行存储、运用、传递，以期提高高校档案管理信息化工作水平。比如，相关高校可通过适当借助互联网平台，应用信息技术建立档案信息资源库，借助大数据应用技术整合档案管理信息资源库，将档案信息资源库进行系统性整合，分别内容到互联网平台中，供高校教育工作者运用、使用档案信息。