医院办公室文书档案电子化管理方法研究

吴妙霞

摘 要：我国医院办公室业务正不断向着现代化方向发展，工作内容与文书交流方式变得更加复杂，传统档案管理模式已经不再适用，本文将结合电子化档案管理特点，讨论规范管理流程、人才队伍建设、转变电子化思想、维护信息安全、建立大数据库等医院文书档案的管理策略，为提高办公室工作效率做出參考。

关键词：医院办公室;文书档案;电子化管理

随着我国社会经济水平的不断提升，各行各业都增加了对信息技术的应用比重，医院也不外乎如此。但是目前仍有一部分医院的办公室在开展档案管理工作时，对电子化理念的应用范围不够充分，对于互联网、新媒体等现代化技术的特点理解不充分。为优化档案管理质量，需要尽快落实电子化管理工作。

1 电子化档案管理特点

早在1987年，党中央就出台了《中华人民共和国档案法》，为档案工作提供了理论依据与法律保护，档案管理工作形式随着我国经济社会的发展也在不断改变，直到21世纪，大数据时代来临，人们在日常工作与生活时，无时无刻被爆炸的数据所包围，传统的档案管理方式已经无法满足现代化档案管理的需求，人工管理模式在效率与质量上有所有缺失，而且档案人员也会面临着较大的工作压力。因此档案管理工作向数字化转型已经是必然趋势，在使用数字化档案后，企业与单位能够实现“无纸化”办公，有效节省成本投入，仅需要建设信息化平台，就可以完成存档、调度、修改等操作，资源的利用率也在对应提升。办公室文书档案是医院在运行过程中执行的各项活动中汇总、提炼出的重要文件，对于医院的长远发展有重要的参考价值，办公室文书档案也仅仅是对已经发生的事件的真实记录，更是医院管理者在制定单位长远发展策略时，需要参考的重要参考资料。随着“互联网+”概念的深入，医院档案落实电子化管理已经成为办公室业务处理的必然发展形势，办公室内的相关工作人员应提高自我意识，并及时创新工作形式，加强对文书档单的管理能力。

2 医院办公室的文书档案电子化管理方法

2.1 规范管理流程

医院在落实办公室文件档案信息化管理时，首先需要认识到制度对工作顺利开展的作用，完善的制度能够为员工开展工作提供基本的依据。目前仍有一部分办公室的档案管理制度于医院实际发展形势存在差异性，在严肃性、全面性、科学性有待提升。为保证电子化档案管理工作的顺利开展，需要进一步规范档案的管理流程。制度内容应结合医院实际发展形式，根据办公室管理的具体情况来划分岗位职责，建立标准化的工作流程，要求人员在工作时严格按照制度进行，减少档案管理失误的风险。

2.2 做好电子化宣传

思想是行为的“指挥官”，想要充分发挥出电子化档案管理的高效率与高质量等作用，就需要不断转变现有的档案管理思想。对此，办公室领导人员应加大对电子化管理思想的宣传工作，加强全体员工对于电子化档案管理的认知。一直以来，医院在开展档案管理工作时，都是采用纸质保存的方式，很多人员在岗时间比较长，对于新鲜事物的理解力与认识度都不够完善，无法正确看待数字化管理对提高工作效率的意义。因此，在开展工作，态度仍比较守旧，办公室文件档案处理的“循规蹈矩”。这种形势下，医院领导部门应发挥出引导作用，做好自上而下的宣传工作，例如：邀请专家学者定期进入医院开展讲座，将电子化管理的理念融合到员工绩效考核中，提高员工转变思想的积极性，在潜移默化中激发自主学习能力，在医院内全方面的落实电子化管理意识。

2.3 维护信息安全

众所周知，网络环境基本可以实现“零门槛”，在空间开放性更大的电子化信息数据中，人们对档案信息的阅读、传播、应用等行为都更加自由，这也导致很多不确定因素的出现。如：虚假咨询、黑客攻击、木马病毒等等，这些风险无时无刻不在影响着医院所有人员使用文书档案时的信息可靠性与信息稳定性。虽然防护硬件、杀毒软件的开发为网络安全提供了一定的保障，但是信息泄露、档案遗失等问题却时常发生。对此办公室的档案管理人员应加强对网络环境的监控力度，例如：可以通过架构安全的数据库防火墙系统，提高档案信息管理的安全性，防火墙能够对用户访问信息进行监控，如果发现有恶意进行档案调用或病毒入侵，防火墙会立刻识别并拦截，将分析后的情况反馈给档案管理人员。档案管理人员要做好对重要文件的加密处理，如：可使用密钥加密、节点加密等技术，提高办公室文书档案在使用与保存时的安全性。

2.4 人才队伍建设

目前我国仍有很多医院办公室受传统人工档案管理模式的影响过深，在进行档案管理时习惯使用传统存档、调用的方式。工作效率与工作质量都无法满足医院日益更新的档案管理需求。工作人员对于电子化档案管理平台认知比较浅显，无法正确展开管理操作。从档案管理工作的实际运作情况来看，高质量、高素质、高能力的人才是保证档案工作顺利开展的不竭动力，当前我国医疗行业的发展形势正不断落实现代化转型。办公室日常所需要处理的业务的种类也越来越多，为了保障档案管理工作的顺利进行，相关工作人员应该及时更新自我对电子化管理的认知，能够熟练使用科学化、现代化的数字化平台与管理技术。为了提高医院档案的管理质量，最大化的发挥出档案资源的作用，领导人员需要制定一些列的人才培训计划，并对在职的档案管理人员展开专业化的培训。例如：派遣员工进入到先进企业或医疗单位进行学习，做好知识的进修，邀请精通电子化档案管理技术的专家学者进入医院办公室开展专题讲座，从而让更多的员工认识到电子化管理的优势，并及时更新数字化管理意识，学习并掌握专业技能，更好的为办公室工作而服务。

综上所述，医院办公室的档案管理工作向着电子化方向发展已经是必然趋势，而随着办公室日常业务数量与种类的增加，文件量也在增加，为了更加安全、高效的保存，医院应尽快建立大数据库，组件专门人员搭建信息化平台，并做好档案的分类工作，以便人们在数据库中快速查找文件，提高信息交流效率。

参考文献

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