人力资源管理中人事档案管理出现的问题研究

郭欣

摘 要：人力资源管理在任何一个企业单位中都发挥着重要的作用，对今后的生产经营、日常运转等等提供了丰富的人力支持。作为人力资源管理中的重要组成部分，人事档案是人力资源管理中的关键环节和中心任务，做好人事档案管理工作，对人力资源管理工作作用的发挥至关重要。就目前的人事档案管理工作来看，其中还存在着一些问题需要马上解决。本文就人事档案管理中存在的问题进行了总结，并提出了改进的方法和对策。

关键词：人力资源管理;人事档案管理;问题;原因;对策

在人力资源管理工作当中，人事档案发挥着重要的作用，它详细记录了一个单位、一个企业所有人员的信息，包括每个人的基本信息、工作岗位的变化、学习提高的过程等等，对优化人员配置，充分发挥每个人的作用起着重要的参考作用。因此，在人力资源管理工作当中，要高度重视人事档案管理的作用，对工作中存在的問题进行细致分析、深入研究，运用现代化的管理思想和工作方法，破解难题，提高管理水平，充分发挥人事档案管理在人力资源管理中的重要作用，进而为整个部门、单位的发展服务提供有力的支撑。

1 当前人事档案管理中存在的问题

经过长时间的发展，人事档案管理工作取得了卓越的成效，但是对照当前社会经济的发展形势，对照企业、单位的发展需要，仍存在着很多需要改进的地方。

1）领导者对人事档案管理工作在当前形势下重要性的认识还不够充分。随着社会经济的不断发展进步，人事档案管理工作被赋予了新的要求和内容，其发挥的作用也与以往大有不同。但是从实际情况来看，部分单位和企业的管理者，尤其是高层的管理者，对人事档案管理的认识仍然停留在以往的观念和认识，认为只要把具体的文字资料保存好，没有出现大的问题就可以了。在这样的指导思想下，人事档案管理部门就成了安排闲富人员的岗位，导致人事档案的作用没有充分的发挥出来，影响了企业管理效率和水平的提高。

2）现代化的信息处理技术在人事档案管理中的应用程度不到。现代信息化处理技术的出现和飞速发展，为提高人事档案管理工作的质量和水平提供了丰富的基础和方法。通过将现代信息技术应用到人事档案管理工作当中，不仅可以大大提高工作的效率，同时也使各类人事档案的归档整理工作更加科学化、规范化。但是就目前人事档案管理工作的实际情况来看，信息处理技术的应用推广程度并不理想。主要表现在，虽然有些企业、单位为人事档案管理部门配备了相应的计算机以及配套的系统软件，但是在实际运用的过程中，很多时候都是仅仅把一些简单的档案目录、数量等信息录入了系统，一些详细的比如人员的学习经历、工作经历等等，仍然才有纸质的方式进行保存和管理，不仅不利于档案资料的整理保存，同时也大大影响了工作的效率。

3）档案管理队伍的建设还难以满足档案管理工作的需要。档案管理人员的素质直接影响着档案管理工作的水平。就目前档案管理人员队伍的建设来看，主要存在着以下几方面的问题。一方面，管理者对档案管理人员队伍的建设不够重视，一些掌握现代管理思想和管理方法的档案管理人员被安排到了其他的工作部门，或者在从事档案管理工作的同时，又身兼数职，难以把时间和精力完全投入到档案管理工作当中来。另一方面，从现有档案管理人员的业务素质来看，部分档案管理人员没有接受过专业的技术培训，对相关的标准要求理解不深刻，使一些标准要求没有能够充分执行到位，而且，作为管理者来讲，对加强档案管理人员的继续教育培训工作不够重视，在日常的工作当中也疏忽了对档案管理人员的积极培训工作，制约了档案管理工作水平的进一步提升。

4）档案管理的硬件设施建设配套难以满足工作开展需要。现代信息技术是在以计算机技术为代表的基础上逐渐发展上来的，已经渗透到了人们生活和工作的方方面面。在这样的情况下，将以计算机为基础的信息管理技术融入到人事档案管理当中是必须的也是必然的。但是就目前认识档案管理工作的现状来看，一些部门和企业只是为档案管理部门配备了基础的信息化处理设备，而且相应的使用机制、维护保养机制以及配套的软件处理系统没有能够及时配备到位，大量的设备在处理着基本的信息录入等工作任务，信息处理的效率，信息共享的范围还没有达到相应的水平。

2 改进人事档案管理工作的对策和方法

1）转变指导理念，充分认识人事档案管理工作的重要作用。严密细致、高效快捷的档案管理制度，不仅可以大大提高工作的效率，同时也可以为人力资源管理工作以致整个单位和企业的正常运转发挥着积极的不可替代的作用。作为管理者，尤其是高层的主要管理者，要高度重视人事档案管理工作的重要性，充分发挥人事档案在人才引进、培养、调整等方面的重要参考作用，进一步健全和完善各项管理制度，使人事档案管理工作的科学化、制度化、规范化程度进一步提升。

2）加强工作支持，为人事档案管理工作配备先进的信息化管理设备。信息化是当前社会发展的一个重要方向，同时也是提高工作质量和效率的重要方法。通过实施信息化，可以到人事档案的利用效率，同时也解决了以往档案管理工作中易丢失、易毁损等诸多问题。因此，要加强人事档案管理工作，就必须要提高档案管理的信息化程度，在资金、设备等方面给予有效的支持，提高设备的专业化、信息化程度，完善各项支持保障机制，优化各项安全管理机制，确保档案安全。

3）加强技能培训，提高档案管理人员的业务素质能力。人是做好各项工作的最关键、最基础的因素。在档案管理人员的培训教育当中，要把引进和培养同时抓起来。第一，引进专业的现代人事档案管理人才，对档案实行科学专业的管理，更要注重不间断的培养档案专业管理知识，持续性为人事档案管理注入新鲜理念;第二，企业日常管理要重视人员的配置情况，投入足够的人力保障现代人事档案管理建设工作;第三，加强对人事档案的重视度，不仅要加强档案管理人员的职责意识，提升工作责任心，更要重视全体工作人员对档案的重视程度，严格执行档案借阅、管理制度。

3 结语

档案管理是一项基础性的工作，对做好人力资源管理工作有着积极的作用。所以要针对单位人事档案管理中存在的等问题，积极采取提高对人事档案管理的认识，加强领导和加强培训，强化队伍综合素质以及引入技术，建设信息化系统，不断提高管理效率和质量。

参考文献

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